「ついでに2枚追加できますか？」への返信例 追加料金と納期を分けて伝える

資料の作成中に「もう2枚だけ追加できますか？」と頼まれたとき、すぐに「できます」と返してしまうと、追加分の料金や日程を相談するタイミングが曖昧になります。

今回は、すでに合意した作業と追加の希望を分けて伝える返信例を紹介します。文例の最後には、関連するWordテンプレートも案内しています。

※以下の案件、金額、日程はすべて架空です。実績や相場ではなく、末尾で紹介する500円のWord商品の販売条件でもありません。日付は架空の同一年、時刻は日本時間です。

■ まず当初の約束を確認する

この例では、次の条件で双方が合意し、必要な手続きも終えて作業を始めた設定です。

・対象：受領済みの説明資料8ページ

・作業：内容を変えず、レイアウトを調整

・納品物：PowerPointファイル1点とPDF1点

・料金：総額15,000円（税込）、追加費用なし

・日程：5月12日に初稿、5月16日に最終版

そこへ「別の内容を2ページ追加したいです。料金はそのままで、追加分も5月16日に受け取れますか？」という相談が届きました。

相手の希望が届いた段階で、まだ追加の条件に合意したわけではありません。まず、当初の範囲に含まれる依頼かを確認します。

この例では、元の8ページの誤記訂正ではなく、別内容の2ページを増やす希望です。当初の作業とは分けて、対応できる内容を見積もります。

■ 追加分を提案する返信例

以下は、追加する原稿と数値資料を受け取り、作業量を確認したうえで、5月13日に新しい条件を提案する設定です。依頼者はまだ了承していません。

追加2ページのご希望を確認しました。今回は、当初の8ページに別内容の2ページが加わるため、同じ料金・納期での対応は難しい状況です。

追加分について、次の条件でご相談できますか。

・作業内容：受領した原稿と数値資料を使い、追加2ページのレイアウトを調整

・含まない作業：新たな調査、原稿の作成

・納品物：当初の8ページと追加2ページをまとめたPowerPointファイル1点、PDF1点

・料金：追加3,000円（税込）、変更後の総額18,000円（税込）。ほかの追加費用はありません

・追加分の日程：5月18日に初稿、5月20日に最終版

・追加分の修正：レイアウトの調整を1回。ご希望は5月19日18時までにまとめてお知らせください

上記の日程は、5月15日18時までにご了承のお返事と必要な手続きの完了を確認できる場合の予定です。間に合わない場合は、着手前に日程を改めて相談します。

こちらの誤記や、合意した条件と異なる箇所は、ご希望による変更とは分けて確認・訂正します。

当初の8ページは、予定どおり5月16日の納品に向けて進めます。追加分は、上記の条件へのご了承のお返事をいただき、利用サービス上の必要な手続きが完了してから着手します。

追加せず、当初の8ページで進める場合も、その旨をお知らせください。

■ 金額だけでなく、元の作業がどうなるかを書く

この返信では、「追加3,000円」だけでなく、「変更後の総額18,000円」も書いています。相手が支払う予定の合計を確認できるようにするためです。

日程も分けています。当初の8ページは5月16日、追加分を含めた版は5月20日です。この架空例では当初分を予定どおり進められる設定ですが、実際に影響が出るなら、その作業と変更案を相談してください。

追加の相談を理由に、元の仕事を一方的に止めたり、相手の返事を待たずに増額分の作業を始めたりしない文面にしています。

■ 自分の案件で使うための5項目

次の項目をメモしてから返信すると、文面に移しやすくなります。

1．当初の約束に含まれる作業か、追加になる作業か

2．追加分の具体的な作業と納品物

3．追加料金と、変更後の総額

4．当初分と追加分、それぞれの日程への影響

5．相手に了承してもらう内容と、着手前に必要な手続き

金額や納期がまだ分からなければ、「資料を確認してから見積もる」と伝えます。決まっていない数字を、文例の空欄を埋めるためだけに置かないことが大切です。

また、自分の誤記を直す場合や、すでに合意した範囲内の修正を、この例と同じように追加作業として扱わないように確認してください。

■ 返信文をWordで手元に置きたい方へ

「依頼条件をそろえる返信文テンプレート｜Word・12場面」を、ココナラのコンテンツマーケットで500円で出品しています。

最初の相談、料金・納期・修正範囲の確認、着手後の追加依頼、納品時の連絡など、12場面の文例をまとめたWordファイル（.docx）です。依頼条件の整理シートと、架空案件の使用例も入っています。この記事と商品内の使用例は別の架空案件です。

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個別の返信作成代行や法律相談ではありません。利用環境・注意事項は商品説明をご確認ください。実際の合意内容と、利用サービスのルールに合わせて直して使ってください。