スプレッドシートの作成のアドバイスをお願いします。即対応だと助かります

スプレッドシートで発注管理表を作るのに、手間取っているのでアドバイス頂ければありがたいです。 商品の発注管理表を作成しており、注文が入ってから、入金までの管理したい。各項目を各部署ごとに入力させていくイメージ。 だが、入力する箇所が多くなかなか浸透しない。 ひとまず少しでも手間を減らすために、 【商品などをドロップダウンを階層化したい】と考えています。 関数がいまいち理解できたいのでそのあたりを、例など示して頂ければありがたいです。