事務のIT化

四月から総務で働きはじめました。 見積書などに規定のフォーマットがなく、営業の方などが個々に管理しているエクセルやワードなどで見積書などが作成されており、誰がどこにどんな内容で書類を出しているかも把握できない状況です。 良くない事はわかるのですが、どうすれば良いかわからないのでアドバイスなどをいただきたいと思い投稿しました。 システムを作成していただく場合、会社への導入が決まらないと予算が出ないため、ポケットマネーの範囲でお願いしたいと考えています。 高額だと一括で払いきれないので、払いきれる範囲でご提案いただけると助かります。