スプレッドシートの期限の見落とし、メールで自動通知する方法(コピペ不要の考え方)

「契約の更新日を、過ぎてから気づいた」

「点検や支払いの期限を、シートに書いていたのに見落とした」

スプレッドシートで期限を管理していると、こうした見落としが起きることがあります。この記事では、期限が近づいたら自動でメールが届くようにする考え方を、プログラミングの知識がない方向けにまとめます。

■ まず、よくある対処と、その限界

1. 条件付き書式で、期限が近い行に色を付ける

 →シートを開かないと気づけません。忙しい日は、開くのを忘れます。

2. Googleカレンダーに、期限を手で入れる

 →入力の手間がかかり、シートとカレンダーの内容がずれていきます。

どちらも「自分で確認しに行く」必要があるため、忙しいときほど見落としやすくなります。

■ 自動通知の考え方

Googleには、Google Apps Script(GAS)という無料の機能があります。スプレッドシートの中身を読んで、条件に合う行だけをメールで知らせる、といった処理を自動で行えます。

仕組みは、次の3つだけです。

1. 期限の列を読む

2. 「今日から7日以内」など、知らせたい条件に合う行を選ぶ

3. 該当する行を、1通のメールにまとめて送り、「通知済」の印を付ける

「通知済」の印を付けておくと、同じ項目を何度も通知しません。毎朝、自動で動かしても、メールが増えすぎません。

■ 準備するシートの形

最低限、次の4つの列があれば動きます。

・項目(例: 消防設備の点検)

・期限(日付)

・担当(例: Aさん)

・通知状況(最初は空にしておく)

■ 気をつけること

・メールの送信数には、Googleが決めた1日の上限があります

・個人情報や機密データを扱う場合は、ダミーデータで動作を確認してから使いましょう

・自分の大切なシートで試す前に、コピーを取っておくと安心です

■ 自分で作るのが難しいときは

このブログで説明した仕組みの、コピペで動くスクリプト(転記・期限通知の2本セット)を、ココナラのコンテンツで販売しています。ダミーデータのデモ付きで、貼り付けてすぐ試せます。

「自分のシートに合わせて作ってほしい」場合は、サービスとしてもお受けしています。まずは、いまの管理シートの列名だけでも、お気軽にご相談ください。

(この記事と、販売しているスクリプトは、生成AI(Claude)を活用して作成し、人が動作を確認しています。)