工具の貸出管理、Excelで十分かも？｜「誰が持ってる？」を減らす簡単な管理方法

工場や製造現場で仕事をしていると、

「この工具、今だれが持ってる？」

「貸したはずだけど返ってきてない…」

「在庫上はあるのに、現物が見当たらない」

こんなこと、意外とありませんか？

専用の管理システムを導入すれば解決しやすいですが、

小規模な工場や部署単位での管理では、

「そこまで大掛かりな仕組みはいらない」

というケースも多いと思います。

そんな時は、普段使っているExcelでも十分管理できます。

工具管理で最低限入れておきたい項目

工具管理をするなら、まずは次のような項目があると便利です。

管理No.

工具名

メーカー

型式・規格

数量

保管場所

使用部署

貸出先

貸出日

返却予定日

返却日

備考

特に大事なのは、

「どこにあるのか」

「誰が持っているのか」

を分かるようにしておくことです。

工具の数だけ分かっていても、実際に必要な時に見つからなければ意味がありません。

貸出先や返却予定日まで管理しておくと、かなり探しやすくなります。

Excelなら返却遅れも見える化しやすい

Excelの良いところは、入力した情報を使って

状態を自動で分かりやすく表示できることです。

例えば、

在庫中

貸出中

返却遅れ

修理中

廃棄

といった状態を自動判定して、色分けしておけば、

一覧を見ただけで現在の状況を把握しやすくなります。

特に、返却予定日を過ぎた工具を赤く表示するだけでも、

「これは確認した方がいいな」

とすぐ気付けるようになります。

通知が飛ぶような大掛かりな仕組みではありませんが、

毎日見るExcelで異常が見えるだけでも、現場管理はかなりラクになります。

Excel管理が向いている現場

個人的には、次のような現場ならExcel管理と相性が良いと思います。

工具の数が数十〜数百程度

普段からExcelを使っている

専用システムを入れるほどではない

まずは簡単に工具管理を始めたい

貸出管理や返却確認を見える化したい

逆に、

何千点もの工具を複数拠点で管理したい

バーコードやリアルタイム入出庫が必要

厳密な履歴管理や他システム連携が必要

という場合は、専用システムの方が向いていると思います。

大事なのは、必要以上に複雑にしすぎず、

現場で続けやすい形にすることだと思います。

工具管理・貸出管理用のExcelテンプレートを作りました

今回、工具の所在や貸出状況を管理しやすくするために、

「工具管理・貸出管理Excelテンプレート」

を作成しました。

このテンプレートでは、

工具情報の登録

貸出先の記録

貸出日・返却予定日・返却日の管理

在庫中／貸出中／返却遅れ／修理中／廃棄の自動判定

ダッシュボードでの見える化

グラフによる状況確認

ができるようにしています。

最大1,000件まで登録できて、マクロ不要です。

「一から工具管理表を作るのは面倒」

「できるだけ簡単に貸出管理を始めたい」

という方には、使いやすい内容にしていると思います。

興味がありましたら、ぜひ商品ページをご覧ください。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmsn8lm8d055rad0hx1m0g848