繰り返し作業の手順書を、そのまま自動化の設計図にする工夫

毎日の繰り返し作業を自動化したいと思ったとき、多くの人はまず「どのツールを使えばいいか」から探し始めます。でも、その前に手元にあるものを見直してみてください。その作業の手順書です。手順書は、すでに作業の流れを言葉にしたものです。少し手を加えるだけで、自動化の設計図として使えます。ここでは、手順書を設計図に変える工夫を紹介します。

■手順書を「判断」と「操作」に分ける

まず、手順書の1行1行を「判断」と「操作」に分けてみましょう。「操作」は、決まった手順をそのまま繰り返す作業です。たとえば「ファイルを所定のフォルダに保存する」「定型のメールを送る」などが当たります。一方「判断」は、その場で考えて決める作業です。「この金額なら承認が必要か」「この内容は誰に確認するか」といったものです。この分け方をすると、自動化の候補がはっきり見えてきます。

■自動化できるのは「操作」の部分

自動化に向いているのは、判断のいらない「操作」の部分です。操作の手順が手順書に細かく書かれていれば、それはそのまま自動化の仕様になります。たとえば「毎朝9時に前日の売上データを集計して表にする」という手順なら、「集計するデータの場所」「表の形」「保存先」が書かれていれば、自動化する人が迷わず作れます。逆に手順が「適当にまとめる」と曖昧だと、自動化の設計も曖昧になってしまいます。

■人の確認が残る部分も書き出しておく

自動化しても、人の判断が残る部分は必ずあります。その部分を手順書に書き出しておくことも大切です。「この金額を超えたら担当者に確認する」「例外のときは手作業に戻す」といった条件を決めておくと、自動化したあとに「どこまで機械に任せていいのか」が明確になります。すべてを自動化しようとせず、人が確認する場所を残す設計のほうが、現場では長く使われます。

■まとめ

繰り返し作業の手順書を自動化の設計図にする工夫は、「判断と操作に分ける」「操作の部分を仕様にする」「人の確認が残る部分も書き出す」の3つです。手順書がしっかりしていれば、自動化の相談をするときも「この手順書のこの部分を自動化したい」と具体的に伝えられます。まずは今ある手順書を読み返して、操作の部分に印をつけてみてください。

沼ラボでは、プロフィールの出品サービスで業務の自動化やスクリプト作成のご相談を受け付けています。手順書の見直しだけのご相談も歓迎です。