Excel・CSVの整理をご検討の方へ：重複を消す前の3つの確認

「同じ注文番号があるので、重複行をまとめて消したい」

その前に、何を1件と数える表なのかを確認しておくと、必要な明細を失うのを防げます。R3labのExcel・CSV整理サービスで大切にしている確認点を、架空の例で紹介します。

1．注文番号が同じでも、同じ明細とは限りません

たとえば、次の3行があるとします。

注文A001／商品X／数量1／金額1,200円

注文A001／商品Y／数量1／金額800円

注文A001／商品X／数量1／金額1,200円

注文番号だけで重複を消すと、別の商品Yまで消してしまう可能性があります。一方、1行目と3行目が同じ内容でも、本当に二重入力なのか、同じ商品を別明細で購入したのかは、この表だけでは確定できません。

明細番号や入力元を確認し、「注文番号＋明細番号」など、どの項目を組み合わせて判定するかを決めます。不明な行は先に「要確認」として分けます。

2．空欄を、すべてゼロに置き換えない

数量の空欄は「未入力」、数量0は「数量なし」など、意味が異なる場合があります。日付の空欄にも、入力漏れと日付未確定の両方が考えられます。

何を意味するのかを確認し、決めたルールに沿って扱います。表を埋めることより、意味を変えずに整理することを優先します。

3．整理前後の件数と金額を残す

元ファイルのコピーを保管し、集計対象・対象外・要確認の件数を分けます。削除・除外・修正を行った場合は、対象の行と理由も残します。

先ほどの例なら、元の合計は3,200円です。3行目が二重入力だと確認できた場合に限り、集計対象を2,000円にできます。「見た目が同じだから」という理由だけでは、1,200円を差し引きません。

ご相談の際に分かると助かること

・ファイル形式、シート数、行数、列数

・最後にどんな集計表が欲しいか

・重複や空欄をどう扱いたいか

・数行の匿名化した見本

氏名やメールアドレスなど、作業に不要な情報は除いてください。公開コメント欄に元データを貼る必要はありません。

R3labでは、元データを残したExcel・CSV整理と集計表作成を出品しています。基本範囲は1ファイル・1表・1,000行以内・10列以内、集計ルール1つ、修正1回です。AI・プログラムを使って制作・確認し、やり取りはココナラ内の文章で進めます。

まずはサービスページの「見積り・カスタマイズの相談」から、目的とデータの概要をお知らせください。見本を確認してから対応範囲と納期をご相談します。

Excel・CSVの整理と集計表を作成します

https://coconala.com/services/4445656

※本記事のデータは説明用の架空例です。顧客事例や受注実績を示すものではありません。本記事もAIを用いて作成しています。