「ツールを買う」から「ツールを作る」へ。小さな会社の手作業の減らし方

こんにちは。株式会社X-Styleの中村です。

小さな会社の方から、「既製のツールを入れてみたけれど、うちのやり方に合わなかった」という声をよく耳にします。項目が多すぎる、逆に必要な項目がない、月額料金のわりに使っている機能はほんの一部。結局、Excelと紙に戻ってしまった、という流れです。

■これまでは「合わせる」しかなかった

これまで、自社の業務に合わせた仕組みを作ろうとすると、それなりの費用と時間がかかりました。だから多くの会社は、既製のツールに自分たちのやり方を合わせるしかありませんでした。

■今は「作る」が現実的になった

AIを使った開発が広がり、小さな仕組みであれば、短い期間で、手の届く費用で作れるようになりました。私が2026年9月に納品した、PDF約1万件を画像で判別してExcelへ入力する仕組みも、制作は2日でした。

■作るときに大事な、たった一つのこと

ただし、作れば何でもうまくいくわけではありません。一番大事なのは、「どこをAIに任せて、どこを人に残すか」を先に決めることです。

たとえば書類の読み取りなら、読み取りはAIに任せ、自信の持てない箇所だけ人が確かめる。メールの返信なら、下書きはAIが作り、送るボタンは人が押す。こうして人の手を「判断」だけに絞ると、ミスを防ぎながら、手作業を大きく減らせます。

■まずは小さく一つから

最初から会社全体を変えようとせず、毎日いちばん時間を取られている作業を一つだけ選んでみてください。そこが変わると、次に手をつける場所が自然と見えてきます。

「うちの場合はどこから手をつければいいのか」というご相談も歓迎です。今の業務の流れを伺いながら、一緒に考えます。