HPの納品ファイルを受け取れば安心？引き継ぎ資料も先に確認する

HP制作後、社内の担当者や別の制作者に更新を引き継ぐ予定はありますか。

「ファイル一式を受け取る」と決めただけでは、どの画面をどこで直すのか分からず、次の作業が止まることがあります。依頼前に、成果物と一緒に確認したい情報を整理しておきましょう。

■ まず、画面のどの部分を引き継ぐかを見る

制作例

トップにはサロンの空間やメニュー、アクセス案内への入口があります。画面で見るまとまりと、納品されるファイルの分かれ方は、必ずしも同じではありません。

たとえば、店舗紹介とメニューが一つのファイル内にある場合も、管理画面の別々の入力欄で管理する場合もあります。完成画像だけでは、どちらの作り方なのか判断できません。

後任が文章を直す予定なら、「トップページのどの部分を、何を使って変更するのか」を確認する理由がここにあります。

■ 「この文章」の場所が分かる資料を考える

制作例

後日3Fの利用条件を変える場合、「3Fの文を変更」とだけ伝えると、トップの短い紹介だけを直すのか、案内先の説明も確認するのかが曖昧になります。

引き継ぎメモには、たとえば次のように記録できます。

・対象：トップページのTWO FLOORS、3Fの説明欄

・変更時に確認する場所：フロア案内のリンク先にも同じ条件がないか

・編集方法：納品時に合意したファイル、または管理画面の項目

・内容を確定する人：店舗側の担当者

■ ファイル以外に確認したいこと

画像やフォントなどの素材は、受け取った後に自由に再配布・転用できるとは限りません。別の担当者が扱う場合も、利用元や利用条件、渡せる範囲を確認しておくと判断しやすくなります。

また、ファイルの納品と、サーバーへの設置・公開作業は分けて確認します。手元にファイルがあっても、公開先や設置担当が未定なら、そのまま運用を始められるとは限らないためです。

ログイン情報が必要な場合は、公開資料や一般の引き継ぎメモにパスワードをまとめず、権限と安全な引き継ぎ方法を別途相談します。

■ 依頼前に用意したい引き継ぎメモ

・納品後に扱う人と、担当する作業：＿＿＿＿

・受け取りたい形式と、必要な説明資料：＿＿＿＿

・後日変更する画面・項目：＿＿＿＿

・素材の利用条件と、後任に渡す範囲：＿＿＿＿

・公開先と、設置・公開の担当者：＿＿＿＿

・納品後の相談窓口と、対応範囲の確認事項：＿＿＿＿

引き継ぎ資料をどこまで作るか、編集可能なデータを何に含めるかは、制作方式や依頼範囲によって変わります。購入前に「誰が、何を引き継ぎたいか」をお知らせいただくと、必要な成果物を具体的に相談できます。

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