AI活用事例：④ 議事録作成でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

議事録作成は「書く前の整理」に時間がかかる

会議が終わったあと、メモを見ながら議事録を作ろうとして手が止まることがあります。

話した内容は残っているのに、どこが重要だったのか、何が決まったのか、誰が担当するのかを整理し直す必要があるからです。

特に話題が途中で変わった会議では、同じ内容が何度も出てきたり、最初に出た案が最後には変わっていたりします。

そのため、会話の順番をそのまま文章にするだけでは、読みやすい議事録にならないことがあります。

そこでAIを使うと、メモや文字起こしを整理し、内容ごとに分ける作業を手伝ってもらえます。

全部を任せるというより、最初の整理をAIに手伝ってもらうイメージです。

**重要な一文：議事録作成でAIを使う目的は、完成品を自動で作ることではなく、人が確認しやすい状態まで整理してもらうことです。**

文章を書くより、内容を分ける作業が大変

議事録では、文章をきれいに書くことよりも、会議内容を正しく仕分けることが大切です。

決定事項、検討中の内容、担当者、期限、次回へ持ち越す内容などを分けていきます。

ここが曖昧なままだと、文章だけ整っていても仕事では使いにくくなります。

反対に、必要な情報が分かれていれば、多少文章が短くても内容を確認しやすくなります。

最初から完璧な文章を作ろうとすると、かえって手が止まりやすくなります。

まずは「何が決まったのか」を見つけるところから始めるだけでも、議事録作成は進めやすくなります。

**初心者が覚えるポイント：最初から完成した議事録を求めず、まず整理役としてAIを使うと失敗を減らせます。**

AIに渡す前に会議内容を少し整理する

AIに文字起こしをそのまま渡せば、必ず分かりやすい議事録になるわけではありません。

元の情報に雑談や言い直しが多いと、それらまで丁寧に拾われてしまうことがあります。

そのため、AIに渡す前に、会議名、日時、参加者、議題などを分かる範囲で整理しておくと使いやすくなります。

また、明らかな雑談や不要な部分があれば、少し減らしておくだけでも確認しやすくなります。

情報を入れすぎると、あとで直す量が増えることもある

AIを使い始めたときに起こりやすい失敗の一つが、「全部入れれば全部うまく整理してくれる」と考えてしまうことです。

しかし、情報量が多すぎると、重要ではない発言まで残り、結局あとから削る作業が増えることがあります。

ここで少し違和感が出ます。

AIを使って時間を減らしたかったのに、削る作業が増えると、思ったほど楽になりません。

そこで、最初に不要な部分を少しだけ減らし、残したい内容が分かる状態にしてからAIへ渡します。

このひと手間を入れるだけで、完成後の確認がかなり楽になります。

**重要な一文：AIに渡す情報は、多ければよいのではなく、議事録に必要な内容が見える状態にすることが大切です。**

AIで決定事項と検討中の内容を分ける

会議では、正式に決まったことと、まだ案の段階の話が混ざっています。

ここを同じように書いてしまうと、あとから読んだ人が「もう決まったこと」と勘違いする可能性があります。

そこで、AIには内容をまとめるだけでなく、決定事項と検討中の内容を分けるための補助として使います。

分けたあとに、人が元の会議内容を見ながら確認すると安心です。

文章が自然でも、内容が正しいとは限らない

AIが作った文章は、きれいに整っているため、それだけで正しく見えることがあります。

ここは少し注意したいところです。

会議では「こんな方法もある」という程度だった話が、議事録では「この方法で進める」と読める文章になることがあります。

文章として不自然ではないので、見落としやすい部分です。

そのため、決定事項だけは、元のメモや文字起こしと照らし合わせます。

少し面倒に感じても、ここを確認することで誤解を減らせます。

**初心者が覚えるポイント：文章の読みやすさと、内容の正しさは別に確認します。**

担当者と期限を見つけやすくする

議事録は、会議内容を記録するだけのものではありません。

会議が終わったあと、誰が何をするのかを確認するためにも使います。

そのため、担当者、期限、次回までの確認事項などを見つけやすくしておくと便利です。

AIを使えば、長い文章の中からこうした情報を整理しやすくなります。

担当者や日付は必ず人が確認する

担当者名や期限を間違えると、実際の仕事に影響します。

そのため、この部分はAIが出した結果をそのまま使わず、必ず確認します。

特に名前が似ている人がいる場合や、会話の中で期限が何度も変わった場合は注意が必要です。

最初に出た日付ではなく、最後に決まった日付を残さなければならないこともあります。

議事録をきれいにすることに集中すると、こうした確認が後回しになりがちです。

しかし、読みやすい文章よりも、仕事につながる情報が正しいことのほうが重要です。

そこで、最後に「何が決まったか」「誰が担当するか」「いつまでか」の3点を確認するようにすると、抜けを減らしやすくなります。

**重要な一文：議事録では、文章の見た目よりも、決定事項・担当者・期限の正確さを優先します。**

AIが作った議事録は最後に人が確認する

AIで議事録を作ると、見出しが付き、文章も整うため、完成したように見えます。

ただし、そこで終わりにしないことが大切です。

人名、数字、日付、担当者、期限、決定事項などを確認します。

さらに、会議で決まっていない内容が、決定事項として書かれていないかも見直します。

「少し違う」と感じた部分を残さない

AIが作った文章を読んでいて、「文章は合っているけれど、会議ではそこまで強く言っていなかった」と感じることがあります。

この小さな違和感は、そのままにしないほうが安心です。

AIは会議に参加していたわけではないため、その場の空気や、まだ決め切れていない感じまで正確に判断できるとは限りません。

だからこそ、人が読んで違和感を覚えた部分は、元の内容に戻って確認します。

この確認を入れることで、機械的に整った文章から、実際の会議内容に近い議事録へ直せます。

**AIが作った議事録は完成品ではなく、人が確認して仕上げる下書きとして使うのが基本です。**

AIに全部任せず、使う範囲を少しずつ広げる

AIを使い始めたばかりなら、いきなり議事録全体を任せる必要はありません。

まずは会議メモを整理するところだけに使っても十分です。

慣れてきたら、決定事項を分ける、担当者を整理する、文章を読みやすく整えるといった使い方へ広げていきます。

このほうが、どこで間違いやすいのかも分かりやすくなります。

AIを使っても手間が増える部分は残る

AIを使えば、すべての作業が必ず短くなるわけではありません。

入力する内容を整理したり、出力を確認したりする時間は必要です。

そこで、使ってみたあとに「どこが楽になったか」「どこは手作業のほうが早かったか」を見ます。

この確認を繰り返すと、自分の仕事に合う使い方が見つけやすくなります。

無理にすべてをAIへ置き換える必要はありません。

便利になった部分だけ残し、合わない部分は今までの方法を使うくらいで十分です。

**初心者が覚えるポイント：AIに任せる範囲は少しずつ広げ、自分の仕事に合う部分だけ残していきます。**

まとめ

AIは、議事録作成の時間を減らすために使いやすい道具の一つです。

特に、長い会議内容を整理し、決定事項、担当者、期限などを分ける作業では役立ちます。

ただし、AIが作った文章をそのまま完成品にするのはおすすめできません。

文章が自然でも、会議で本当に決まった内容と少しずれていることがあります。

そのため、最後は人が確認します。

決定事項、担当者、期限、人名、数字など、仕事に直接影響する部分は特に丁寧に見ます。

また、最初から完璧に使おうとしなくても大丈夫です。

まずは会議メモの整理だけに使い、慣れてきたら決定事項や担当者の整理にも広げていけば十分です。

使ってみて修正が多かった場合は、AIに渡す情報を減らしたり、整理する項目を変えたりします。

こうした小さな工夫を重ねることで、無理なく使える形に近づいていきます。

**重要な一文：AIは議事録を代わりに完成させる道具ではなく、人が確認しやすい形へ整理する補助役として使うと実用的です。**

**初心者が覚えるポイント：AIに整理を任せ、最後の判断と確認は人が行う。この形を覚えておくと、議事録作成でAIを使いやすくなります。**