毎週のExcel作業を自動化する前に、最初に確認する5つのこと

「毎週同じExcel作業をしていて、もう少し楽にしたい」というご相談をいただくとき、作り始める前に必ず確認していることがあります。ご自分で自動化に挑戦するときにも役立つので、まとめておきます。

■1. 元データはどこから来るか

基幹システムのCSVなのか、誰かが手で作った表なのか。毎回同じ列の並びで出てくるかどうかで、作り方が大きく変わります。列の順番が変わることがあるなら、列の位置ではなく見出しの名前で探す作りにします。

■2. ファイル名は毎回変わるか

「売上_1101.xlsx」「売上_1108.xlsx」のように日付が入るなら、ファイル名を決め打ちすると翌週に動かなくなります。「フォルダの中でいちばん新しいファイル」を探す形にしておくのが安全です。

■3. 誰が使うか、どのパソコンで使うか

会社のパソコンでマクロが禁止されていることは珍しくありません。その場合は関数だけで作るか、Googleスプレッドシートに移すかを先に決めます。Macで使う方がいる場合も、使える機能が少し違うので要確認です。

■4. 「正しい結果」は何か

自動化した結果が合っているかを確かめるために、手作業で作った過去の完成版を1回分いただいています。同じデータを入れて、数字が1円も違わないことを確認してからお渡しします。

■5. 重さの原因は何か

ファイルが重い原因は、たいてい「列ごと参照している関数」「使っていない行まで広がった書式」「大量の条件付き書式」のどれかです。自動化と同時に軽量化すると、開く時間が数分から数十秒になることもあります。

■ご相談について

「こういう作業なんだけど、自動化できる？」の段階でもお気軽にどうぞ。個人情報や機密は伏せたサンプルで大丈夫です。

・Excelの集計・転記の自動化（関数・マクロ）

・Googleスプレッドシート（GAS）の自動化

・重いExcelの軽量化・修正

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