Claude Codeでカタログとパンフレットの版と在庫の記録を整える！中小企業のための印刷物ごとの版と残部と置き場所の一覧づくりと刷り直す印刷物・そのまま使える印刷物を分ける判断材料整理ガイド

「営業が持ち歩いているカタログが、去年の値上げ前の価格のままだった」「会社案内を刷り直したはずなのに、倉庫の奥から古い住所の束が出てきた」「展示会の前になって、パンフレットの残りが何部あるのか誰も分からない」。中小企業では、カタログやパンフレットの記録が、印刷会社の見積もりと納品書、デザインを頼んだ先の入稿データ、総務の棚の段ボール、営業車のトランク、各拠点の受付の棚、そして担当者の記憶に分かれて残ります。印刷物ごとに、いつ刷った版で、何部刷って、今どこに何部残っていて、載っている価格や住所や商品が今と合っているかを、一枚に並べて見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。値上げのあとも、古い価格のカタログをお客様に渡し続ける。終わった商品が載ったままのパンフレットを、展示会で配ってしまう。足りないと思って急いで刷り直したら、別の拠点に前の版が何百部も眠っていた。カタログとパンフレットの本当の問題は、部数の多さや印刷代ではなく、印刷物ごとの版と残部と置き場所を一度も並べたことがないため、刷り直す印刷物とそのまま使える印刷物を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、印刷会社の納品書、入稿データ、棚と段ボールの写真、営業の手元の分に散らばったカタログとパンフレットの記録を一つの一覧にそろえ、印刷物の向きと版の向きで並べ、刷り直す印刷物とそのまま使える印刷物を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。先にはっきりさせておきたいのは、どの印刷物を刷り直すか、古い版を捨てるか、配るのをやめるか、紙をやめて別の形にするかの判断は、社長や営業の責任者など、社内で決める人が行うことです。載っている価格や表示が正しいかどうかの最終の確かめも、人が行います。この記事で扱うのは、その手前の「どの印刷物の、どの版が、どこに、何部あり、今と何が食い違っているか」を並べる作業までです。

なお、お客様にお渡しした見本や試供品の記録は以前の記事「見本と試供品の記録」で、販促の結果は「販促・キャンペーンの結果」で、日ごろ使う事務用品は「消耗品の購入記録」で扱いました。今回は、一度にまとめて刷り、何か月も何年も配り続ける印刷物の版と残りに絞ります。

カタログとパンフレットが「見えない」3つの理由

1. 刷るのは一度きり、配るのは何年も続く

カタログや会社案内は、千部、二千部とまとめて刷ります。刷った日の記録は印刷会社の納品書に残りますが、その後の何年かにわたって、だれが何部持ち出したかは、どこにも残りません。残部は「たぶんまだある」という感覚のまま、次の展示会の直前まで確かめられません。

2. 中身が古くなっても、表紙は同じに見える

価格の改定、商品の入れ替え、拠点の移転、代表者の交代。会社の中身は少しずつ変わりますが、刷り上がった印刷物の表紙は変わりません。棚に並んだ束が、どの改定より前の版なのかは、中を開いて一ページずつ読まなければ分かりません。

3. 置き場所が散らばり、数が一か所に集まらない

本社の倉庫、各拠点の受付、営業車のトランク、展示会の道具の箱、代理店に預けた分。印刷物は、使う場所の近くに少しずつ分けて置かれます。それぞれの場所の数を足し合わせた合計を、だれも持っていません。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

工程担当内容記録の収集人印刷会社の見積もりと納品書、入稿データ、棚と段ボールの写真、営業や拠点の手元の部数を一つの場所に集める印刷物ごとのまとめ直し機械ばらばらの記録を、印刷物の名前・版・刷った日・刷った部数・置き場所ごとの残部・載っている価格の時点・根拠の一覧にそろえる根拠づけ機械一行ごとに、どの納品書や写真から書いたかを添える。読み取れない値は空欄のままにする今の中身との突き合わせ機械版に載っている価格・商品・住所・代表者の名前を、今の価格表や商品の一覧と並べ、食い違う箇所に印をつける残部の合計と使う見込みの並べ直し機械置き場所ごとの残部を足し、展示会や営業の予定と並べて、足りない印刷物と余っている印刷物に印をつける刷り直すかどうかの判断人刷り直すか、訂正の紙を挟むか、古い版を捨てるか、配るのをやめるかを決める表示の最終確認人刷り直す版の価格・表示・写真が正しいかを、決める人が確かめる

機械に任せるのは、集めた記録を並べ直し、今の中身と突き合わせ、印をつけるところまでです。どの印刷物にいくら使うか、紙で配り続けるかどうかは、会社の方針と予算で変わります。そこは人が決めます。

実務5ステップ

ステップ1：カタログとパンフレットの記録を全部洗い出す

まず、記録のありかを書き出します。印刷会社の見積もりと納品書、デザインを頼んだ先から受け取った入稿データ、総務の棚、倉庫の段ボール、各拠点の受付の棚、営業車のトランク、展示会の道具の箱。棚と段ボールは、表紙と、版の分かる裏表紙の小さな文字が読めるように写真を撮ります。営業や拠点には、手元の部数を一行ずつ書き出してもらいます。この段階では、きれいに整える必要はありません。集めることだけに集中します。

ステップ2：印刷物ごとにまとめ、種類と根拠をつける

集めた記録と写真を Claude Code に渡し、印刷物ごとの一覧にまとめてもらいます。項目は、印刷物の名前、版、刷った日、刷った部数、置き場所ごとの残部、載っている価格の時点、根拠の七つから始めます。あわせて、次の五つの種類に分けます。

今の中身と合っていて、残部も足りている

今の中身と合っているが、残部が少ない

価格や商品や住所が、今と食い違っている

新しい版があるのに、古い版がまだどこかに残っている

納品書はあるのに、どこにも現物が見当たらない

一行ごとに、どの納品書や写真から書いたのかを添えてもらいます。版や刷った日が読み取れない束は、推測で埋めずに空欄にします。

ステップ3：印刷物の向きと、版の向きで並べる

同じ一覧を、二つの向きで並べ直します。一つは印刷物の向きです。会社案内、商品のカタログ、商品ごとのちらし、価格表、施工や納入の事例集と、印刷物の種類ごとに並べると、どの印刷物が何か所に分かれて置かれているかが見えます。もう一つは版の向きです。刷った日の順に並べ、価格の改定や移転の日を一本の線として引くと、その線より前の版がどこに何部残っているかが分かれます。

ステップ4：置き場所を歩いて確かめ、四つの表に分ける

一覧を印刷して、倉庫や受付の棚を実際に歩いて確かめ、書き込みます。そのうえで、次の四つの表に分けます。

刷り直しを考える印刷物の表（中身が今と食い違っている、または残部が少ない）

古い版を引き上げる表（新しい版があるのに、古い版が残っている置き場所）

余っている印刷物の表（使う見込みに対して、残部が多すぎる）

見つからない印刷物の表（納品書はあるのに、現物の置き場所が分からない）

この四つの表が、刷り直す印刷物とそのまま使える印刷物を分ける材料になります。刷り直すのか、訂正の紙を挟むのか、古い版を捨てるのか、もう半年そのまま使うのかは、この表を見て人が決めます。

ステップ5：決まりを三つつくり、半年に一度見直す

最後に、決まりを三つだけ決めます。

印刷物が納品されたら、受け取った人がその日のうちに一覧に一行書き込み、裏表紙に版の分かる印をつける

価格の改定や移転が決まったら、その日のうちに一覧の「食い違い」の欄を確かめ、古い版を置いている場所を書き出す

半年に一度、置き場所ごとの残部を数え直し、一覧の合計を直す

一覧を直してよい人を一人か二人に決めておくと、数が散らばりません。一度つくった一覧と頼み方の言葉は、次の半年も、そのまま使えます。

頼み方3原則

原則1：一覧に入れる項目を、こちらから指定する

「パンフレットの在庫を整えて」とだけ頼むと、項目は毎回変わります。印刷物の名前、版、刷った日、刷った部数、置き場所ごとの残部、載っている価格の時点、根拠と、欄をこちらから決めて渡します。拠点ごとに置いている会社は、置き場所の欄を拠点ごとに分けておきます。

原則2：版と部数は、納品書と写真にある言葉で書かせ、推測させない

刷った日が分からない束を「おそらく二年前」と埋めさせてはいけません。読み取れなければ空欄、読み取った値には、どの納品書や写真から読んだかを添えてもらいます。今の価格表と突き合わせるときも、食い違いの箇所を、ページと行で示してもらいます。

原則3：一覧の合計を、納品書の部数と使った見込みの両方と突き合わせる

一覧の残部の合計を、納品書の刷った部数と並べます。差の分が、配った部数か、どこかに眠っている部数です。展示会や営業で配った見込みと大きく合わないときは、見落としている置き場所があります。合わない理由を書き込む欄を一つ設けておくと、次の見直しがずっと楽になります。

つまずきやすい5つの型

型1：倉庫の段ボールの数だけで一覧をつくる

倉庫の数は、手元の分のほんの一部です。営業車のトランク、拠点の受付、展示会の箱、代理店に預けた分にも、同じ印刷物が少しずつ眠っています。必ず置き場所ごとに数を集めます。

型2：全部の束を開けて確かめてから始めようとする

すべての段ボールを開け、一冊ずつ中身を読んでからでは、次の展示会に間に合いません。まず納品書と写真で分かる分の一覧をつくり、価格の載っている印刷物から順に中身を確かめていきます。

型3：表紙が同じなら、中身も同じだと思い込む

刷り直しても、表紙のデザインを変えないことはよくあります。版を見分ける手がかりは、裏表紙の小さな日付や、価格のページです。写真を撮るときは、表紙だけでなく、版の分かる箇所も一緒に写します。

型4：古い版を見つけたら、すぐに全部捨てる

価格の載っていないページは、今もそのまま使える印刷物かもしれません。訂正の紙を挟めば済む場合もあります。古い版を引き上げる表に入れたうえで、決める人が一件ずつ判断します。機械の印は、捨てる理由ではなく、確かめるきっかけです。

型5：一覧をつくって、決まりを一つも変えない

一覧は、つくった日から古くなります。納品されたら書き込む、改定が決まったら確かめる、半年に一度数え直す。この三つのうち、一つからでも始めないと、次の展示会の前にまた同じ状態に戻ります。

業種別の効きどころ

業種効きどころ製造業・加工業商品のカタログと仕様書の版が多い。版の向きの表で、仕様の変わった商品が載った古い版を引き上げる建設業・工務店施工事例集や会社案内を、見学会や住まいの相談会で配る。置き場所の表で、営業車と見学会場の分を足し合わせる飲食業・小売業持ち帰りのお品書きや価格の入ったちらしが中心になる。価格改定の日を線として引き、改定前の束が店頭に残っていないかを確かめる卸売業・商社取り扱う商品のカタログが分厚く、代理店にも預けている。余っている印刷物の表で、刷りすぎた版を次の発注の前に見つける医療・介護・福祉ご利用の案内や料金の案内を、窓口や関係機関に置いている。料金や制度が変わったときに、古い案内の置き場所を一度に洗い出す事務所中心の会社会社案内とサービスの案内が中心になる。代表者や所在地が変わったときに、食い違いの表で刷り直す印刷物を絞り込む

よくあるご質問

印刷物をやめて画面で見せる形に切り替える予定ですが、一覧は必要ですか

切り替えるにしても、今どの印刷物がどこに何部あり、どれを最後まで使い切るか、どれを先に引き上げるかを決めるには、一覧が要ります。紙を続ける会社にも、やめる会社にも、まず並べることが判断の材料になります。

訂正の紙を挟むか、刷り直すかは、どう決めればよいですか

食い違いが一か所か、何ページにもわたるか、残部が何部か、次にいつ配るかで変わります。この記事の手順で整えた表は、その判断の材料です。費用と見え方を比べて、社内で決める人が決めてください。

入稿データや段ボールの写真を、Claude Code に渡してよいですか

会社として外に配っている印刷物の中身なので、一覧づくりに使って構いません。ただし、まだ公開していない新商品の案内や、取引先ごとに価格を変えた見積もり用の資料が混ざっている場合は、渡す前に分けておき、会社として扱いを決めてから使います。

どれくらいの時間がかかりますか

印刷物が二十種類ほどで、納品書と棚の写真がそろっていれば、一覧の下書きまでは一時間ほどが目安です。置き場所を歩いて確かめる時間は、拠点の数によって変わります。次からは、一覧と頼み方の言葉を使い回せるので、数え直しと突き合わせだけで済みます。

まとめ

カタログとパンフレットが見えないのは、刷るのは一度きりで配るのは何年も続き、中身が古くなっても表紙は同じに見え、置き場所が散らばって数が一か所に集まらないという構造の問題

どの印刷物を刷り直すか、古い版を捨てるか、配るのをやめるかは、社内で決める人が判断すること。集めて、印刷物ごとにそろえて、今の価格表や商品の一覧と突き合わせ、印をつけるのは機械の仕事

実務は、記録の洗い出し、印刷物ごとのまとめ直しと種類と根拠づけ、印刷物の向きと版の向きで並べる、置き場所を歩いて四つの表に分ける、決まりを三つつくって半年に一度見直す、の五つ

一覧に入れる項目をこちらから指定し、版と部数は納品書と写真にある言葉で書かせ、一覧の合計を納品書の部数と使った見込みの両方と突き合わせる

倉庫だけで済ませない。全部開けるまで待たない。表紙で判断しない。古い版をすぐに捨てない。決まりは一つから始める

Claude Code導入サポートのご案内

「自社のカタログやパンフレットを、この記事の手順で一覧にしてみたい」「納品書や棚の写真から、どこまで読み取らせてよいか分からない」という方向けに、Claude Codeの導入サポートを承っています。

Claude Code導入サポート 税込3,000円

Claude Codeのセットアップから、最初の印刷物ごと・版ごとの一覧づくりまでを一緒に進めます

版や部数を推測で埋めさせず、今の価格表との食い違いをページと行で示させるための頼み方の言葉を、その場で整理します

納品されるたびに一行書き込み、半年に一度数え直す運用を回すための、簡単な形をご提案します

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、カタログやパンフレットに限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。