毎月のCSV集計に時間がかかる人へ。Excelでの手作業を減らす方法

ネットショップや小さなお店を運営していると、毎月の売上確認に複数のCSVを使うことがあります。

ショップごと、月ごとにファイルを開き、同じ列へコピーして、重複や入力ミスを確認してから集計する。1回だけなら対応できても、毎月同じ作業を繰り返すと負担になりやすいものです。

今回は、CSV集計の手作業を減らすために整理しておきたいポイントをご紹介します。

【1．集計前のルールを決める】

まず、どのファイルを集計対象にするかを固定します。

・ファイル名の付け方

・保存するフォルダ

・集計に使う日付列

・売上として使う金額列

・重複を判断する注文番号

このルールが毎回変わると、集計のたびに確認が必要になります。最初に決めておくだけでも迷いを減らせます。

【2．複数ファイルを先に一つへまとめる】

ファイルごとに別々の計算をしてから結果を足すより、列名や日付形式をそろえ、一つのデータへまとめてから集計する方が確認しやすくなります。

ただし、CSVによって列の並びや名前が違う場合は、その違いを整理する必要があります。毎月使う形式が同じなら、変換の手順を固定できます。

【3．集計の前に重複や不正値を確認する】

数字だけを合計すると、同じ注文が二重に含まれていたり、日付や数量、金額が正しく入力されていなかったりしても気づきにくくなります。

先にチェックする項目を決め、確認が必要な行を分けておくと、集計結果の見直しがしやすくなります。誤りを推測して自動修正するのではなく、「確認が必要な行がどれか」を分かる状態にすることが大切です。

【4．翌月も同じ手順で使える形にする】

毎月の集計で負担になるのは、操作そのものより、前回どう処理したかを思い出す時間かもしれません。

入力するCSV、チェックする内容、出力するファイルを固定し、操作手順を残しておくと、翌月以降も同じ流れで進められます。

【手作業を減らしたい方へ】

ミセコトでは、お使いのCSV形式を事前に確認し、複数CSVの統合、重複・不正値のチェック、月別集計を繰り返せる仕組みとして納品するサービスをご用意しています。

基本料金では、入力形式1〜2種類、1回に最大3ファイルのUTF-8形式の売上CSVを対象としています。統合結果・月別集計のCSVと、繰り返し使えるツール一式、簡易操作説明を納品します。

購入前に、氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを削除または置き換えたサンプルCSVをご用意ください。ファイル形式によって対応範囲が異なるため、事前確認後にご案内します。

毎月のCSV整理を少しでも軽くしたい方は、サービス内容をご確認ください。

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