大会の弁当注文｜追加・キャンセルで慌てないための3つの準備

こんにちは。kairipapaです。

ミニバス大会などの運営では、試合の準備だけでなく、お弁当の注文をまとめる作業もありますよね。

「Aチームから2個追加」

「Bチームは1個キャンセル」

「変更後の金額はいくら？」

変更のたびに注文表を書き直していると、どの数字が最新なのか分からなくなることもあります。

今回は、大会の弁当集計を進めやすくするために、事前に決めておきたい3つの準備をご紹介します。

■準備① 注文締切と変更・キャンセル締切を分けて決める

最初の注文を集める締切と、その後の変更を受け付ける締切を、分けて案内しておきましょう。

例えば、次のような形です。

・注文締切：開催日の7日前

・変更・キャンセル締切：開催日の3日前、正午まで

※日程は例です。実際には弁当業者と相談して決めてください。

「何日の何時までか」「締切後の変更はどうするか」まで共有しておくと、担当者も判断しやすくなります。

締切後は原則受付しない場合も、そのルールを事前に伝えておくことが大切です。

■準備② 当初の注文を残し、変更は別に記録する

変更を受けたとき、元の注文数をそのまま上書きしていませんか？

上書きだけでは、「最初に何個注文して、その後どう変わったか」を確認しにくくなります。

おすすめは、当初の注文表と変更履歴を分けて残す方法です。

変更履歴には、次の内容を記録します。

・受付日時

・団体名

・対象の商品

・追加かキャンセルか

・変更する数量

例えば、当初10個の注文に、追加2個、キャンセル1個があれば、最終注文数は11個です。

元の注文と変更の経緯を残しておけば、問い合わせを受けたときにも説明しやすくなります。

■準備③ 最終個数と請求額を、発注前に照合する

個数が変われば、請求額も変わります。

例えば、1個800円のお弁当を10個から8個へ変更した場合、弁当代は8,000円から6,400円になります。

最終確認では、次の3点を照合しましょう。

・団体ごとの最終注文数

・商品ごとの発注合計数

・団体ごとの最終請求額

そのうえで入金額や受渡状況を記録しておくと、当日の確認にも役立ちます。

業者へ発注した内容は、PDFなどで控えを残すのがおすすめです。後から変更があった場合も、どの時点の内容で発注したか確認できます。

■大会準備の手間を、少しでも減らすために

大切なのは、担当者が全部を覚えておくことではなく、後から確認できる形にしておくことだと思います。

私自身のミニバス大会の運営経験をもとに、団体別の注文・追加・キャンセル・発注数・請求額を整理できるExcelを制作しました。

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これからも、大会やイベントの準備に役立つ資料づくりの工夫を紹介していきます。