請求書業務及び受発注業務の効率化の支援

【案件詳細】 支援テーマ：産業廃棄物事業における請求書業務及び受発注業務の効率化と内製化の支援 業務内容：請求書業務及び受発注業務の効率化の提案資料作成、及び内製化支援に関する資料作成 本案件の背景： 弊社クライアントは産業廃棄物事業における受発注業務や請求業務に課題感を持っている。 全ての案件（1日あたり約60案件）の単価／受注金額を社長が把握し、紙ベースにて最終管理されており、社長に属人化してしまっている状態。 また、請求の抜け漏れ／請求書発行の遅れが生じており、業務オペーション全体の改善が必要な状況。 ・請求の抜け漏れ 社長のみの管理であるため、請求に齟齬が発生してしまっている状態。 （EX） 収集に行っているのに、請求対応ができておらず入金がされていない。 収集に行っていないのに、請求されており入金されている。 ・請求書発行の遅れ 基本、電話共有であること／1日あたりの案件数が多数であるため事務社員への業務の負荷が多く、顧客希望請求日に請求書発行が間に合っていない状態。 （EX） 顧客請求希望日毎月5日のところ、現状15日に対応している状態。 ○現状の業務推進状況 ・ダブルチェックの徹底 ①社長の最終確認 お客様のお電話受注の案件を全て社長が管理されており、その後各配車担当へ依頼し、日単位にて各案件を全てアナログ（紙）管理しており、各案件ごとの管理や受発注〜請求対応に抜け漏れが発生していている。 ＜現状の業務フロー＞ 1.受注の際 事務所→社長：電話もしくはラインにて各事務所（愛媛／香川）より社長へ連絡 2.配車対応 社長→各配車担当：ラインにて各配車担当者（2t／3t／4tトラック）への連絡 3.業務実施 各配車担当→各運転手：配車振分け 各配車担当→社長：3営業日前までに、配車表が共有される（手段不明） 4.日々の業務確認 社長：日々にて各案件の業務遂行確認／案件受注金額の管理（手作業） ②マニュフェストでの最終確認 発行／確認が3ヶ月後であり、抜け漏れの確認はできているものの請求／入金にタイムラグが発生してしまっている。 ○理想の管理状態 見積もり〜日々の業務管理〜請求対応まで一貫して管理されて、抜け漏れがない状態。 現状紙ベースにて、各案件ごとに下記項目を社長が記録されている状態。 ・取引先名 ・金額（事務／幹部のみの確認） ・総重量数 今後、上記に加え、下記項目も記録していきたいとの考えであるが、現状の記録が十分にできていない状態。 ・担当運転手 ・アルコールチェックの有無等 ・各運転手からの日報 本支援でのゴール： ①見積もり〜請求〜受発注確認の業務フローが効率化され、社長の工数負担なく運用／管理できる状態 ②毎月の請求書対応が期日までに管理ができ、受発注／請求に抜け漏れがない状態 上記推進を社長だけではなく、事務担当者にて推進できる状態。 重視する点・開発経験： ・物流現場におけるIT化による業務改善のご経験 ・受発注システムの導入推進のご経験 委託料：３万円/月 支援期間：3ヶ月以上 応募方法 ・簡単な自己紹介や実績、上記概要を踏まえたアクションプランをご提示ください。 ご質問がありましたら、気軽にお問い合わせください。 応募をお待ちしております！