代表が不在でも、仕事が止まらない形にします

お問い合わせも取引先からの連絡も、代表の携帯に集まっていませんか。 代表が外に出ている間、社員の方は何が来ているか分かりません。 「あの件どうなりました」と社内で聞き回ることになります。 指示を出せるのが1人しかいない状態は、その方が休むと止まります。 ■ 先に、いちばん心配な点から 代表あての連絡を社内に全部 公開する仕組みではありません。 流れるのは、あらかじめ登録した取引先からの連絡だけです。 登録していない相手からの連絡は、社員の方には見えません。 除外リスト方式（見せたくないものを登録する）ではなく、 許可リスト方式（見せたいものを登録する）にしています。 除外方式だと、登録し忘れたものが全部 外に出てしまうためです。 請求に関するものなど、共有したくないものは最初から対象外にできます。 取引先の追加や削除は、代表の方がご自身の画面で行えます。 権限は読み取りのみです。こちらから送信も削除もできません。 ■ お渡しするもの ・Gmailに届いた連絡を、Slack等に共有 ・LINE公式アカウントのやり取りを、同じ場所に共有 ・案件の一覧を毎日チェックし、止まっているものだけを通知 ・操作マニュアル（専門用語を使わないもの） 新しい画面を覚えていただく必要はありません。 社員の方が今 使っているツールの中に、情報が届く形にします。 ■ 通知は「出しすぎない」設計です 毎日 届く通知は、3日で読まれなくなります。 そのため正常なときは何も出さず、変化があったときだけ出します。 ・案件リストが空になったとき ・一定期間 動きがない案件があるとき ・仕組みが止まったとき ■ 実績 社員10名の会社で、現在 本番稼働しています。 導入前、代表の方が最初に言われたのは 「別のURLを開くのは面倒なので、Slackの中で確認したい」でした。 この一言で、私は承認画面を作るのをやめました。 求められていたのは承認する仕組みではなく、 今 何が来ているかが見える状態だったからです。 ■ 数字の裏づけ 中小企業庁の2025年版中小企業白書によると、 業務の属人化を防いでいる企業は付加価値額の伸びが10.5パーセント、 防げていない企業は6.3パーセントで、1.7倍の差がついています。 （有効回答6,255社） 白書はこれを「職権分散による一人経営体制の克服」と書いています。 社長にしか分からない仕事があるうちは、社長が休むと会社が止まります。 根性の話ではなく、構造の話だと考えています。 まずはご相談だけでも構いません。