2分差で届いた案件メールから、通知のまとめ方を見直した話

今日は、ココナラの案件メールを拾う通知自動化を運用していて、同じ応募に関するメールが2分差で続けて届いた。

最初は「書類選考を通過しました」。その直後に「面談候補日時が届きました」。どちらも重要なので、仕組みはそれぞれを判定し、本人用の通知メールを送った。ただ、受け取る側から見ると、後のメールだけ確認すれば次の行動まで分かる。重要な通知を増やしすぎると、本当に期限のある対応が埋もれる。

原因は、メールの件名ごとに別の出来事として扱い、同じ応募かどうかを見ていなかったことだった。本文には応募番号と案件名がある。次回の改修では、応募番号をキーにして「応募済み」「書類通過」「面談候補あり」「面談確定」の状態を持たせる。新しい状態が前の通知を具体化する場合は、重複通知ではなく最新の行動へまとめる。

一方で、すべてを黙ってまとめるのも危険だ。面談候補のように期限が実質的にある内容は、日時、必要な操作、該当URLを残す。お見送りや宣伝は通知しない。通知件数を減らすことより、次に何をすべきかが1通で分かることを優先する。

今回は問題を見つけ、状態の分け方と判定条件を整理した段階で、改修完了とはしていない。実データを使う自動化では、まずログ上で同一応募を正しくまとめられるか確認してから送信側へ反映する。

Gmail通知、業務メールの分類、期限付き対応の抽出など、小さな業務自動化の設計・改善も対応できます。通知が増えるだけの仕組みにせず、担当者が次の行動を判断できる形まで整理します。