Claude Codeで株主総会と取締役会の記録を整える！中小企業のための開いた日と決めたことと議事録のありかの一覧づくりと手続きを確かめられた決めごと・確かめが要る決めごとを分ける判断材料整理ガイド

2026年11月6日 ・ 読了目安 約9分

「去年の定時株主総会の議事録がどこにあるか、誰も答えられない」「金融機関に取締役会の議事録の写しを求められて、初めて作っていないことに気づいた」「取締役の任期がいつ切れるのか、登記の書類を開かないと分からない」。中小企業では、株主総会と取締役会の記録が、税理士の決算の綴り、司法書士から届いた封筒、社長の机の引き出し、パソコンの中の文書に分かれて残ります。いつ、どの会を開き、何を決め、議事録がどこにあるのかを一行に並べた一覧は、ほとんどの会社にありません。

その結果、何が起きるか。社長と家族だけの会社では、実際には話し合って決めているのに、紙に残らないまま年月が過ぎる。決算の書類には総会で承認した日が書かれているのに、その日の議事録が見当たらない。役員の報酬を変えた年に、どの会で決めたのかを説明できない。任期が切れたことに誰も気づかず、登記の手続きが遅れる。株主総会と取締役会の記録の本当の問題は、社長の怠慢ではなく、決めたことと開いた事実と議事録と期限が別々の場所に残り、手続きを確かめられた決めごとと、確かめが要る決めごとを分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、議事録、決算の書類、定款、登記事項証明書の写しに散らばった会の記録を、会ごと、決めごとごとの一覧にそろえ、手続きを確かめられた決めごとと、確かめが要る決めごとを見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。先にはっきりさせておきたいのは、手続きが法律や定款に合っているか、作り直しや追認をどう進めるかは司法書士や弁護士に確かめて人が決め、税の扱いは税理士に確かめて人が決め、会社として何を決めるかは社長と役員と株主が決めるということです。この記事で扱うのは、その手前の「会社は今、いつ何を決めた記録を持ち、どこに何が欠けているのか」を並べる作業までです。

なお、社員の間で稟議を回して決める流れは、以前の記事「社内の決裁の記録」で扱いました。社印を押した記録は「社印と代表印の押印記録」で、役所から取り寄せる書類は「会社の証明書類の取り寄せと提出の記録」で、書類をいつまで残すかは「書類の保存期限と廃棄の記録」で、打ち合わせの文字起こしや要約は、以前の議事録の記事で扱いました。今回は、会社の機関である株主総会と取締役会で、いつ何を決めたのかの記録に絞ります。

株主総会と取締役会の記録が「見えない」3つの理由

1. 決めたことが、会の記録ではなく別の書類に残る

役員の報酬を決めた事実は給与の明細と税理士の資料に、決算を承認した日は決算の書類の一行に、役員の顔ぶれの変更は登記事項証明書に残ります。どれも結果は分かりますが、いつ、どの会で、どう決めたのかは書かれていません。社長と家族だけの会社では、夕食の席で決めたことがそのまま実行され、紙に残るのは数字だけということもあります。結果の書類がそろっているので、会の記録が欠けていることに気づきにくいのです。

2. 議事録の作り手と置き場所が、年によって変わる

ある年は税理士の事務所が決算の書類と一緒にひな形を作り、ある年は司法書士が役員の変更の登記のために作り、別の年は総務の担当者が前の年の文書を書き換えて作ります。原本は封筒のまま金庫に入り、写しは担当者のパソコンに残り、押印の済んだものがどれか分からなくなります。作った人ごとに置き場所が違うので、一年分をそろえようとすると、関係者に聞いて回ることになります。

3. 任期と期限が、定款と登記の書類に埋もれる

取締役や監査役の任期は定款で決まり、最後に選ばれた日は議事録に、登記の日は登記事項証明書に残ります。任期が長い会社ほど、次にいつ選び直すのかを誰も覚えていません。株主総会を開く時期も定款に書かれていますが、読み返す機会はほとんどありません。次の期限がどの書類を見れば分かるのかが決まっていないので、気づくのは金融機関や取引先に書類を求められたときになります。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

工程 / 担当 / 内容

記録の収集 / 人 / 議事録、決算の書類、定款、登記事項証明書の写し、株主の名簿、司法書士や税理士から届いた書類を一つの場所に集める

決めごとごとのまとめ直し / 機械 / ばらばらの記録を、期・会の種類・開いた日・決めたこと・議事録の有無・押印の有無・原本のありか・根拠の一覧にそろえる

結果の書類との突き合わせ / 機械 / 決算の書類の承認日、登記事項証明書の変更の日、報酬の金額が変わった月を、議事録の日付と決めたことに並べ、結びつかない行に印をつける

任期と期限の抜き出し / 機械 / 定款に書かれた任期と総会の時期を抜き出し、最後に選ばれた日と並べて、次の期限の候補を日付の順に並べる

手続きの確かめ / 人 / その会の開き方や決め方が法律と定款に合っているかを、司法書士や弁護士に確かめて決める

欠けている記録の扱い / 人 / 議事録がない年をどう扱うか、作り直しや追認ができるかを、司法書士や弁護士に確かめて決める

税の扱い / 人 / 報酬の決め方など、税に関わる扱いを税理士に確かめて決める

会社として決めること / 人 / 誰を役員にするか、報酬をいくらにするか、何を決めるかは、社長と役員と株主が決める

機械に任せるのは、集めた記録を決めごとごとに並べ直し、結果の書類と結びつけ、欠けている行と期限の候補に印をつけるところまでです。手続きが合っているかの判断と、議事録を整えた書類の中身の確定は、人が行います。

実務5ステップ

ステップ1：会の記録が残っている場所を全部洗い出す

まず、記録のありかを書き出します。金庫の議事録の原本、パソコンの中の文書、税理士から届いた決算の綴り、司法書士から届いた封筒、定款、登記事項証明書の写し、株主の名簿です。あわせて、自社に取締役会があるのか、監査役がいるのかを、定款と登記事項証明書で確かめます。紙の書類は、日付と決めたことが読めるように写真か読み取りで残します。範囲は、ここ三期分から始めます。そろっていなくてよいので、この段階では集めることだけに集中します。

ステップ2：決めごとごとにまとめ、種類と根拠をつける

集めた書類を Claude Code に渡し、決めごとごとの一覧にまとめてもらいます。項目は、期、会の種類、開いた日、決めたこと、議事録の有無、押印の有無、原本のありか、結果の書類、根拠の九つから始めます。あわせて、一行ごとに次の四つの種類をつけます。

・議事録があり、結果の書類とも日付と中身が合っている

・議事録はあるが、押印や原本のありかが確かめられない

・結果の書類はあるが、議事録が見当たらない

・議事録と結果の書類で、日付や中身が食い違っている

一行ごとに、どの書類から書いたのかを添えてもらいます。書類から分からない日付や決めたことは、推測で埋めずに「不明」と印をつけます。議事録がない年の文面を、機械に新しく書かせて埋めることはしません。

ステップ3：年の向きと、期限の向きで並べる

同じ一覧を、二つの向きで並べ直します。一つは年の向きです。期ごとに決算の承認、役員の選び直し、報酬の決定が並ぶようにすると、毎年あるはずの行が抜けている期が一目で見えてきます。もう一つは期限の向きです。役員ごとに最後に選ばれた日と定款の任期を並べ、次に選び直す時期の候補を日付の順に並べます。任期の数え方には決まりがあるので、ここで出した日付はあくまで候補として扱います。

ステップ4：社長と一緒に確かめ、四つの表に分ける

一覧を印刷して、社長と、書類を預かっている担当者と一緒に、一行ずつ確かめます。そのうえで、次の四つの表に分けます。

・手続きを確かめられた決めごとの表（議事録があり、結果の書類と合っている）

・書類の状態を確かめる表（押印や原本のありかが分からない）

・専門家に確かめる表（議事録が見当たらない、日付や中身が食い違っている）

・期限を確かめる表（任期の切れる時期の候補、登記の手続きが要るかもしれない行）

この四つの表が、手続きを確かめられた決めごとと、確かめが要る決めごとを分ける材料になります。二つ目の表は、金庫や封筒を探して埋める行です。三つ目の表は、司法書士や弁護士に見てもらう行で、自社の判断だけで議事録を書き足しません。日付をさかのぼった書類を作ることは、事実と違う記録になるおそれがあるので、必ず専門家に確かめます。四つ目の表は、先送りにすると手続きが遅れるので、早めに司法書士に見せます。

ステップ5：決まりを三つつくり、年に二度確かめる

最後に、決まりを三つだけ決めます。

・会を開いたら、十日以内に議事録を整え、押印の済んだ原本を決まった場所に入れる

・書類の作り手が税理士でも司法書士でも、写しを一つの置き場所にそろえる

・決算の前と決算の後の年に二度、一覧を見直し、次の期限の候補を社長に見せる

一覧を直してよい人を一人か二人に決めておくと、書き違いが減ります。金融機関や取引先に書類を求められたときも、一覧から原本のありかがすぐに分かります。

頼み方3原則

原則1：一覧に入れる項目と、種類の分け方を、こちらから指定する

「議事録をまとめて」とだけ頼むと、文書の要約が返ってきて、欠けている年が見えません。期、会の種類、開いた日、決めたこと、議事録の有無、押印の有無、原本のありか、根拠と、欄をこちらから決めて渡します。四つの種類の分け方も決めて渡します。毎年あるはずの行を先に並べておくと、抜けが空欄として見えます。

原則2：「手続きが正しいか」を機械に決めさせず、書類にあることだけを並べさせる

機械は、書類の日付や文言を並べることはできますが、その会の開き方が法律と定款に合っているかを確定することはできません。株主の顔ぶれや定款の決めごとで、必要な手続きは会社ごとに変わります。一覧に書くのは、書類に書かれたことだけにします。「この議事録は無効」のような言葉を機械に書かせると、確かめる前に結論が一人歩きします。印は「議事録なし」「日付が不一致」と、事実だけにとどめます。

原則3：一覧の日付を、結果の書類の日付と突き合わせる

一覧ができたら、決算の書類の承認日、登記事項証明書の変更の日、報酬の金額が変わった月を、一覧の開いた日と並べます。合わないときは、一覧に入っていない会か、書き写しの間違いか、書類そのものの食い違いがあります。合わない理由を書き込む欄を一つ設けておくと、専門家に見せるときの説明の手間が減ります。

つまずきやすい5つの型

型1：決算の書類がそろっているから、議事録も大丈夫だと思う

決算の書類と税の申告が毎年出ていると、会社の手続きも済んでいる気がします。けれども、決算の書類に承認の日が書かれていることと、その会の議事録が残っていることは別です。決算の書類の隣に、議事録の有無の欄を必ず置きます。

型2：家族だけの会社だから、記録はいらないと考える

社長と家族だけの会社でも、決めたことを紙に残す場面はあります。金融機関の手続き、事業を引き継ぐとき、株主の間で考えが分かれたときに、昔の記録が求められます。書面で決める方法が使えるかなど、小さな会社に合う進め方は司法書士に確かめます。

型3：前の年の文書を書き換えるだけで、中身を確かめない

前の年の議事録の日付だけを直すと、すでに退いた役員の名前や、変わった決算の数字が残ることがあります。機械に前の年の文書と今年の書類を並べさせ、違いの候補に印をつけてもらいます。最後に文面を確定するのは人です。

型4：任期を、記憶のなかの次の改選の年で管理する

任期の長い会社ほど、社長の記憶に頼ると年を間違えます。任期の数え方は定款と法律で決まるので、記憶の年ではなく、定款の文言と最後に選ばれた日を根拠に並べます。登記の手続きが要るかどうかは、司法書士に確かめます。

型5：一覧をつくって、会を開いたときに残す決まりをつくらない

記録が見えなくなる原因は、会を開いたときに議事録と置き場所が決まっていないことです。十日以内に整える、写しを一つにそろえる、年に二度見直す。この三つのうち一つからでも始めないと、書類を求められるたびに同じ探し物を繰り返します。

業種別の効きどころ

業種 / 効きどころ

製造業・加工業 / 設備の導入や借り入れを決めた会の記録を、年の向きの表に並べ、金融機関に求められる書類を先にそろえる

建設業・設備工事業 / 許可の更新で役員の顔ぶれが関わることがある。期限の向きの表と許可の更新の時期を並べて確かめる

卸売業・小売業 / 取引の開始で登記事項証明書を求められることがある。登記の変更の日と議事録の日付が合っているかを先に確かめる

飲食業・宿泊業 / 店舗を増やすときの借り入れや契約の決めごとを、一覧に残し、原本のありかを店舗の書類と分けて管理する

制作業・ソフト開発 / 仲間同士で始めた会社は、株主と役員の顔ぶれの変更が口約束になりやすい。年の向きの表で抜けている決めごとを見つける

士業・一人社長 / 一人で全部決める会社ほど紙に残らない。年に一度の決算の承認と報酬の決定だけでも、一覧に載せる形から始める

よくあるご質問

議事録や株主の名簿を、Claude Code に渡してよいですか

開いた日と決めたことを一覧に写すためなら、使って構いません。ただし、株主の名簿には個人の住所や持ち株の数が、議事録には役員の報酬が書かれていることがあります。一覧に必要な欄だけを切り出し、住所などは隠してから渡します。会社としてどこまで渡すかを、渡す前に決めておきます。

Claude Code に、議事録の文面を書かせてよいですか

実際に開いた会について、決めたことを書いた自分のメモから下書きをつくる使い方はできます。ただし、下書きの中身が事実と合っているかは人が確かめ、形式や手続きは司法書士に確かめます。開いていない会の議事録を書かせること、日付をさかのぼって埋めることはしません。

議事録が見当たらない年があったら、どうすればよいですか

一覧に「議事録なし」と印をつけ、まず金庫、封筒、税理士と司法書士の控えを探します。それでも見つからなければ、結果の書類と一緒に司法書士や弁護士に見てもらい、どう扱うかを人が決めます。機械には、見当たらない年と関係する書類を並べるところまでを任せます。

どれくらいの時間がかかりますか

取締役会のない小さな会社で、ここ三期分の議事録と決算の書類、定款、登記事項証明書がそろっていれば、一覧の下書きまでは一時間ほどが目安です。社長と一緒に印のついた行を確かめる時間と、専門家に見てもらう時間は、別に見ておきます。次からは、一覧と頼み方の言葉を使い回せるので、会を開いたときの追加と年に二度の見直しだけで済みます。

まとめ

・株主総会と取締役会の記録が見えないのは、決めたことが結果の書類に残り、議事録の作り手と置き場所が年によって変わり、任期と期限が定款と登記の書類に埋もれるという構造の問題

・手続きが合っているか、欠けた記録をどう扱うかは専門家に確かめて人が決め、会社として何を決めるかは社長と役員と株主が決めること。集めて、決めごとごとにそろえて、結果の書類と結びつけ、期限の候補に印をつけるのは機械の仕事

・実務は、記録のありかの洗い出し、決めごとごとのまとめ直しと種類と根拠づけ、年の向きと期限の向きで並べる、社長と確かめて四つの表に分ける、決まりを三つつくって年に二度確かめる、の五つ

・一覧に入れる項目と種類の分け方をこちらから指定し、手続きが正しいかを機械に決めさせず書類にあることだけを並べさせ、一覧の日付を結果の書類の日付と突き合わせる

・決算の書類がそろっているから大丈夫と思わない。家族だけだからいらないと考えない。前の年の文書を書き換えるだけにしない。任期を記憶で管理しない。会を開いたときに残す決まりから始める

Claude Code導入サポートのご案内

「自社の株主総会と取締役会の記録を、この記事の手順で一覧にしてみたい」「議事録や決算の書類を、どこまで読み取らせてよいか分からない」という方向けに、Claude Codeの導入サポートを承っています。

Claude Code導入サポート 税込3,000円

・Claude Codeのセットアップから、最初の決めごとごとの一覧づくりまでを一緒に進めます

・手続きの正しさを決めさせず、書類にあることだけを根拠つきで並べさせるための頼み方の言葉を、その場で整理します

・会を開いたときに記録を残し、年に二度期限の候補を見直す運用を回すための、簡単な形をご提案します

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、株主総会と取締役会の記録に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。