システム開発会社に出すRFP（提案依頼書）の作成

システム開発会社に出すしっかりとしたRFP（提案依頼書）の作成をお願いしたいです。 概要を書かせていただきました。 課題と、入れたい機能はこちらになります。 【課題】 当事務所は、行政書士事務所として外国人ビザの申請、会社設立、建設業の許可、各種補助金の申請代行などをおこなっています。それらの書類のやりとりに多くの時間を費やしており、それがコア業務を圧迫しているという課題を抱えています。事務所内のやり取りはクラウド化されていますが、顧客とのやり取りは主に電子メールで行われています。しかし、顧客からの問い合わせや書類提出が遅れることが多く、必要書類が揃わないと業務が開始できず、期限ギリギリの場合は電話で催促する必要があったりと、書類の収集方法が課題となっています。また間違った資料が届くことも多く、必要書類の修正をお願いすることも多いので、結局どこまで書類が揃っているのかをお客様とうまく共有できていない部分もあります。 当事務所では、申請手続きにおける課題を解決するため、お客様から必要書類を収集するプロセスを改善するためのシステムを導入したいと考えております。そのため、弊社の要望に沿った最適なシステムの開発をお願いいたします。 【開発要件】 弊事務所が希望するシステムの開発要件は以下の通りです。 データベースは、顧客用、管理用の2つは必要かと思います。 ・オンラインフォーム機能 お客様から必要書類をアップロードしていただくために、種類ごとにオンラインフォームを用意。 この補助金ならこの書類というような「定型的なフォーム」を登録しておける機能と、こちらでフォームに必要書類名を入力しお客様が必要書類をそこにアップロードしていけるよう登録内容の編集機能も用意したい。 最終的には資料が揃うので、全ての書類を一括でダウンロード（保存）できる機能も欲しい。 ・ドキュメント管理機能 お客様は、アップロードした書類を確認し、必要に応じて再度アップロードすることが可能。 書類のアップロードの横にアップロード日の表示。 過去にアップロードしたデータのログも見ることができ、過去のデータを見たい時にいつでも見れる機能。 ・チャット機能 弊事務所側からお客様の資料に対しコメントを入れれる機能。 （「修正をお願いします」「〇〇が不足しております」など。） →話し合いの時にはお客様からはチャットできないようにしようということでしたのでコメント機能？になるのかな？ とも思うのですがいかがでしょうか？ ・自動リマインダー機能 提出期限をこちらで設定し、期限になると再度自動でメールやLINEでお客様に通知が送れる機能。 （Ａ書類・Ｃ書類・Ｆ書類の提出がまだです。などまだ提出のない書類のみを具体的に通知できる機能も欲しい。） ・徴求された書類の見本を表示する機能 徴求された書類について、顧客に見本を表示する機能。 ・ログインの証跡保存機能 ログイン時の証跡を保存できる機能。 ・弊事務所の対応遅れを防ぐためのアラート機能 事務所側がお客様のアップロードした書類の確認を完了していない時や、設定締切日になっても 書類が集まっていないときに不足資料を担当に通知してくれる機能。 ・締切日を把握するためのスケジュール機能 事務所内の各々が持つ、様々な行政への締め切り日が属人化しないよう一覧で見れる機能。 また、締め切り日を忘れないためのアラート機能。 ・進捗表示機能 各お客様の書類収集の進捗度合が分かる機能。割合などで一覧で見れたり、 残り資料が具体的に分かるとなおよい。 ・データのサーバー保存機能 何かご質問があればいつでもご連絡くださいませ。