「PDFで届いた領収書、印刷して保管でいいの？」『電子帳簿保存法』の基本をやさしく解説します！

ネットで買い物をしたら、

領収書がPDFでメールに届いた。

とりあえず印刷して、

ファイルに閉じておけば大丈夫…なんて

思っていませんか？

実は、その保管方法では、

ルール上は不十分とされる場合が

あるんです。

2024年1月から、

メールやWebで受け取った

請求書・領収書は

「データのまま保存する」ことが

義務になりました。

個人事業主や副業で確定申告をする人も

対象に含まれます。

お疲れ様！じゅんです(^^)/

元気に副業してますか？

今回は『電子帳簿保存法』について。

難しそうな名前の法律ですが

ポイントを押さえれば、

そこまで身構える必要はありません。

Remember this！(≧∇≦)b

電子帳簿保存法ってどんな法律？

税金に関する帳簿や書類を

電子データで保存するための

ルールを定めた法律です。

大きく、次の3つに分かれます。

１．電子帳簿等保存：

パソコンで作った帳簿を、

データのまま保存する（任意）

２．スキャナ保存：

紙でもらった書類を

スキャンして保存する（任意）

３．電子取引データ保存：

データで受け取った書類を、

データのまま保存する（義務）

副業の初心者が、

まず押さえたいのは3つ目。

こちらだけは「やるかどうか」ではなく

必ず対応が必要なんです。

どんな書類が対象になるの？

「電子取引」とは、

書類を紙ではなくデータで

やり取りすることを指します。

たとえば、

次のようなものが当てはまります。

・メールに添付されたPDFの見積書・請求書

・ネット通販でダウンロードした領収書

・クラウドサービスで発行された請求書

一方、紙で受け取った領収書は、

これまでどおり紙のまま保管して

問題ありません。

「印刷して保管」だけではダメなの？

原則として、データで受け取った書類を

紙に印刷しただけでは

要件を満たさないとされています。

データそのものを残しておくことが必要。

印刷した紙は、

あくまで補助的な控えと

考えておきましょう。

守るべき保存のルール

保存にあたっては、

大きく2つの観点があります。

１．真実性の確保：

データが改ざんされていない

と言える状態にすること

２．可視性の確保：

必要なときに、

すぐ画面で確認できる状態にすること

真実性は、たとえば次のいずれかの方法で満たせます。

・タイムスタンプを付ける

・訂正/削除の履歴が残る

（または、できない）システムを使う

・訂正/削除を防ぐための社内ルール

（事務処理規程）を定めて運用する

また、可視性のうち

「検索できること」という要件には

例外があります。

前々年の売上高が5,000万円以下で

税務調査の際に

データの提出に応じられる場合などは

検索機能の要件が不要になるんです。

副業や小規模な事業の場合、

この例外に当てはまるケースが多いはず。

今日からできる！かんたん保存のコツ

・データ専用の保存フォルダを作る

（年・月ごとに分けると便利）

・ファイル名に「日付_取引先_金額」を

入れる（例：20261007_〇〇社_5500）

・会計ソフトやクラウド請求書サービスを

活用する

・受け取ったらすぐ保存する習慣をつける

ファイル名のルールを決めておくだけでも、

あとから探すときの手間が

大きく変わります。

保存期間と、守らなかった場合

保存期間は、

書類の種類や申告の区分に

よって異なります。

一般的には、5年〜7年が目安。

自分の申告区分に合わせて

確認しておきましょう。

また、要件に不備があっても、

それだけで直ちに青色申告が

取り消されるわけではありません。

ただし、税務調査での提示を拒むなど

悪質なケースは別。

「知らなかった」で済ませず、

できる範囲で対応しておくのが安心です。

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まとめ

☑️電子帳簿保存法では、

データで受け取った請求書・領収書は

データのまま保存するのが義務

☑️個人事業主・副業の

確定申告をする人も対象

☑️紙に印刷しただけの保存は

原則として要件を満たさない

☑️保存フォルダとファイル名の

ルールを決めるだけで、

管理はぐっとラクになる

小さな習慣が、将来の安心につながります。

今日から、メールで届いた領収書は

「まずデータを保存」

から始めてみませんか？

※この記事は2026年10月時点の情報をもとにしています。

制度は今後も見直しが行われる可能性があるため、最新の情報は国税庁のホームページ等でご確認ください。

今日も

最後まで読んでくれてありがとう～！

では！また (*´▽｀*)