急募　福岡-大阪間の旅行についてアドバイスお願いします

来月の上旬、友人と一緒にイベント関係で、博多から新大阪へ新幹線で行く予定です。 主に私が計画を立てているのですが、新幹線は中学生の頃に修学旅行で1度行ったきりで慣れておらずどのようなシステムなのかあまり分かっていません… ホテル＋新幹線往復のフリープランの予約を考えているのですが、不安が多くなかなか決められません。 自分が無知すぎることは重々承知なのですが、どうかお手を貸していただけると幸いです。 また、イベントがある時間に向けての前日夕方(夜？)ごろ出発、当日の夕方帰着を予定しております。 考えている条件は、 私と友人共に学生であるため、出発・帰着時間が限られていること＋余裕を持ってイベントに参加できること＋旅費が限られていること(2万5000円以内の予算でできたら…と考えております)＋確実に予約できること