業務管理をエクセルオンラインやグーグルスプレットシート等で共有し管理したい。

【 募集詳細 】 現在、社会保険労務士事務所を運営しております。業務管理をエクセルオンラインやグーグルのスプレットシートなどを活用し、スタッフと情報共有と進捗管理等を行いたいと思っております。 【現状のオペレーション】 紙やメール、所内のネットワーク等により管理しています。 【 取組みたい内容 】 顧問先の管理と年間業務等の管理、月々の給与計算の進捗管理（1.顧問先一覧案） 日々の業務管理（2.受託処理簿案) に概ね、共有、管理したい事項と、処理の仕方等を記入させていただきました。 【ご依頼したい内容】 ➀　エクセルオンラインやグーグルのスプレットシート等を活用して所内での情報共有や外出先でも確認できるようにしたいです。（当方、上記の使用方法等は詳しくないので、ご説明等を頂きたいです） ②　添付しましたエクセルファイルですが、概ね、やりたいことを記入しておりますが、更に業務改善等につながるご提案を頂きたいです。 ➂　1.顧問先一覧表案について、アイデアをお貸しください。 1つのファイルに、年間業務等でそれぞれの目的等により、タグで分けています。 ・長期に渡り使用続けたいのですが、1年ぐらいごとに、ファイルを分けた方が良いのでしょうか。 ・給与計算以外は概ね、年間の管理になりますが、給与は毎月になります。 　1年で12ヶ月分の項目になるので、見にくくなると思いますが、ファイルを分けた方がよいのでしょうか？ ・「チェックリスト(賞与)」ですが、こちらは会社によって年1回～4回など支給回数が違います。 どのように管理するのが良いでしょうか。ファイルを分けた方が良いのでしょうか？ ④　2.受託処理簿案について、アイデアをお貸しください。 ・　こちらは、逆に、1顧問先一覧表と1つのファイルにした方が良いのでしょうか。 ※　ファイルを1つにしたほうがよいのか、分けた方が良いのか、分かっておりません、、、 ・一つの業務等に対して沢山入力するのは、できるだけ避けたいと思っております。効率よく入力できるようなアイデアがございましたら教えてください。 ご質問がありましたら、気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。