Googleフォームの回答を、自動で整理・通知する方法

Googleフォームで問い合わせや申込みを受け付けていると、「回答が来たことに気づかなかった」「回答を一覧から探して、別の表に書き写している」ということはありませんか。

フォームは手軽に作れて便利ですが、届いた回答を整理したり、担当者に知らせたりする作業は、意外と手作業のまま残りがちです。

今回は、Googleフォームの回答を自動で整理し、新しい回答をお知らせする方法をご紹介します。

■ 手作業で起こりがちなこと

・新しい回答に気づくのが遅れ、返信が後回しになってしまう

・「資料請求」「予約」など種類の違う回答が1つの表に混ざり、探すのに時間がかかる

・回答を別の管理表へコピーするときに、行のずれや貼り付けミスが起きる

・担当者ごとに確認するので、「誰が対応したか」が分かりにくい

■ 自動化するとこうなります

【Before】

回答が届くたびにフォームの回答画面を開き、内容を読んで、必要な情報を管理表にコピー。担当者には口頭やチャットで個別に伝える。

【After】

回答が届くと、スプレッドシートの種類別のシートに自動で振り分けられ、担当者に「新しい回答が届きました」とお知らせが届く。担当者は自分のシートを見るだけで対応を始められる。

仕組みの流れは次の3ステップです。

1. フォームの回答が、スプレッドシートに自動で記録される

2. 「お問い合わせの種類」などの項目を見て、種類ごとのシートに自動で振り分ける

3. 新しい回答の内容を、担当者へ自動でお知らせする

振り分けやお知らせの部分は、GAS（Google Apps Script：Googleのサービスを自動で動かすための仕組み）を使って作ります。追加のソフトを入れる必要はなく、今お使いのGoogleアカウントの中で動かせます。

■ 自分で試せる小さな一歩

① 回答をスプレッドシートにつなぐ

フォームの編集画面で「回答」タブを開き、「スプレッドシートにリンク」を選ぶと、回答が自動で1行ずつ記録されるようになります。まだ使っていない方は、ここから始めるのがおすすめです。同じ「回答」タブのメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにすると、フォームの持ち主に回答の到着を知らせることもできます。

② FILTER関数で種類ごとに一覧を作る

新しいシートのA1セルに、次のような式を入れてみてください。

=FILTER('フォームの回答 1'!A:E, 'フォームの回答 1'!C:C="資料請求")

「C列が『資料請求』の行だけ」を抜き出して表示してくれます（列や言葉はお使いのフォームに合わせて変えてください）。元の回答シートには手を加えずに、種類別の一覧を作れるのがポイントです。

■ こんな作業にも応用できます

・イベントや説明会の申込みを、日程ごとの参加者リストにまとめる

・社内の備品申請や休暇申請を、承認する人ごとに振り分けてお知らせする

・お客様アンケートの回答を、月ごとの集計表に自動でまとめる

■ ご相談の流れ

1. 今の作業内容と書類のサンプルを教えてください

2. 自動化できる範囲とお見積りをお伝えします

3. 作成・納品後、使い方のご説明と1週間の無料修正

やりとりはすべてココナラのメッセージで行います。

「これって自動化できる？」というご質問だけでも歓迎です。お気軽にご相談ください。

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※記事内の例は架空のものです