AI担当者の仕事：⑤ AIツールを選ぶときの注意点

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

AIツール選びは「一番すごいもの」を探す仕事ではない

AI担当者としてツール選びを任されると、最初は「どのAIが一番性能が高いのだろう」と考えやすくなります。

私も最初は、名前をよく聞くサービスや機能が多いサービスなら、大きく外すことはないだろうと思っていました。

しかし、実際に比較してみると、そこで少し違和感が出てきました。

高機能なAIでも、会社の仕事に合っていなければ、導入したあとにほとんど使われないことがあるからです。

反対に、機能が少しシンプルでも、普段の仕事に無理なく入れられるAIなら、自然に利用が広がることがあります。

**AI担当者が覚えておきたいのは、「一番すごいAI」ではなく「自社で使いやすいAI」を探すことです。**

そのため、ツールを比較するときは、性能だけを見るのではなく、誰が、何の仕事で、どのくらい使うのかまで考える必要があります。

最初に「何に使うのか」を決めておく

AIツールを探し始める前に、まず利用目的を整理します。

文章作成を楽にしたいのか、社内資料をまとめたいのか、問い合わせ対応を補助したいのかによって、必要な機能は変わります。

ここを決めずに探し始めると、便利そうな機能を見るたびに「あれも必要かもしれない」「これも使えそう」と迷いやすくなります。

私自身も、機能一覧を先に見てしまうと、いつの間にか最初の目的から離れてしまうことがありました。

そこで、「このAIで何の作業を少し楽にしたいのか」を短い言葉で整理してから比較するようにすると、かなり判断しやすくなります。

たとえば「文章作成に使う」だけでは広すぎます。

社内メールのたたき台なのか、議事録の整理なのか、説明文の言い換えなのかまで考えると、必要な機能が見えやすくなります。

最初から完璧に決める必要はありません。

ただし、「この作業を少し楽にしたい」という基準が一つあるだけでも、比較中に目的を見失いにくくなります。

**初心者が覚えるポイントは、ツール探しより先に利用目的を決めることです。**

機能の多さだけでAIツールを選ばない

AIツールを比較していると、どうしても機能の多いサービスが魅力的に見えます。

文章作成、画像生成、ファイル分析、検索、データ整理など、できることがたくさん並んでいると、「これなら何でもできそう」と感じます。

もちろん、機能が豊富であること自体は悪いことではありません。

ただし、会社で実際に使う機能が2つか3つしかないのであれば、使わない機能のために料金や操作の複雑さが増えてしまう可能性もあります。

私は、比較表を作ることに集中しすぎると、項目ばかり増えて「結局、何を基準に選ぶのか」が分かりにくくなることがありました。

この違和感に気付いてからは、「できる機能」と「実際に使う機能」を分けて見るようにしています。

便利そうでも利用予定がない機能は、一度横に置いて考えるだけで、判断がかなり楽になります。

**機能数ではなく、実際に使う機能が十分にそろっているかを見ることが大切です。**

社員が迷わず使えるかも確認する

AI担当者本人が使えるからといって、社員全員が同じように使えるとは限りません。

特にAIに慣れていない人の場合、設定項目や画面が複雑だと、それだけで使うことをためらってしまう場合があります。

私も便利そうなサービスを見つけたとき、「これなら仕事がかなり楽になりそう」と思ったものの、実際の利用場面を想像すると、最初の設定で迷う人が多そうだと気付いたことがあります。

さらに、毎日AIを触っている人には簡単でも、初めて使う社員には難しく見えることがあります。

ログイン方法、入力場所、回答の見方、保存方法など、最初の数分でつまずく場所は意外と多くあります。

私は「これくらいなら説明しなくても分かるだろう」と思ったところほど、あとから質問が集まりやすいと感じました。

そのため、担当者だけで判断せず、できれば実際に利用する人にも一度触ってもらうことが大切です。

**使いやすさは、担当者の感覚だけではなく、実際の利用者の反応で確認することが重要です。**

料金は月額だけを見ない

AIツールを比較するときに分かりやすい数字が料金です。

ただし、表示されている月額料金だけで判断すると、導入後に想定より費用が増えることがあります。

たとえば、一人あたりの料金なのか、会社全体で利用できる料金なのかによって、必要な予算は大きく変わります。

また、無料プランでは使える機能や利用回数に制限があり、実際の業務では有料プランが必要になる場合もあります。

一方で、高いプランだから必ず会社に向いているとも限りません。

利用人数が少なく、用途も限定されているのであれば、最初から大きな契約をする必要がないケースもあります。

さらに、今は少人数でも、利用が広がれば契約数が増えることがあります。

そのため、少人数で使う場合と、部署単位や全社で使う場合の費用を分けて考えておくと安心です。

**料金は「今いくらか」だけではなく、「利用が増えたらどうなるか」まで見ておくことが大切です。**

導入後にかかる手間も考える

費用というと、お金だけを考えがちです。

しかし、AI担当者の作業時間も見落とせません。

アカウント管理、社員からの質問対応、利用ルールの説明、設定変更などに時間がかかるツールでは、見えにくい運用コストが発生します。

導入直後には、「どこに入力すればいいのか」「この情報を入れて大丈夫なのか」「回答はそのまま使っていいのか」といった質問が集中することもあります。

ツール自体の料金が安くても、毎回担当者がサポートしなければ使えない状態では、長く運用するほど負担が大きくなります。

反対に、多少料金が高くても、ヘルプが分かりやすく、利用者自身で解決しやすい仕組みがあるなら、結果的に負担を抑えられることもあります。

**結論として、料金は「月額いくらか」だけではなく、「導入後にどれくらい手間がかかるか」まで含めて考える必要があります。**

安全性と社内ルールに合うかを確認する

仕事でAIを使う場合、使いやすさと同じくらい確認しておきたいのが安全性です。

会社の文章や資料をAIへ入力する可能性があるなら、入力した情報がどのように扱われるのかを確認しなければなりません。

ただし、安全性については専門用語も多く、初心者には分かりにくい部分があります。

そのため、AI担当者だけで判断できない内容については、情報システム担当者やセキュリティ担当者などに確認する方法もあります。

私も最初は「AI担当者なら自分で全部分からなければいけない」と考えがちでした。

しかし、無理に一人で判断すると、かえって大切な部分を見落とす可能性があります。

**分からない安全面を無理に自己判断しないことも、AI担当者の大切な仕事です。**

有名なサービスだから安全だろう、会社向けプランだから何でも入力してよいだろう、と決めつけないことが大切です。

「入力してはいけない情報」も考えておく

安全なAIツールを選んだからといって、どの情報でも自由に入力してよいわけではありません。

会社によっては、顧客情報、個人情報、契約内容、社外秘資料など、AIへの入力を避けるべき情報があります。

そのため、ツールを選ぶ作業と社内ルールを作る作業は、完全に別々ではありません。

「このAIなら何を入力してよいのか」「何は入力しないのか」を合わせて整理すると、社員も安心して使いやすくなります。

一方で、ルールを細かくしすぎると、今度は社員が覚えられなくなることがあります。

「気を付けて使ってください」だけでは足りませんが、禁止事項を大量に並べても現場では使いにくくなります。

そのため、特に重要な項目から分かりやすく整理していく工夫が必要です。

**初心者ほど、「安全なツールを選べば終わり」ではなく、「安全な使い方まで考える」と覚えておくと分かりやすいです。**

いきなり全社導入せず小さく試してみる

比較表だけでは、本当に会社に合うAIなのか分からないことがあります。

実際に使ってみると、「思ったより操作が簡単だった」「欲しかった機能が使いにくかった」など、資料を読んでいるだけでは分からなかったことが見えてきます。

私も、説明を読んだ段階では便利そうだと思ったのに、実際の作業に当てはめると手順が増えてしまい、「これなら今までの方法のほうが早いのでは」と感じたことがあります。

こうした違和感は、失敗ではありません。

むしろ、本格導入する前に気付けたことに意味があります。

小さく試す期間は、単なるお試しではなく、本格導入したあとに困りそうな点を先に見つけるための確認期間でもあります。

回答の質は良くても、毎回入力に時間がかかるのであれば、思ったほど業務短縮につながらない場合があります。

逆に、最初は期待していなかった作業で便利さが見つかることもあります。

**試験導入では「使えたか」だけでなく、「仕事が本当に楽になったか」を見ることが大切です。**

 少人数で使って意見を集める

可能であれば、最初から全社員へ広げるのではなく、少人数で試してみる方法があります。

実際に仕事で使ってもらうと、AI担当者だけでは気付かなかった問題が見つかります。

たとえば、操作が分かりにくい、回答を確認するのに時間がかかる、今の業務手順と合わないなど、現場だから分かることがあります。

一方で、「思ったより簡単だった」「この作業なら毎日使いたい」という意見が出ることもあります。

ここで大切なのは、良い感想だけを集めないことです。

「使いにくかったところ」「迷ったところ」「使わなくなりそうな理由」も聞くと、導入後の問題を見つけやすくなります。

私も、良い意見ばかりを見ると安心してしまいますが、実際には小さな不満の中に改善のヒントがあると感じています。

全員の意見をすべて採用する必要はありません。

ただし、同じところで何人も迷っているなら、ツール選びや説明方法を見直す材料になります。

**現場の不満は否定せず、導入前に問題を見つけるための情報として扱うことが大切です。**

まとめ

AI担当者がAIツールを選ぶときは、「一番高性能なもの」を探すことが目的ではありません。

大切なのは、自社の仕事に合っていて、実際に使う社員が無理なく続けられるかどうかです。

そのため、最初に利用目的を決め、必要な機能、使いやすさ、料金、安全性、運用負担を順番に確認していきます。

私自身、最初は機能数や知名度を見れば判断できると思っていました。

しかし、調べるほど、ツールそのものより「どんな仕事で、誰が、どう使うのか」のほうが重要だと感じるようになりました。

便利な機能が多くても、社員が使い方に迷えば定着しません。

反対に、機能がシンプルでも、普段の仕事に自然に入れられるなら、十分に役立つ場合があります。

また、料金についても月額だけを見るのではなく、利用人数が増えた場合や、導入後の問い合わせ対応まで考える必要があります。

安全性については、AI担当者一人で判断せず、必要なら社内の専門担当者へ確認することも大切です。

そして、本格導入する前には、できるだけ少人数で試してみます。

実際に使うことで、比較表では見えなかった使いにくさや、逆に思っていなかった便利な使い方が見つかることがあります。

**AIツール選びで初心者が覚えておきたいのは、「有名だから」「高機能だから」で決めないことです。**

会社によって仕事内容、予算、扱う情報、社員のAI経験は違います。

そのため、すべての会社に共通する一つの正解があるわけではありません。

**結論として、AI担当者は「すごいAI」を選ぶのではなく、「自社で安全に、無理なく、続けて使えるAI」を選ぶことが大切です。**

最初から完璧な答えを出そうとせず、小さく試し、現場の声を聞き、必要なら見直す。

この進め方なら、AIツール選びで大きく失敗する可能性を減らしやすくなります。

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