AIと社内情報管理ガイド：⑤ 社内資料の検索キーワードを作るには？

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

はじめに

社内で必要な資料を探しているのに、なかなか見つからないことはありませんか。

保存した場所は分かっているのに、どんな言葉で検索すれば出てくるのか分からず、結局は作成した人に聞いてしまう。

そんな小さな手間が毎日の仕事の中で重なると、思っている以上に時間を使ってしまいます。

資料の名前をきれいにそろえれば解決しそうですが、それだけでは十分ではありません。

作った人が付けた名前と、探す人が思い浮かべる言葉は、必ずしも一致しないからです。

そこで役立つのが、資料の内容と利用する人の言葉を結び付ける検索キーワードです。

今回は、社内資料を探しやすくするために、検索キーワードをどのように決め、AIをどこで使い、どのように見直せばよいのかを順番に整理します。

難しい仕組みを導入する前に、今ある資料から始められる考え方を押さえていきましょう。

調べる時間が数分でも、同じ資料を何人も探していれば手間は積み重なります。

しかも、見つからないまま古い資料を使ってしまうと、あとから内容を確認し直す必要が出るかもしれません。

検索の仕組みを整えることは、単に時間を節約するだけでなく、情報を安心して利用するための下準備にもなります。

社内資料が見つからなくなるのはなぜ？

検索キーワードを考える前に、資料が見つからない理由を知っておくことが大切です。

原因を確認せずにキーワードを増やすと、検索結果ばかり増えて、かえって探しにくくなることもあります。

資料名と検索する言葉が違っている

資料を作成した担当者には分かりやすい名前でも、別の部署の人には内容が想像しにくいことがあります。

さらに、資料名には正式名称を使っていても、日常の会話では短い呼び方が定着していることもあります。

そのため、正しい場所に保存されているのに、思い付いた言葉で検索しても見つからない状況が生まれます。

とはいえ、すべての資料名を変更するのが正解とは限りません。

過去の資料を参照している業務では、名前を急に変えると混乱する場合もあります。

**大切なのは資料名を統一することだけでなく、利用する人がどんな言葉で探すかを確認することです。

私がこうした整理を考えるときにも、最初は「名前をそろえれば探せるはず」と考えてしまいがちです。

ところが、資料を知らない人の立場に置き換えると、正式名称そのものが分からないことに気づきます。

保存した人が間違っているわけでも、探す人が不注意なわけでもありません。

両者が使う言葉のずれを埋める工夫が必要なのです。

探す人によって手がかりが違う

同じ資料を探す場合でも、業務名から探す人、担当部署から探す人、目的から探す人がいます。

資料の正式名称を覚えている人だけを前提にすると、使いやすい検索にはなりません。

検索が苦手だと感じている人ほど、資料の名前が分からないまま探していることもあります。

ここで見落としやすいのは、整理する側が「これなら分かるはず」と考えてしまうことです。

見た目のそろった資料一覧ができても、利用者が求める言葉で見つけられなければ、十分に役立っているとはいえません。

**保存する側と探す側では視点が違うと理解するところから、検索の改善が始まります。

この違いを調べるには、日頃の問い合わせや「どこにある？」と聞かれた場面を振り返る方法があります。

質問に使われていた言葉は、実際の検索に近い手がかりです。

ただし、一度だけ聞かれた特殊な言い方まで採用すると管理が煩雑になります。

繰り返し使われる言葉を優先し、必要に応じて見直せる状態にしておくと無理がありません。

検索キーワードを決める前に整理したいこと

AIに頼む前に、資料について最低限の情報をそろえます。

最初に整理する内容が曖昧だと、AIが提案する言葉も広がりすぎてしまうためです。

資料の内容と使い道を確認する

まず、その資料は何を説明するものなのか、どの業務で使うのか、主に誰が利用するのかを確認します。

資料全体の内容が分かると、中心となる言葉と補助的な言葉を区別しやすくなります。

タイトルだけを見て決めるのではなく、目次や概要にも目を通すことが大切です。

ただし、キーワードをたくさん付ければ便利になるわけではありません。

関係の薄い言葉まで登録すると、検索結果に不要な資料が混ざりやすくなります。

**内容との関係が明確な言葉を優先することを基本にして、最初は必要な範囲から始めましょう。

資料の種類を意識することも役立ちます。

手順を確かめる資料なのか、方針を理解する資料なのかによって、探すときに思い浮かぶ言葉は変わります。

また、古い版と新しい版が並んでいる場合には、キーワードだけで最新版を判断させない工夫も必要です。

更新日や版数など、別の管理情報と組み合わせて考えましょう。

社内で実際に使われている呼び方を集める

次に、担当者や利用者が日頃使っている言葉を確かめます。

正式名称だけでなく、略称や似た意味の言葉、部署ごとの呼び方が分かると、検索の入り口を増やせます。

一方で、同じ略称が別の意味でも使われている場合は注意が必要です。

担当者だけで決めると、普段その資料を使わない人の感覚が抜けてしまうことがあります。

利用する社員に「どんな言葉で探したか」を聞くだけでも、思い込みに気づくきっかけになります。

すべての社員に聞く必要はありませんが、部署や経験年数の異なる人の意見を取り入れると、偏りを減らしやすくなります。

特に気を付けたいのは、同じ言葉でも部署が違うと意味が変わる場合です。

そのまま共通のキーワードとして扱うと、関係のない資料が混ざるかもしれません。

業務分野や担当部署の情報を一緒に確認できると、探す人も判断しやすくなります。

聞き取りの結果は一度に完璧にまとめなくても構いません。

まずはよく使う資料から始めることが現実的です。

AIで検索キーワードの候補を整理する

資料の内容や利用者の言葉が集まったら、AIを補助役として使います。

AIに最終決定を任せるのではなく、人が選ぶための候補をまとめてもらうと、作業が進めやすくなります。

資料の概要から関連する言葉を洗い出す

AIは、資料の概要から中心となるテーマを読み取り、関係する言葉を整理する作業を手伝えます。

担当者が最初からすべての候補を考えるより、抜けていた視点に気づきやすくなるのが利点です。

また、意味の近い言葉をまとめて確認する用途にも向いています。

ただし、AIが出した候補には、実際には資料に書かれていない内容や、社内では使わない言い回しが混ざる場合があります。

便利そうに見える言葉でも、資料の内容との一致を必ず確認しましょう。

**AIは候補の整理、人は採用の判断という役割分担にしておくと安心です。

AIへ渡す情報が少なすぎると、当たり障りのない言葉しか出ないこともあります。

反対に、社内事情を知らないAIに細かな判断まで求めると、もっともらしい候補が増えるだけになりかねません。

資料の目的や利用場面を、人が確認できる範囲で簡潔に整理することが効果的です。

候補を見比べる段階では、意味が重なるものを束ねておくと確認の負担を減らせます。

機密情報を守りながら確認する

社内資料をAIに渡すときは、情報の取り扱いを先に確認します。

個人情報や取引先との契約内容、公開していない計画などが含まれる場合、会社が許可していない外部サービスへそのまま入力してはいけません。

利用できるAIツールや入力可能な情報の範囲は、社内ルールに従う必要があります。

必要に応じて、社内で承認された環境を使ったり、機密部分を除いた概要だけを整理したりする方法を検討します。

ただし、情報を一部省けば必ず安全になるわけではありません。

扱う資料の性質に応じて担当部署へ確認し、無理にAIへ入力しない判断も大切です。

ここは、作業を急ぐほど見落としやすい部分です。

便利だからという理由で資料を丸ごと入力する前に、会社で認められている方法かどうかを確かめましょう。

外部のAIを使わなくても、資料の見出しや公開可能な説明文を人が整理するだけで、検索キーワードの検討は進められます。

安全に扱える範囲が分からないときは、いったん作業を止めて確認する方が確実です。

検索キーワードを社内で使える形にする

候補がまとまったら、実際に検索に使えるようにします。

ここで重要なのは、使用している資料管理システムに合わせて運用することです。

共通の付け方を決めて登録する

キーワードの付け方が担当者ごとに違うと、同じ意味の言葉が増えたり、表記がばらばらになったりします。

そのため、基本となる名称や略称の扱い方について、少数の共通ルールを決めておくと便利です。

しかし、最初から細かな禁止事項を並べると、登録すること自体が負担になります。

なお、キーワードを登録する専用欄があるかどうかはシステムによって異なります。

管理台帳へ記録することはできても、その情報が検索対象になるとは限りません。

**「記録した」ことと「検索できる」ことは別なので、実際の機能を確認してから運用を決めましょう。

登録後に誰が直せるのかも、簡単に決めておくと安心です。

担当が曖昧なままだと、使われなくなった言葉が残り、検索結果に影響することがあります。

ただし、承認手順を増やしすぎると更新が遅れてしまいます。

管理する資料の重要性や人数に合わせて、無理のない確認方法を選びましょう。

検索して確かめ、必要に応じて見直す

登録したあとは、社員がよく使う言葉で検索して、目的の資料が見つかるか確かめます。

結果が多すぎるときは関係の薄い言葉を見直し、見つからないときは別の呼び方が必要かを考えます。

利用者から「探しづらかった」という声があれば、失敗として片付けず、改善の手がかりにできます。

ただし、検索できない原因がキーワードにあるとは限りません。

保存場所、閲覧権限、検索対象の設定などが影響している可能性もあります。

キーワードだけを何度も変更する前に、どこで問題が起きているのかを切り分けることが大切です。

最初から完璧を目指さず、よく使う資料から少しずつ見直す方が続けやすくなります。

確認する際は、資料をよく知る担当者だけでなく、普段あまり触らない人にも探してもらうと違う課題が見つかります。

検索した言葉、見つかったかどうか、迷った理由を簡単に残しておけば、次の改善につながります。

ただし、検索履歴の扱いには社内のプライバシーや情報管理のルールを守る必要があります。

人を評価するためではなく、検索方法を改善するための確認にとどめることが大切です。

まとめ

社内資料の検索キーワードを作るときは、資料の名前だけでなく、社員がどんな言葉で探しているかを知ることが出発点です。

作成者にとって分かりやすい名前が、利用者にとっても分かりやすいとは限りません。

だからこそ、内容と使い道を確認し、実際に使われる言葉を集めることが大切になります。

AIを使えば、関連する言葉の洗い出しや候補の整理を進めやすくなります。

しかし、AIが提案した言葉をそのまま採用すると、資料と合わない言葉が混ざったり、社内独自の呼び方を見落としたりする可能性があります。

**AIが整理し、人が確認するという流れを基本にして、情報の取り扱いにも気を配りましょう。

さらに、キーワードは増やせば増やすほどよいわけではありません。

検索結果が多くなりすぎると、目的の資料を選ぶ時間が増えてしまいます。

登録方法について共通ルールを設けながら、実際に検索できる仕組みなのかを確認することも欠かせません。

最初はよく使う資料から始めて、検索結果や社員の声を参考に少しずつ調整していけば十分です。

**必要な人が、必要なときに、必要な資料へたどり着けることが、社内情報管理の本来の目的です。

管理を整えること自体が目的にならないよう、使いやすさを確かめながら続けていきましょう。

振り返ると、キーワード作りは難しい専門技術よりも、日々の仕事で使われる言葉を丁寧に拾うことが中心になります。

名前を整えたのに探せないという違和感があれば、登録した側の目線だけになっていないかを見直すきっかけにできます。

資料を使う人の声が加わることで、机上の整理では気づけなかった問題が見えてきます。

※⭐をつけてくれると励みになります。

↓ AI初心者の方向けに相談も受けています。

詳しくはこちらへ。