新幹線・プラスEXを法人利用する方法について相談

勤務先の会社では、出張で新幹線を使うとなると、 そのたびに総務社員が「みどりの窓口」に行って切符を手配しています。 最近、新幹線を使う頻度が増えているのですが、 そのたびに多額の現金を持ち歩いて切符を手配したあげく、 変更やキャンセルなどが発生しても、すべて総務社員が窓口に行って対応しています。 私は隣の部署の人間ですが見かねる状態でして、なんとかしたいです。 エクスプレスサービス、もしくはEXプラスを法人で利用したいのですが、 詳しい方いらっしゃったら、ご教授願えないでしょうか。