AI活用事例：② 営業資料でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

営業資料づくりはAIと相性がいい

営業資料を作る仕事は、思っている以上に時間がかかります。

何を最初に伝えるのか、どの順番なら相手に伝わりやすいのか、説明が長すぎないか、逆に説明不足になっていないか。

こうしたことを考えていると、文章を書き始める前の段階だけでもかなり時間を使います。

そこで使いやすいのがAIです。

**AIは営業資料を完成させる人ではなく、最初の土台を一緒に作ってくれる相手として使うと便利です。**

私も最初は、AIに営業資料を丸ごと作ってもらえばかなり楽になると思っていました。

実際、最初に出てきた文章を見たときは「これならそのまま使えそう」と感じました。

ところが、少し時間を置いて読み返してみると、文章は整っているのに、なぜか自分たちのサービスを説明している感じが弱かったのです。

どこの会社でも使えそうな言葉が並んでいて、間違ってはいないけれど、少し距離を感じました。

そこで、AIには全部を任せず、まず自分で「相手に何を伝えたいか」を決めてから整理を手伝ってもらうようにしました。

このほうが、営業資料としてかなり自然になりました。

AIは「何を書くか」を整理するところから使える

営業資料を作ろうとすると、いきなり文章を書き始めたくなります。

しかし、私はここで何度か失敗しました。

書きたいことを全部入れてしまい、あとから見ると情報が多すぎて、結局何を伝えたい資料なのかわからなくなっていたのです。

そこで、まずAIに内容の整理を手伝ってもらうようにしました。

サービスの特徴、お客様が困っていること、自社で対応できること、導入した場合のメリット、最後に何をしてほしいのか。

こうした情報を一度整理してから資料を作るだけでも、かなり考えやすくなります。

さらに、AIは情報の順番を見直す作業にも向いています。

自分では重要だと思って最初に書いていた内容でも、相手から見ると後半で説明したほうがわかりやすいことがあります。

特に便利だったのは、自分では重要だと思い込んでいた内容を、一度別の順番で並べ直せたことです。

営業資料を作っている本人は、どうしても商品やサービスのことを知りすぎています。

そのため、「これは当然わかるだろう」と説明を省いてしまったり、反対に細かい説明を入れすぎたりします。

私もこのバランスで何度か迷いました。

そこで、AIに整理してもらった案をそのまま採用するのではなく、「初めて見る人でも流れがわかるか」という目線で読み直すようにしています。

**AIに整理してもらい、人が違和感を見つける。この組み合わせが営業資料では使いやすいと感じています。**

**初心者が覚えるポイントは、最初から完成した営業資料をAIに作らせようとしないことです。**

営業資料の文章を読みやすく整理できる

営業資料では、伝えたいことが多いほど文章が長くなりやすくなります。

特に、自分の商品やサービスについて書いていると、つい説明を増やしたくなります。

しかし、営業資料を見る人が、こちらと同じだけ商品やサービスについて詳しいとは限りません。

そのため、内容は正しくても、説明が多すぎることで読みにくい資料になることがあります。

ここでもAIが役立ちます。

長い文章を整理したり、難しい表現をやさしくしたり、同じ意味の文章が何度も出ていないか確認したりできます。

私は文章を書いていると、似た内容を少しずつ言い方を変えて何度も書いてしまうことがあります。

書いている最中は必要な説明だと思っているので、自分ではなかなか気づきません。

あとから読み返して「また同じことを書いているな」と思うこともありました。

そのため、今は一度書き終わったあとにAIへ見せて、内容が重なっているところや、説明がくどくなっている部分を確認するようにしています。

ただし、AIから「ここは削れます」と言われても、すぐには削りません。

営業資料では、読み手にとって必要な説明まで短くしてしまうと、逆に伝わりにくくなるからです。

**短くすることよりも、重複を減らして必要な説明を残すことのほうが大切です。**

相手に合わせて文章を調整しやすい

営業資料には、誰に見せるのかという視点も必要です。

経営者に見せる資料と、現場担当者に見せる資料では、知りたい内容が違うことがあります。

また、AIに詳しい会社と、ほとんどAIを使ったことがない会社でも説明の仕方は変わります。

以前の私は、一つの営業資料を作ったら、そのままいろいろな相手に使えばよいと思っていました。

しかし、それでは伝わり方に差が出ることに気づきました。

同じサービスでも、相手によって気になる部分が違います。

価格を先に知りたい人もいれば、導入後に何が変わるのかを知りたい人もいます。

そこで、基本となる資料を作り、その内容を相手に合わせて少し調整するようにしています。

AIを使えば、難しい表現をやさしくしたり、説明の順番を変えたり、文章量を調整したりしやすくなります。

全部を最初から作り直さなくてもよいので、資料づくりの負担も減らしやすくなります。

**相手に合わせて少しだけ調整する作業にAIを使うと、営業資料は使い回すものではなく、相手に合わせて育てるものに変わります。**

AIが作った営業資料をそのまま使わない

ここは特に注意したいところです。

AIが作った文章は、一見するとよくできています。

文章も自然ですし、それらしい説明もできます。

だからこそ、そのまま使ってしまいたくなります。

しかし、営業資料では事実確認が必要です。

サービス内容、料金、対応できる範囲、実績、数値、会社情報。

こうした情報が間違っていれば、営業資料としては大きな問題になります。

AIは、情報が足りない場合でも文章を自然につなげることがあります。

文章が自然だからといって、内容まで正しいとは限りません。

私も最初のころは、文章がきれいにまとまっているだけで、かなり安心してしまいました。

読みやすく書かれていると、内容まで正しいように見えてしまいます。

ところが、細かく確認してみると、「そこまでは対応していない」「少し言い切りすぎている」と感じる部分が混ざっていました。

このときは、文章のうまさと内容の正しさは別だと実感しました。

営業資料は相手に見せるものなので、少しの表現違いでも誤解につながることがあります。

それ以来、料金、対応範囲、実績、数値、会社情報などは、AIの文章とは別に必ず確認するようにしています。

**きれいに書かれているから正しい、とは考えないことが大切です。**

自社らしさは人が加える

AIだけで営業資料を作ると、きれいにはまとまります。

しかし、少し無難な文章になりやすいところがあります。

どこの会社でも使えそうな文章になってしまうと、営業資料としては弱くなります。

そこで必要になるのが、自社の経験や考え方です。

なぜこのサービスを始めたのか、どんな相談が多いのか、どこでお客様が困りやすいのか、実際の仕事で何を大切にしているのか。

こうした部分は、人が加えたほうが伝わります。

私自身もAIで文章を整えすぎてしまい、あとから読んで「きれいだけれど、自分が書いた感じがしない」と思ったことがあります。

特に違和感を持ったのは、文章を整えすぎると、自分が普段使わない言い回しまで増えてしまうことでした。

確かに読みやすいのですが、「自分ならこうは言わないな」と思う文章が続くと、少しよそ行きすぎる印象になります。

そこで、AIが作った文章を一度そのまま読むのではなく、声に出して読んでみることもあります。

口に出したときに言いづらい文章は、営業の場でも少し使いづらいことがあります。

そのような部分だけ自分の言葉に戻していくと、文章がぐっと自然になります。

**AIで整えたあとに、自分の言葉を戻す。この一手間が自社らしさにつながります。**

AIは営業担当者の代わりではない

営業資料をAIで作れるようになると、営業そのものもAIに任せられるように感じるかもしれません。

しかし、私はここは分けて考えています。

AIは資料を整理することはできます。

一方で、お客様の表情を見たり、その場の反応を感じたり、話の内容を変えたりするのは人の役割です。

営業では、資料に書いてあることだけを説明すればよいわけではありません。

相手がどこで迷っているのか、何を不安に思っているのか、今すぐ必要なのか、もう少し検討したいのか。

こうした部分は、会話の中で少しずつ見えてきます。

営業資料が早く作れるようになると、それだけで仕事が大きく変わったように感じます。

しかし、実際には資料が完成してからが営業の本番です。

相手がどこで反応したか、どの説明で質問が増えたか、逆にどこはあまり響かなかったか。

こうした反応は、実際の会話をしないとわかりません。

そのため、営業資料を一度作って終わりにするのではなく、使ったあとに少し直していくことも大切です。

AIは修正にも使えるので、「この説明では伝わりにくかった」と感じた部分を整理し直すと、次の資料改善にもつながります。

**結論として、営業資料でAIを使うなら「人の代わり」ではなく「準備を手伝う相手」と考えると使いやすくなります。**

まとめ

営業資料は、ただ文章を並べれば完成するものではありません。

誰に伝えるのか、何を一番伝えたいのか、どの順番なら理解しやすいのか、どこまで説明するのか。

こうしたことを考える必要があります。

だからこそ、AIは営業資料づくりと相性があります。

情報を整理する。

文章の流れを考える。

長い説明を読みやすくする。

相手に合わせて表現を調整する。

重複している説明を見つける。

このような作業をAIに手伝ってもらえば、資料を作る負担はかなり減らせます。

一方で、AIが作った文章をそのまま使うのは注意が必要です。

内容が正しいか、自社で本当に対応できるのか、お客様に誤解を与えないか、自社らしい言葉になっているか。

最後は必ず人が確認する必要があります。

私は最初、AIを使うならできるだけ多くの作業を任せたほうが得だと思っていました。

しかし、使っているうちに、任せすぎると逆に確認する部分が増えることもわかってきました。

そこで今は、AIに向いているところだけを手伝ってもらうようにしています。

構成を整理する。

文章を読みやすくする。

言い回しを変える。

重複を見つける。

このあたりはAIがかなり助けになります。

一方で、何を一番伝えたいのかを決めることや、内容が本当に正しいかを確認することは、人が担当したほうが安心です。

この役割分担がわかってくると、AIを無理に使う感じがなくなり、営業資料づくりの中に自然に組み込めるようになります。

私も最初は、AIを使えば営業資料をほぼ自動で作れると思っていました。

しかし、実際に使ってみると、全部を任せるよりも一緒に作る感覚のほうがうまくいきました。

AIに下書きを作ってもらい、人が経験や考え方を加える。

そして、もう一度AIに読みやすさを確認してもらう。

この往復をすると、ゼロから一人で作るよりも楽になります。

**初心者が覚えておきたいのは、AIに営業資料を作らせるのではなく、AIと一緒に営業資料を作るという考え方です。**

最初から難しいことをする必要はありません。

まずは、自分が今使っている営業資料の文章を整理してもらうところからでも十分です。

少し使ってみて、便利だと思った作業だけを残していく。

そのくらいの距離感から始めるほうが、無理なく続けられると思います。