取引先ごとの単価で請求を間違える｜4つの決まり方と優先順位

先方の経理から電話が来る。「この品目は、950円のお約束でしたよね」。控えを開くと、標準の1,000円で請求していた。去年の交渉で個別に決めた単価を、請求の担当が知らなかったのだ。差額の扱いを先方とすり合わせて、訂正の請求書を出し直すことになる。

同じ月に、逆向きの間違いも見つかる。6月で終わったはずのキャンペーンの値引きが、9月の請求にまだ乗っていた。こちらは先方から何も言われないので、3か月そのまま続いていた。約束はどれも誰かが知っている。ただ、その置き場所が営業担当の頭の中と、Excelの別シートと、半年前のメールに分かれている。

単価が取引先ごとに違うこと自体は、商売としては普通のことだ。困るのは、単価がどう決まるのかが、誰でも読める形で残っていないことにある。決まり方を4つに分け、どれを優先するかを決め、約束に期間を持たせ、どの決まりで決まったかを明細に残す。順に見ていきます。

単価の決まり方は4つある

取引先ごとの単価と一口に言っても、中身は形の違う4種類が混ざっている。全部の取引先に共通の標準単価。取引先ごとに決めた掛け率で、標準単価に掛けて出すもの。取引先と品目の組み合わせで、金額そのものを約束した個別単価。そして、期間を区切った限定の価格だ。

形が違えば、持ち方も違う。掛け率は取引先ごとに1つの数字で済むが、個別単価は取引先と品目の組ごとに1行が要る。期間限定の価格は、始まりと終わりの日付が無ければ使えない。これを「特別単価」という1つの列にまとめてしまうと、その数字が率から出たのか、金額で約束したものなのかを、あとから区別できなくなる。

どれを優先するか、紙に書く

4つが重なる場面は珍しくない。標準単価1,000円の品目を、掛け率0.9のA社に売る。計算すれば900円だ。ところがこの品目だけは、以前の交渉で950円と個別に約束している。個別を優先する決まりなら950円、安いほうを採る決まりなら900円になる。どちらも筋は通る。

困るのは、どちらにするかが決まっていないことだ。優先の順番が書かれていないと、請求書を作った人によって単価が変わる。先月は950円、今月は900円という請求が同じ取引先に届けば、先方はどちらが正しいのかを聞いてくる。社内に答えられる人がいない。

順番は会社ごとに違ってよい。大事なのは紙に書いてあることで、期間限定の値引きを掛け率に重ねるのか、どちらか1つにするのかも、同じ紙に書いておく。決めるのは経営の判断で、仕組みの側はその紙のとおりに動かすだけです。

約束には終わりの日を持たせる

次は期間だ。4つの決まりには、どれも「いつからいつまで」を持たせる。とくに抜けやすいのが終わりの日で、始まりは記録に残っても、終わりは誰も書かない。終わったはずの値引きが何か月も請求に乗り続けるのは、たいていこの型だ。

期間限定の価格だけの話ではない。掛け率も個別単価も、1年ごとに見直す約束だったり、仕入れ値が変わったら見直すと口頭で伝えていたりする。終わりの日が無い約束は、誰も止めない。終わりが決まっていないなら、代わりに見直す日を入れておき、その日が来たら続けるか変えるかを決める。

期間に入っているかどうかを、注文の日で見るのか、納品の日で見るのかも決めておきたい。キャンペーンの最終日に受けて翌月に納めた注文は、どちらで見るかで値引きが付いたり付かなかったりする。先方に案内した文面と同じ基準にそろえておくと、揉めにくい。

その単価は、どの約束から来たのか

もう1つは、請求の明細に単価だけでなく、その単価がどの決まりで決まったかを残すことだ。標準か、掛け率か、個別か、期間限定か。そして、どの約束の行から来たのか。この2つが明細に付いていれば、先方から根拠を聞かれたとき、その場で答えられる。

この単価は、いつのお約束で決まったものですか

答えは一文で済む。「4月にご合意いただいた掛け率0.9で、標準の1,000円から900円です」。この一文が出せないと、担当者のメールを遡り、過去の請求書を並べて、根拠を探すことになる。後から説明できない金額は、それだけで揉める。

手で直した印は、とくに効いてくる。決まりに無い単価をその場の判断で打つことは、現実には起きる。それ自体は止めなくていい。ただ、印と理由が残っていないと、一度きりの例外が、翌月から当たり前の単価として引き継がれていく。

値決めを変えられるのは誰か

決まりを作っても、それを変える人が決まっていなければ、いずれ崩れる。営業が商談の場で「今回はこの値段で」と約束し、請求の担当は翌月の電話でそれを知る。こうした約束が積み重なって、最初の混乱に戻っていく。

決めておくのは3つでいい。約束を作ったり変えたりできるのは誰か。それを承認するのは誰か。そして、承認されて一覧に載った約束だけを請求に使うこと。商談の場で口頭で決めた単価も、一覧に載るまでは請求書に出てこない。この順番を社内で合意しておくと、営業の側も約束を書き残すようになる。

例外を1か所に集めるところから

仕組みを考える前に、いま標準単価以外で請求している取引先を、一度すべて洗い出してください。取引先、品目、決まり方、率か金額、始まりの日、終わりの日、決めた人。営業担当ごとに聞いて、1枚の表に集める。最初はExcelで構わない。

集めると、たいてい意外なものが出てくる。終わったはずの値引き、誰も経緯を覚えていない個別単価、同じ取引先に食い違う2つの約束。これを1件ずつ片づけるだけで、請求のたびに迷う取引先は減る。説明のつかない例外が残ったら、それが最初に決めるべき約束だ。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、ココナラではExcelや紙で回している業務を、月額0円の買い切りWebアプリにする仕事を請けている。単価の決まりがまだ営業担当の頭の中にある段階でも、取引先名を伏せて例外を書き出した表が1枚あれば、優先の順番と画面の形を一緒に整理できます。ココナラのメッセージからご相談ください。