インバスケット回答のコツ⑩いつまでに、何をしてほしいか表明しよう

こんにちわ、チーズの飼い主です。

今回は回答の中でいつまでに、何をしてほしいかをきちんと示そうというお話です。

インバスケット演習で出てくる案件のほとんどは、部下へのメール形式で回答します。その際に「～してください」とだけ書くのではなく、「いつまでに何をしてほしいか」を書き表すように心がけてください。

例１：部下から有望顧客への新規提案報告

お客様からの反応はどうだったか、競合他社の状況はどうか等、聞きたいことは山ほどありますよね。そこで指示メールの最後に「出社日の7/3に30分ミーティングをしたい。都合の良い時間帯で予定登録してほしい」と付け加えると、自分と部下の予定をまとめて押さえられます。

例２：自部署の状況を把握したい

上司指示で自部門の目標に対するフォローアップが必要な場合、部下たちが何をしているか把握する必要があります。細かい資料も手元にありませんので「7/3の週に各員1時間程度の1on1を実施したい。〇〇さん(リーダーにしたい部下)、スケジュール調整とスケジューラーへの予定登録をお願いします。

また、各自7/3までに今年度の目標と進捗状況がわかる資料を送付願います。」というようなメールを送ると、話が進めやすいです。

今回の例は部下に対する指示のみですが、お客様への連絡、他部門との調整等も「いつまでに、何をしてほしいのか」を明示することは重要です。

普段のお仕事にも通じる話ですので、ぜひ自分のメールや指示内容を見返してみてください。