災害時にAIが整理する会社の5つの確認

大雨や地震が起きたとき、会社では安否確認、設備の点検、顧客への連絡、データの保全などを同時に進める必要があります。

平常時は分かっているつもりでも、緊急時には情報がチャット、電話、紙の名簿、担当者の記憶へ分かれ、「何を確認済みか」が見えにくくなります。

2026年5月から、気象庁は大雨、河川氾濫、土砂災害、高潮に関する防災気象情報を5段階の警戒レベルに対応させました。情報を見た人が、とるべき行動を判断しやすくするための変更です。

中小企業でも、AIを「避難を決める人」の代わりにするのではなく、必要な情報を集め、未確認の項目を見つける総務担当として使えます。

【AIへ渡す前に確認表を作る】

災害が起きてからAIへ自由に質問しても、会社固有の連絡先や設備、優先業務が整理されていなければ、一般的な回答しか返せません。

平常時に、次の5項目を一枚の確認表へまとめます。

・社員の安全

・建物と設備

・通信と電源

・業務データ

・顧客と取引先への連絡

個人の電話番号などは必要な人だけが見られる場所に保存し、AIへ渡す情報も必要最小限にします。

【1．社員の安全】

最初に確認するのは、人の安全です。

・出勤中か、在宅か、移動中か

・本人と家族の安全に問題がないか

・会社へ移動できる状態か

・支援が必要な人がいないか

・安否が未確認の人は誰か

AIには回答を一覧へ整理し、未回答の人を示してもらいます。ただし、避難するか、出勤するかの判断は、公的な防災情報と会社の責任者が行います。

安否確認の文章は短くし、「安全」「支援が必要」「返信できない」のように回答方法を決めておくと集計しやすくなります。

【2．建物と設備】

次に、事務所や店舗、工場の状態を確認します。

・建物へ安全に入れるか

・浸水、破損、火災の危険がないか

・仕事に必要な機械を使えるか

・車両や在庫に被害がないか

・立入禁止にすべき場所がないか

写真をAIへ渡しても、構造上の安全を正確に判断できるとは限りません。危険が疑われる場所へ確認のために入らず、消防、自治体、専門業者などの指示に従います。

AIは、現場から届いた報告を「使用可能」「停止」「未確認」に分ける用途に限定します。

【3．通信と電源】

業務を続けられるかは、電気と通信の状態に左右されます。

・停電していないか

・インターネットへ接続できるか

・会社の電話を受けられるか

・社員が連絡に使う手段は何か

・予備電源や充電手段が使えるか

普段使うチャットが利用できない場合に備え、電話、SMS、別の連絡手段など、第二候補を決めておきます。

AIには「連絡が取れない人」と「連絡手段そのものが使えない地域」を分けて整理させます。

【4．業務データ】

中小企業庁のBCP指針では、中核事業に必要な情報の複製を作り、同じ災害で被災しない場所へ保存する重要性が示されています。

確認する項目は次のとおりです。

・顧客や案件の情報を開けるか

・見積書や請求書を確認できるか

・直近のバックアップ日時はいつか

・別の場所から復元できるか

・復元を確認する担当者は誰か

バックアップが存在しても、復元できなければ業務には使えません。平常時にテスト用データを戻し、復元手順と必要時間を確認します。

AIへパスワード、認証コード、秘密鍵を入力してはいけません。

【5．顧客と取引先への連絡】

社員と設備の状況が分かったら、顧客や取引先へ伝える内容を整理します。

・営業を続けるか休止するか

・予定どおり納品できるか

・問い合わせを受けられるか

・再開見込みをいつ更新するか

・どの媒体で案内するか

AIには、確認済みの事実だけを使って案内文の下書きを作らせます。

「本日中に復旧します」など、確認できない見込みを断定しないよう指示します。WebサイトやSNSへの公開、顧客への送信は、責任者が内容を確認してから行います。

【AIへの依頼文の例】

確認情報が集まったら、次のように依頼できます。

「以下の災害確認情報を、社員の安全、建物と設備、通信と電源、業務データ、顧客連絡の5項目へ整理してください。確認済み、問題あり、未確認を分け、推測で補わないでください。最後に、次に誰が何を確認するかを一覧にしてください」

AIの役割は、危険を判断することではありません。情報の重複、未確認、担当者の不明を見つけ、人が次の行動を決めやすくすることです。

【平常時に一度試す】

災害時に初めて使う仕組みは、想定どおり動かない場合があります。

架空の状況で、確認表への入力、AIによる整理、責任者への報告までを一度試します。古い連絡先、見られないファイル、担当者が決まっていない項目が見つかったら、その場で更新します。

【今日からできる小さな一歩】

社員の安全、設備、通信、データ、顧客連絡の5行を表へ作り、それぞれの確認担当者を一人ずつ書いてみてください。

担当者が決まっていない項目があれば、そこから災害時の業務整理を始められます。

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