AI担当者の仕事：④ 現場から意見を聞く方法

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

## はじめに

AIを社内で使い始めると、担当者のところに「便利だった」という声も「ここは使いにくい」という声も届きます。

ただ、声を待っているだけでは、忙しい人ほど困りごとを伝えられないまま仕事を続けてしまいます。

そこでAI担当者は、現場の人が普段どんな作業をして、どこで立ち止まっているのかを聞きに行くことが大切です。

とはいえ、聞いたことをすぐ改善案に変えようとすると、相手が話したかったことからずれてしまう場合もあります。

まずはその人の仕事を理解するつもりで話を聞き、後からAIが役立つ余地を考えていきます。

**現場の意見を聞く目的は、AIを使ってもらうこと自体ではなく、仕事の困りごとを見つけることです。

 意見は「使いたい人」以外からも集める

AIをよく使う人だけに聞くと、便利な使い方は集まります。

しかし、使っていない人の話を聞くと、何から始めればよいか分からない、確認の手間が増えそう、といった別の困りごとが見えてきます。

そのため、利用頻度や職種の違う人にも少しずつ声をかけると、現場の様子をつかみやすくなります。

また、同じ部署でも新人と経験の長い人では、困る場面が違うことがあります。

立場による違いを意識して聞くと、一人の意見を部署全体の意見だと思い込まずに済みます。

声をかける人がいつも同じになっていないか、ときどき振り返るのもよいと思います。

話しやすい人だけの意見で決めないことが、現場全体を見渡す小さな工夫になります。

聞く前に、仕事の流れを知る

AIの話から始めず、普段の作業を聞く

最初から「AIで改善したい仕事はありますか」と聞かれても、答えに困る人はいるものです。

そこで、日々繰り返している作業、時間がかかる場面、確認が必要になる場面を順に聞いてみます。

すると、資料を探す時間や文章を整える負担など、本人も当たり前だと思っていた手間に気づけることがあります。

ただ、その手間のすべてをAIで解決できるわけではありません。

作業の順番や社内の決まりが原因なら、手順の見直しのほうが先に必要な場合もあります。

忙しい時間を避けて、短く声をかける

意見を聞きたい気持ちが強いと、つい質問を増やしてしまいます。

けれども、締め切り前の人に長い聞き取りをお願いすると、それ自体が負担になります。

まずは話せる時間を確かめ、短い会話で一つの作業を具体的に聞くほうが、落ち着いた意見をもらいやすくなります。

話し足りないことがありそうなら、後日あらためて聞けるようにしておきます。

その場で全部を聞き出そうとしないことも、相手の仕事を尊重する工夫です。

聞いた内容をその場で短く言い直し、理解が合っているか確かめると、後のすれ違いも減らせます。

意見を聞くときに気をつけたいこと

良い話も、不安な話も途中で決めつけない

「AIは間違えるから心配」という声には、出力の正確さを確認する時間が取れない、という事情が隠れているかもしれません。

反対に「とても便利」という声にも、特定の作業だけでうまくいっている場合があります。

どちらもすぐに正誤を決めず、どの作業で、何が起きたのかを聞くと、次に考える材料になります。

「便利だった」で話を終えず、どこまで人が確かめたのかも聞いておくと、ほかの人へ紹介するときに無理がありません。

使わない理由を責めない

AIを使っていない人に理由を聞くときは、言い方に気をつけたいところです。

「なぜ使わないのですか」では、責められているように聞こえることがあるからです。

まず仕事の進め方を聞き、必要ならAIが合いそうな場面を一緒に考えるくらいが、話しやすい距離だと感じます。

よかれと思って提案を急ぎたくなりますが、そこで一呼吸置くと、相手の事情を聞ききれていないことに気づく場合があります。

少し間を置いてから「その作業のどこが大変ですか」と聞くほうが、話が深まります。

困りごとが言葉にならないときは、無理に答えを求めず、後から思い出したら教えてもらえるようにしておきます。

**使わないという意見も、導入の進め方を見直すための大切な情報です。

集めた意見をどう整理するか

困りごとと希望を分けて記録する

「議事録をAIで作りたい」という希望が出たときは、その背景も確かめます。

発言を聞きながら記録するのが大変なのか、会議後の確認に時間がかかるのかで、必要な対応は変わります。

そこで、現在の作業、困っている点、本人が望む状態を分けて残しておくと、後から話を取り違えにくくなります。

その際は、聞いた事実と担当者自身の推測も分けておきます。

「時間がかかる」という声から勝手に「AIで全部自動化したい」と受け取らないためです。

似た意見と異なる意見を両方残す

同じ声が複数の部署から出ていれば、共通の困りごとかもしれません。

一方で、少数の意見でも、特定の担当者だけが扱う情報や作業に関係していれば見過ごせません。

数の多さだけで順位を決めず、作業への影響、確認にかかる時間、情報の扱い方も合わせて整理します。

ただし、個人名や相談内容を広く共有する必要はありません。

意見をまとめて伝えるときは、話した人が安心できる範囲で内容を扱いましょう。

また、すぐ直せる小さな不便と、関係者の確認が必要な課題を分けると、次に動きやすくなります。

聞いた後は、小さく返していく

できることと、まだ難しいことを伝える

せっかく意見を出しても、その後が見えないと「聞かれただけだった」と感じるかもしれません。

そのため、試すこと、確認が必要なこと、今は対応が難しいことを分けて伝えます。

すぐに実現できない場合も理由を短く添えると、次の意見を出しやすくなります。

返事を急いで安易に約束せず、確認する人や次に伝えられる時期を明らかにすることも大切です。

試した結果をもう一度聞く

作業の一部でAIを試したら、最初に話してくれた人へ使い心地を確認します。

時間が減ったとしても、確認作業が増えたり、文章を直す負担が残ったりすることがあります。

そこで、良かった点と続けにくい点を聞き直し、必要なら手順や対象の作業を調整します。

うまくいかなかった試みも、現場に合わない条件が分かったという意味では前進です。

その声を次の小さな試行につなげれば、同じ負担を何度もかけずに済みます。

以前より楽になった作業と、かえって面倒になった作業を並べて確かめると、続けるかどうかを落ち着いて考えられます。

まとめ

現場の意見を聞くときは、AIの利用を勧める前に、普段の仕事を知るところから始めます。

そして、使っている人と使っていない人の両方に耳を傾け、便利さだけでなく不安や手間も記録します。

集めた声は困りごとと希望に分け、小さく試した結果を現場に返していくと、次の改善につながります。

ただし、声の大きさだけで優先順位を決めず、仕事への影響や情報の扱いも確かめておきたいところです。

できなかったことまで正直に伝える姿勢があれば、相談しやすい関係も少しずつ育ちます。

**初心者が覚えるポイントは、聞く、整理する、試す、もう一度聞く、という流れを続けることです。

一度の聞き取りで答えを出そうとせず、現場の人と一緒に確かめながら進めていきましょう。

「使わない」という声も、今の仕事には合っていないのか、使い方が分からないのかを聞けば、次の判断が変わります。

そして、答えがすぐ出ないときも、聞いた内容とその後の経過を伝えることが、次に話してもらえるきっかけになります。