売上は分かるのに利益が分からない？小さな販売のExcel管理表に必要な6項目

売上は分かるのに利益が分からない？

小さな販売のExcel管理表に必要な6項目

商品を販売していると、

「今日は何円売れたか」は

比較的簡単に確認できます。

ところが、

「実際にいくら残ったか」と聞かれると、

すぐには答えられないことがあります。

原因の一つは、

売上と経費を別々に記録していて、

同じ表で確認できないことです。

小規模な販売なら、

最初から複雑な管理システムを

導入する必要はありません。

まずは、

Excelで管理する項目を絞ることから

始められます。

■1．最初に決めたい6項目

基本になるのは、

次の6項目です。

①販売日

②商品名

③販売数量

④販売単価

⑤商品原価

⑥販売に伴う経費

たとえば、

商品を1個2,000円で販売し、

原価が800円、

販売手数料や送料などが300円の場合。

売上：2,000円

原価：800円

経費：300円

この販売で残る金額の目安は、

2,000円－800円－300円

＝900円

です。

売上が2,000円あっても、

その全額が利益になるわけではありません。

なお、実際には家賃やその他の経費など、

別途考慮すべき費用がある場合もあります。

ここでは1件ごとの簡易な利益を

把握するための例とします。

■2．Excelでは「入力」と「計算」を分ける

管理表を使いやすくするには、

毎回入力する項目と、

自動計算する項目を

分けることが大切です。

たとえば、

手入力する項目：

・販売日

・商品名

・数量

・単価

・原価

・経費

自動計算する項目：

・売上金額

・原価合計

・利益の目安

という構成です。

売上金額は、

数量×販売単価

原価合計は、

数量×1個当たり原価

利益の目安は、

売上金額－原価合計－経費

で計算できます。

毎回電卓で計算するよりも、

入力する場所を決めておけば、

集計時の負担を減らせます。

■3．商品ごとの利益も確認する

売上金額が大きい商品が、

必ずしも利益を多く残すとは限りません。

例えば、

商品A：

売上2,000円、利益900円

商品B：

売上3,000円、利益500円

であれば、

売上が高いのは商品Bですが、

利益が多く残るのは商品Aです。

この違いが見えるようになると、

売れている商品だけでなく、

利益に貢献している商品も

確認しやすくなります。

■4．在庫を管理するなら項目を増やす

在庫も同じExcelで管理したい場合は、

さらに、

・入荷数量

・販売数量

・現在庫

を管理します。

例えば、

入荷20個

販売7個

なら、

現在庫は13個です。

ただし、返品や破損などがある場合は、

それらも別途反映する必要があります。

最初から項目を増やしすぎると、

入力が負担になります。

まずは、

自分の販売方法で必要な項目だけに

絞る方が続けやすくなります。

■5．表を作る前に確認したいこと

Excelを作り始める前に、

次の点を決めてみてください。

・毎日入力するのか

・販売のたびに入力するのか

・商品別の利益を見たいのか

・月別の売上を確認したいのか

・在庫まで管理する必要があるのか

ここが決まると、

必要な列や計算式が

考えやすくなります。

反対に、

目的が決まらないまま列を増やすと、

入力が面倒なだけの管理表に

なりやすくなります。

■6．自分で作るか、依頼するか

商品数が少なく、

計算式も単純であれば、

自分でExcelを作る方法で十分です。

一方で、

・数式の設定が難しい

・既存の表が使いにくい

・売上と利益を一緒に確認したい

・在庫も同じファイルで管理したい

・表を作る時間を減らしたい

という場合は、

必要な部分だけを制作依頼する方法もあります。

大切なのは、

高機能な表を作ることではなく、

日々の販売状況を無理なく確認できることです。

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