スプレッドシートで2つの名簿を照合する前に決めたい5つのこと

申込一覧と登録名簿を、毎回目で見比べていませんか。

「登録済みのはずなのに見つからない」「同じ人が2行ある」「空欄を未登録と判定してしまう」。2つの表の照合は、関数を入れる前にルールを決めると整理しやすくなります。

今回は、Googleスプレッドシートで名簿を照合するときの確認事項を、架空データの動作見本に沿って紹介します。顧客案件の実績や時間削減の実測値ではありません。

1．何をもって「同じ」とするか

最初に決めるのは、両方の表に共通するIDです。会員番号や申込番号など、同じ対象に同じ値が付く項目を使います。

氏名だけで照合すると、同姓同名や全角スペースの有無などが混ざります。「名前が似ているから同一人物」と自動で決めず、IDがない場合は照合方法から検討します。

2．どちらの表に何がないのか

「申込一覧にはあるが、登録名簿にはない」と「登録名簿にはあるが、申込一覧にはない」は別の確認です。

たとえば参加申込の登録漏れを見たいなら、まず申込一覧の各IDが登録名簿に存在するかを調べます。両方向を確認したい場合は、その条件も決めておきます。

3．空欄と未登録を分ける

IDが空欄の行は、登録名簿に存在しないと断定できません。「ID未入力」として確認対象に分けます。

まだ何も入力していない予備行と、氏名などが入っているのにIDだけ抜けている行も区別します。予備行までエラー表示すると、本当に確認したい行が埋もれてしまいます。

4．重複は両方の表で確認する

申込側の重複と、登録側の重複は別々に確認します。登録側に同じIDが2件あると、検索で1件見つかっただけでは問題に気づけません。

また「重複2件」が、重複しているIDの種類数なのか、該当する行数なのかも合わせます。見本では該当する行数として表示しています。

5．IDの表記ルールを決める

先頭ゼロ、英字の大文字・小文字、前後の空白をどう扱うかを決めます。

たとえば「001」と「1」を同じ番号とみなすかは、業務によって違います。先頭ゼロが意味を持つIDは、入力・取り込みの時点から文字列として保持する設計が必要です。勝手に表記を直す前に、元データのルールを確認します。

動作見本で確認したこと

各10行の架空名簿を使い、未登録、申込側の重複、登録側の重複、ID未入力を表示するシートを作成しました。

Googleスプレッドシート上で、入力を変更すると結果と件数が変わること、登録名簿への追加が反映されること、入力を元に戻すと最初の結果へ戻ることを確認しています。

この見本では英字の大文字・小文字を区別せず、前後の空白は自動補正しません。氏名のあいまい一致は行っていません。実際の表では、対象行数と照合ルールを決めたうえで検査します。

相談前に整理するとよい3項目

・表1と表2にある列名と、おおよその行数

・同じ対象を判定する共通ID

・最終的に知りたいこと（未登録、重複、件数など）

この3つがあれば、「表の整理で済むか」「数式で対応するか」「別の仕組みが必要か」を検討しやすくなります。個人名や連絡先などの実データは、最初から送る必要はありません。列名と架空の数行で説明できます。

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出品ページの2枚目に、今回の動作見本を掲載しています。ご相談の際は「名簿照合の記事を見た」と、上の3項目をお知らせください。

https://coconala.com/services/4364835