売上と入金が合わないとき、CSVで先に確認する５つのこと

売上の合計と銀行への入金額が違う。そんなとき、差額の行だけを探す前に、比較条件をそろえると原因を切り分けやすくなります。以下は説明用の架空データで、顧客の事例ではありません。

１　売上額と入金額を、そのまま比べない

売上10,000円、手数料300円、入金9,700円なら、10,000−300＝9,700で整合しています。「売上−入金＝300円」を、そのまま誤りと判定しないことが大切です。返金・調整額があるなら、どの列を足し引きするかも先に決めます。

２　同じ期間・締め単位かを確認する

11月の売上と11月の入金は、必ずしも同じ対象ではありません。月末の売上が翌月に入金されるなら、月だけで分けると片側にしかない行が出ます。注文IDなのか締めIDなのか、１行が何を表すかを確認し、未入金と時期のずれを区別します。

３　共通IDの重複を先に数える

売上側に締めID「A001」が２行、入金側に１行あるとき、最初の１行だけを取り出す照合では残りを見落とす場合があります。２行を合算してよいのか、二重登録なのかはデータだけでは決められません。重複を要確認一覧に分け、集約してよい条件を決めてから再照合します。

４　金額の型とIDの先頭ゼロを確認する

「1,000」「1000」「￥1,000」などの表記は、ルールを決めて数値化します。空欄は０円と同じ扱いにしません。また、ID「00123」と「123」を同じとみなすかは業務次第です。ExcelでCSVを開き直すと先頭ゼロが消えることがあるため、IDは文字列として扱い、元ファイルを残します。

５　合計だけでなく、件数と片側の行も見る

架空例として、A001が売上10,000円・手数料300円・入金9,700円なら一致。A002が売上5,000円・手数料150円・入金4,800円なら、想定入金4,850円との差は−50円です。A003が売上側にだけある場合は、直ちに入金漏れと断定せず、締め日や返金・取消の有無を確認します。差額のプラスとマイナスが相殺される場合もあるので、総額が合うだけでは全行一致とはいえません。

確認結果は、①対象件数、②一致件数、③金額差、④片側のみ、⑤重複・欠損・形式不備に分けると次の確認につながります。IDが重複する行や金額を読めない行は、無理に一致判定へ入れず別に残します。

翌月も同じ作業をするなら、「使用ファイル」「共通ID」「比較式」「締め期間」「例外の扱い」を１枚に記録しておくと、担当者が変わっても確認条件をそろえやすくなります。照合結果は指定条件との整合性であり、取引の実在や会計上の正しさを証明するものではありません。

PROJECT IBRAでは、この条件整理と差異一覧・翌月の確認手順をまとめるサービスを出品しています。相談時は実データを送らず、列名・行数・照合したい項目からお知らせください。

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