弊社、海外発送代行業における、クライアント様の依頼管理、台帳管理の効率化

ご覧頂きありがとうございます。 是非お力添え頂けますと幸いです。 弊社は、海外発送代行業務をして居ります。 クライアント様がebayで販売した商品を、弊社が代行し海外のバイヤー様へ代行梱包発送業務をして居ります。 現在、クライアント様には共有依頼シート（スプレッドシート）を渡し業務を行なって居ります。 ほぼ自作のスプレッドシートです。とても簡易なものです。 そのシートの内容を、更に弊社台帳にコピペし管理して居ります。 大変無駄な作業を行っている為、この際、思い切って信頼のおけるスキルの高い方へ依頼相談させて頂き、業務の大幅改善を検討して居ります。 弊社は２年近く、弊社倉庫にて海外発送代行業を営んでおります。 弊社使用のOSはMacで最新のOSです。 クライアント様は約100名近く居りまして、Windowsの方も居ればMacの方も居ます。 現在どのように業務を行なっているかと申しますと。 googleスプレッドシートをクライアント様一人一人に配布共有し、依頼を承っています。 更に弊社では一人一人の発送代行記録を台帳にペーストし管理しています。 悩みとして、 ・テンプレとしているスプレッドシートを改良したくても全員分を直さなければならない膨大な作業が発生してしまう。ほぼ改良は困難。 ・クライアント様側でシートを破壊されてしまう事がある。（書体、行間、列、背景色が変わる等） ・依頼シートの充実化を図りたい。（梱包サイズ自動入力、内容品写真保存、発送ラベル保存等） ・備考欄にクライアント様の要望がある際は目立つようにしたい。（要望に気づかない事がある） ・請求時集計に手間がかかる。（台帳からMFクラウドで一人づつ請求書を手入力作成している） その請求書をChatWorkで一人一人に送信し請求している。 ・月が変わる際全員のシートに新しい月のシートを追加しなければならない。 ・年をまたぐ際、新しい年度のシートを全員に配り直さなければならない。 要望点 ・依頼シートの簡素化、充実化を図りたい。 ・今後は今は出来ていない梱包時の写真や、配送ラベル（PDF)を張り付け残してあげたい。 ・配送ラベル発行ツールとして、「Ship&Co」という有料ツールを使用しています。 このShip&Coは、FedExやDHLといった海外輸送キャリアとAPI連携し、弊社が契約しているアカウントの送料を算出し送料が表示され、そこに弊社は利益となる代行手数料や利益分を計上し生業として居ります。 そこを現在は全て手入力をしているのですが、その辺りもルールを決めて自動化したいです。 ・請求時には「MFクラウド」にて請求書を発行して居ります。（税理士と連携して居ります） 請求書作成を発送代行台帳から自動でMFクラウドで作成出来るようにしたい。 ・請求した金額をクライアント様が振り込んだら、自動で入金確認としたい。（入金確認に膨大な時間がかかっています） ・入金が遅れている方には自動リマインドメッセージ送信のような事がしたい。 ・輸送キャリアから利用した分の請求が来るのですが、その請求書にある貨物トラッキング番号と、弊社台帳にあるトラッキング番号の称号がしたい。キャリア側からCSVでダウンロード可能。 なぜかと言いますと、キャリア側から余計な請求が無いかの確認と、発送時送料見積と実際に請求された送料を比較する為に行いたいものです。(間違いの請求がよくある為、照合を容易に行いたい） 好き勝手に要望を、不躾ながら書かせて頂きました。 また、お伝えしきれていない点もあると思います。 末永いお付き合いが出来る方ですと安心します。 メンテナンスの依頼もあると思います。 使用後も改良の依頼がある事を想定して居ります。 上記の内容には出来ない事もある事承知致しております。 意味がいまいちわからない点もあるかと思います。 相談しながら作り上げられましたら幸いです。 現在の弊社の状態では、業務に無駄と不足が多すぎてとても悩んでいます。 どうかお力添え頂けませんでしょうか。 できたらで構いません、2022年度から使用出来ましたら幸いです。 この際大幅に改善し、新しく業務に励みたい一心で、相談させて頂いて居ります。 どうぞ宜しくお願い致します。