生成AIで業務マニュアルの下書きを作る手順｜「丸投げ」で失敗しない4ステップ

「ChatGPTにマニュアルを書かせてみたけど、どこかで見たような一般論しか出てこない」
「結局、自分で書き直すことになって時間が減らない」生成AIでマニュアルを作るとき、つまずく原因の多くは「何も渡さずに丸投げしている」ことです。
AIは、あなたの会社のやり方を知りません。材料を渡して、確認するところは人が見る。この役割分担さえ押さえれば、下書きづくりはぐっと楽になります。
普段ClaudeやChatGPTで文章づくりを効率化している立場から、失敗しにくい4つのステップをまとめました。

ステップ1：作業の流れを箇条書きでメモする

最初に、実際の作業を思い出しながら、手順を箇条書きで書き出します。文章になっていなくてかまいません。
「受付表を開く→日付で並べ替え→未対応に色を付ける」くらいの粗さで十分です。
このメモが、AIに渡すいちばん大事な材料になります。

ステップ2：「誰が読むか」をAIに伝える

同じ手順でも、読む人によって書き方は変わります。
「入社1週間目の新人が、1人で読んで作業できるように」と読み手をはっきり伝えると、用語の説明や手順の細かさが読み手に合ったものになります。

ステップ3：形をそろえて出してもらう

「目的」「準備するもの」「手順（番号付き）」「よくあるミス」のように、見出しの形を指定して出力してもらいます。
形がそろっていると、あとで別の作業のマニュアルを作るときも同じ型を使い回せます。

ステップ4：最後は必ず人が確かめる

AIの下書きには、実際の画面と違う名前や、存在しない手順がまぎれ込むことがあります。
できあがった下書きを見ながら、一度その作業を自分でやってみて、合っているかを確かめます。
画面写真は、このときに撮りながら差し込むと効率的です。

まとめ

1. 作業の流れを箇条書きでメモする
2. 「誰が読むか」を伝える
3. 見出しの形をそろえて出してもらう
4. 最後は必ず人が確かめるAIは「ゼロから考える」より「材料を整える」のが得意です。メモを渡して、仕上げは人が見る。この使い方で、マニュアルづくりの負担を減らしてみてください。「手順のメモはあるけれど、マニュアルの形にまとめる時間がない」という方向けに、業務マニュアル・手順書の作成代行も出品しています。プロフィールの出品一覧からご覧ください。