予約管理画面に「次にやること」を並べ、返信漏れを減らした話

今日は、美容サービス向け予約システムの管理画面を見直した。

予約データ自体は保存できていたが、一覧には日時や氏名が並ぶだけで、「いま誰が対応すべきか」「次に何をするか」が分かりにくかった。件数が少ないうちは記憶で補えても、予約が増えると、確認待ちと返信済みが混ざり、対応漏れの原因になる。

そこでNext.jsとTypeScriptで作っている管理画面を、単なる予約一覧ではなく対応キューとして設計し直した。表示するのは予約内容だけでなく、現在の状態、最終更新時刻、次の対応、期限。未対応、確認待ち、対応中、完了に分け、期限が近いものと長時間更新されていないものを上へ出すようにした。

Supabase側では、予約本体と対応履歴を分けた。予約情報を上書きするだけでは、誰がいつ何を確認したか分からなくなるためだ。状態を変更した時刻と操作内容を履歴に残し、管理画面から流れを追えるようにした。

一方で、すべてを自動判定にはしなかった。電話や外部のメッセージで対応した場合、システムだけでは完了を判断できない。自動化するのは「見落としやすい案件を前に出す」部分までとし、最終的な完了判断は人が行う設計にした。

実装後は、予約が0件の状態、期限未設定、古い予約、同時更新、スマートフォン表示を確認した。管理画面は項目を増やすほど便利になるとは限らない。大切なのは、画面を開いた人が次の行動を迷わないことだと改めて感じた。

予約・顧客管理、業務システム、管理画面の新規開発や改修では、既存のExcelやスプレッドシート運用を確認し、必要な範囲から小さく実装できます。返信漏れや二重対応など、現場で起きている困りごとの整理からでもご相談ください。