業務自動化の始め方【スプレッドシート×GAS】

毎日の事務作業で、

・同じ入力

・データ転記

・確認作業

などを繰り返していませんか？

こうした作業は、仕組みを作ることで

自動化できる場合があります。

ただ、

「何から始めればいいのか分からない」

という方も多いと思います。

そこでこの記事では

業務自動化の始め方を3つのステップで紹介します。

① 自動化したい作業を見つける

まず最初に行うのは

自動化する作業を見つけることです。

例えば

・スプレッドシートへの入力

・データの転記

・PDF作成

・定期的な集計

・メール通知

このような

毎日・毎週繰り返している作業

は自動化できる可能性があります。

まずは

「時間がかかっている作業」

を書き出してみるのがおすすめです。

事務作業で自動化できる仕事については

こちらの記事でも紹介しています。

▶ 事務作業で自動化できる仕事5つ

https://coconala.com/blogs/5006409/712367

② 作業の流れを整理する

次に行うのは

作業の流れを整理することです。

例えば

① メールを受信

② スプレッドシートへ転記

③ 内容を確認

④ PDFを作成

⑤ 担当者へ共有

このように

作業を順番に書き出す

だけでも、

どこが自動化できそうか見えてきます。

③ スプレッドシートで仕組みを作る

多くの事務作業は

スプレッドシート + GAS

で自動化できます。

例えば

・フォーム → 自動でシート入力

・データ → 自動集計

・ボタン → PDF作成

・条件 → 自動メール送信

など、

スプレッドシートを中心に

業務の仕組みを作ることができます。

スプレッドシートで自動化できる具体例は

こちらの記事で紹介しています。

▶ スプレッドシートで自動化できる仕事

https://coconala.com/blogs/5006409/712425

自動化を始めるときに大切なこと

業務自動化で大切なのは

いきなり大きな仕組みを作らないことです。

まずは

・入力作業

・転記作業

・集計作業

など

小さな作業から自動化する

ことで

業務全体が少しずつ効率化していきます。

自分の業務が自動化できるか分からない場合

「自分の業務が自動化できるのか分からない」

という方も多いと思います。

そのため現在、

業務整理と自動化できるポイントを確認する

事前診断サービス

も行っています。

もし

・この作業は自動化できる？

・どこから手をつければいい？

と感じた場合は、

小さなご相談でも大丈夫ですので

お気軽にご利用ください。

業務自動化の診断サービスはこちら

https://coconala.com/services/3989044