追加依頼で見積が変わるとき、残しておきたい3つの数字

「資料のページを増やしたい」「画像も別のサイズでほしい」。

制作や事務の依頼では、進めている途中に作業が追加されることがあります。

そんなとき、変更後の合計だけを書き直すと、何が増えたのか分かりにくくなります。残しておきたいのは「当初の金額」「変更後の金額」「その差額」の3つです。金額の横に、変更した作業の内容も残します。

■ 当初の見積を消さずに並べる

ここでは、予定作業時間と時間単価で金額を計算する、架空の例を使います。金額や単価は相場を示すものではありません。

当初の予定は、構成案3時間、資料デザイン4時間、修正対応2時間の計9時間。時間単価を3,000円とすると、当初の金額は27,000円です。

そこへ、資料デザインが2時間増え、画像の書き出しが1時間追加されたとします。変更後は計12時間、36,000円。差額は9,000円です。

・当初：9時間、27,000円

・変更後：12時間、36,000円

・差分：3時間、9,000円

これは消費税・源泉徴収・手数料等を含めない比較用の計算です。「12時間に増えた」という事実と、「その条件で双方が合意した」という事実も別です。見積表を直しただけで、承認や連絡が済んだことにはなりません。

■ 金額と一緒に、変更の中身を書く

「デザイン作業＋2時間」だけでは、後から理由を思い出せないかもしれません。

たとえば「掲載ページの追加」「書き出し対象の画像を追加」のように、変わった点を書きます。ページ数、対象画像、ファイル形式、修正する範囲など、まだ決まっていないことは確認事項として分けておくと、話し合う内容が明確になります。

時間単価を変える場合も、時間の増加と混ぜず、単価の変更として記録します。同じ差額でも、何が原因かは異なるためです。

■ 追加と取りやめを、同じ表で残す

追加された作業は「当初時間0、変更時間1」のように記録できます。取りやめた作業は、当初の時間を残して変更時間を0にします。

行そのものを削除すると、当初案から何が減ったか見えなくなります。変更前後を比較したいときは、元の情報を残すほうが確認しやすくなります。

ただし、空欄と0は使い分けます。0は「作業時間がないと決めた」、空欄は「まだ入力していない」です。未入力を0円として合計すると、見積額が小さく見えてしまうことがあります。

■ 20作業まで比較できる表を公開しました

この確認を繰り返す方向けに、当初と変更後の時間・単価・金額を並べる比較表を作りました。入力不足、文字列、負数がある行は「要確認」と表示し、合計の表示を止めます。

XLSXファイル1点、見積比較と使い方の2シートです。Googleスプレッドシートへの読み込み、時間変更による再計算、負数を入れた場合の表示を確認しています。マクロは使いません。

販売価格は1,000円です。購入前に、対象が「時間単価で見積もる作業」であることをご確認ください。固定費・税額の計算、請求書発行、承認、通知、日程管理は含みません。

追加作業の見積比較表｜当初と変更後の差額がわかる

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtv2tsro04v19m0hmggypod6

まずは、今使っている表に当初案と変更案を並べるだけでも始められます。数字の差と作業内容の差を一緒に残し、未確認事項を整理してから相手に確認してみてください。