OutLookの使い方(連絡先のグループの仕分け)

バレエ教室を経営しております。 生徒の顧客名簿は基本エクセルにて管理しております。マクロを使って、エクセル名簿からOutLookに一括でインポートするツールを以前作っていただきました。そのツールは、月謝等のデータを全銀システムに紐づける役割もあり、そちらをメインで今は使用しております。 そのツールを使って、クラスごとに一斉メールを送る方法もあるのですが、煩雑すぎて、緊急時には現実的ではありません。 【現状】 エクセル名簿で退会者や入会者を整理したら、OutLookの連絡先をぬいたり入れたり個別にしなくていいいように、動きがあった時に、OutLookの連絡先を一度全て消して、整えたメールを一括インポートしております。その時に、生徒名、アドレス、電話番号と「役職」にクラス名が取り込めるようになっております。ここまではそんなに手間ではないので、月1程度ならできるのですが、問題はグループの仕分けが、いちいち選択しなくてはいけないことです。なんとか「役職」の「クラス」を使って一瞬でクラス分けをできないかと悩んでます。 今はそれができないので、gメールの方で、その都度抜いたり付け加えたりしており、2重の手間になっております。 ツール新しく作ることでできる等も教えてほしいです。