Claude Codeで見本と試供品の記録を整える！中小企業のためのお客様別の提供一覧づくりと注文につながる見本・つながらない見本を分ける判断材料整理ガイド

「あの会社に見本を送ったのはいつだったか、誰が送ったのか分からない」「展示会で配った試供品が、そのあと注文につながったのかどうか、誰にも答えられない」「同じお客様に、担当が変わるたびに同じ見本を出している気がする」。中小企業では、見本や試供品をお渡しした記録が、出荷の伝票、営業担当の手帳、展示会の来場者の名簿、倉庫の持ち出しのメモ、送り状の控え、見本を作った工場の作業の記録に分かれて残ります。帳簿では、見本品費、広告宣伝費、荷造運賃、材料費のどこかに混ざって消えます。誰に、いつ、何を、いくつお渡しし、そのあと注文があったかどうかを一枚に並べて見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。見本を三回も出したのに一度も注文のないお客様がいる一方で、一回の見本で毎月の取引が始まったお客様もいるのに、その違いを誰も比べていない。見本づくりに手間のかかる商品ほど、出すかどうかを担当者の勘で決めている。展示会のたびに試供品を用意する量が、前回の余り具合だけで決まっていく。見本と試供品の本当の問題は、配る量が多いか少ないかではなく、お客様ごと、商品ごとに、お渡しした記録とそのあとの注文を並べたことがないため、注文につながる見本と、つながらない見本を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、出荷の伝票、営業の手帳、展示会の名簿、倉庫のメモ、送り状の控えに散らばった見本と試供品の記録を一つの一覧にそろえ、お客様ごと、商品ごとに並べ、注文につながる見本と、つながらない見本を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。どのお客様に見本を出すか、どの商品の見本をやめるか、試供品をいくつ用意するか、見本代をいただくかどうかを決めるのは人の判断です。機械に任せるのは、散らばった記録を集めて、お客様ごと商品ごとにそろえて、お渡しした回数とそのあとの注文と費用を並べる作業です。

見本と試供品の行方が「見えない」3つの理由

見えないのは、担当者の記録の手間や熱心さの問題ではありません。見えない構造が、仕事の側にあります。

1. お渡しした記録と、注文の記録が別々の場所に残る

見本を出した記録は出荷の伝票や送り状の控えに、展示会で配った試供品は来場者の名簿に、営業担当が持参したものはその人の手帳に残ります。一方、そのあとの注文は受注の台帳や請求の記録に残ります。お渡しした記録と注文の記録が、別々の書類に、別々の書き方で残っています。二つを結びつけて読み返す場面がないので、見本が注文につながったかどうかは、担当者の印象でしか語られません。

2. 見本の費用が、いくつもの科目に散らばる

見本そのものの材料、見本をつくる手間、送るための送料、展示会で配る試供品の仕入れは、帳簿では見本品費、材料費、荷造運賃、広告宣伝費に分かれて入ります。一回の見本にいくらかかったのかは、帳簿を見ても出てきません。費用が見えないので、高くつく見本も手軽な見本も、同じ感覚で出されていきます。

3. 出すかどうかを決める物差しがない

「見本をください」と言われれば、出すのが当たり前になっています。断る理由も、出す条件も、決めたことがありません。どのお客様に、どの商品の見本なら出す価値があるのかを決める材料が、どこにも並んでいないため、見本を出すかどうかは、その日の担当者の判断に任されます。

見本と試供品の行方が見えないのは、お渡しした記録と注文の記録が別々に残り、費用がいくつもの科目に散らばり、出すかどうかを決める物差しがないからです。この三つは、いずれも機械に任せて軽くできる種類の問題です。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

大前提として、どのお客様に見本を出すか、どの商品の見本をやめるか、試供品をいくつ用意するか、見本代をいただくかどうか、お客様との付き合いをどう続けるかは会社の運営の判断であり、人が決めることです。税務上の扱いなど専門的な確認は、税理士などの専門家と一緒に行います。機械に任せるのは、散らばった記録を集めてお客様ごと商品ごとにそろえ、お渡しした回数とそのあとの注文と費用を横に並べ、比べられる形にするところまでです。

工程担当内容記録の収集機械出荷の伝票・送り状の控え・営業の手帳・展示会の名簿・倉庫の持ち出しのメモから、お渡しした日・お客様・商品・数・担当を拾い出す一件ごとのまとめ直し機械同じ見本の伝票と送り状と手帳の記載を、お客様と日付を手がかりに一件の下にまとめる一覧化機械お渡しした日・お客様・商品・数・お渡しの仕方・担当・かかった費用・そのあとの注文の有無を一行にそろえる種類づけ機械ご依頼で送った見本・営業で持参した見本・展示会や催しで配った試供品・既存のお客様への新商品の見本・その他に分ける注文との突き合わせ機械受注の台帳と並べ、お渡しから三か月以内と半年以内に同じお客様から注文があったか、注文の金額はいくらかを書き足すお客様ごとの集計機械お客様ごとに、お渡しの回数とかかった費用の合計、そのあとの注文の回数と金額を並べる偏りの検出機械三回以上お渡しして注文のないお客様、一回で注文が始まったお客様、同じ見本を担当違いで重ねて出しているものに印をつける見直し案の下書き機械印のついたお客様と商品について、続ける・条件をつけて出す・見本代をいただく・やめるの候補と理由を並べる出し方の判断人どのお客様に出すか、どの商品の見本をやめるか、試供品をいくつ用意するか、見本代をいただくかを決める

境界線は「並べる」と「決める」の間にあります。機械が出すのは、お客様ごと商品ごとの見本の並びと、偏りの印までです。その先の、このお客様には見本を出し続けるべきか、この商品の見本は有料にするべきか、という線は人が引きます。

実務5ステップ

ステップ1：一年分の見本と試供品の記録を全部洗い出す

直近一年分の出荷の伝票、送り状の控え、営業担当の手帳や日報、展示会の来場者の名簿、倉庫の持ち出しのメモを集め、Claude Codeに「見本と試供品をお渡しした記録を一件ずつ一覧にし、お渡しした日とお客様と商品を並べてほしい」と頼みます。送り状の控えから先に拾うのが近道です。手帳に書き忘れた見本も、送った以上は送り状に跡が残っています。誰に渡したか分からない試供品は、空欄のまま残させます。その空欄が、記録の習慣に穴がある場所を教えてくれます。

ステップ2：一件ごとにまとめ、種類をつける

同じ見本が、伝票では品番と数、送り状では宛先と送料、手帳ではお客様の反応と、三つの書き方で残っています。お客様と日付を手がかりに三つを結びつけ、一回のお渡しを一行にまとめます。あわせて、ご依頼で送った見本、営業で持参した見本、展示会で配った試供品、既存のお客様への新商品の見本のように種類をつけます。見本をつくるのに手間がかかった商品は、材料と手間の目安も書き添えさせます。

ステップ3：お客様の向きと、商品の向きで並べる

一覧ができたら、受注の台帳と突き合わせ、二つの向きで並べます。お客様の向きでは、お客様ごとのお渡しの回数とかかった費用、そのあとの注文の回数と金額を並べ、見本が注文につながっているお客様と、つながっていないお客様を分けます。商品の向きでは、商品ごとのお渡しの数と、注文につながった割合を並べ、見本を出すと注文が来やすい商品と、見本を出しても動かない商品を分けます。お客様の向きで見えるのが出す相手の選び方、商品の向きで見えるのが見本の出し方そのものの見直しどころです。

ステップ4：偏りに印をつけ、出し方の候補を分ける

三回以上お渡しして注文のないお客様、一回で注文が始まったお客様、担当違いで同じ見本を重ねて出しているもの、費用が一回あたりの平均の倍を超える見本に印をつけさせます。印がついたものについては、お渡しの仕方や時期、そのとき添えた説明と並べ、注文につながった見本に共通する条件がないかを見ます。ご依頼で送った見本ばかりが注文につながっていれば、持参や配布は数を絞る候補、手間のかかる見本で注文がなければ見本代をいただく候補、特定のお客様に偏っていれば個別に出し方を決める候補として、理由を書き添えます。

ステップ5：決まりをつくり、月に一度確かめる

ステップ1から4は最初に一度行えば終わりです。その後は、見本や試供品をお渡しするたびに、その一件を一行ずつ足していきます。決まりは三つで十分です。お渡しした日・お客様・商品・数をその日のうちに短く書き残すこと、三か月たったら注文の有無を書き足すこと、同じお客様に三回出して注文がなければ出し方を見直すことです。月に一度、Claude Codeに「今月お渡しした見本と、三か月前にお渡しした見本のその後を出してほしい」と頼めば、一覧は自然に育っていきます。

頼み方3原則

原則1：見本と試供品に何を含めるかを、こちらから指定する

「見本を一覧にして」だけでは、機械は貸し出した機材や、お詫びでお渡しした品物、取引先への手土産まで混ぜてしまうことがあります。お返しいただく前提の貸し出しを外すのか、展示会の試供品を含めるのか、既存のお客様への新商品の見本をどう扱うかを、最初に言葉で伝えます。含めるものと含めないものを決めるのは人の仕事です。

原則2：お客様の反応は記録にある言葉で書かせ、推測させない

手帳に「好感触」としか書かれていない見本について、機械はそのあとの取引の様子から「気に入っていただけた」と推測しがちです。お客様の反応は手帳と日報に書かれている言葉だけを使わせ、書かれていなければ空欄にさせます。空欄の数と場所そのものが、どのお渡しの仕方のときに反応が書き残されないかを示す材料になります。

原則3：見本にかかった費用の合計を、帳簿と突き合わせる

一覧に並んだ見本と試供品の費用の合計が、帳簿の見本品費や広告宣伝費、荷造運賃のうち見本に関わる分と月ごとに合っているかを突き合わせさせます。一覧の合計が帳簿より小さい場合、記録に残らなかった見本があります。大きい場合は、見本とは別の費用が混ざっています。差の出どころを探すことが、記録の抜けを見つける近道になります。

つまずきやすい5つの型

型1：注文につながった見本だけを覚えている

一回の見本から大きな取引が始まった話は語り継がれますが、注文につながらなかった見本は誰の記憶にも残りません。見本は、成功した一件ではなく、お渡しした全件と、そのあとの注文の割合で見ます。つながらなかった見本の積み重ねは、一覧に並べて初めて見えてきます。

型2：注文がないことを担当者の力不足にする

見本を出しても注文がないお客様が同じ担当に多いと、その人の売り方の問題という話になりがちです。けれども、その担当が受け持つ地域や業種や商品に、見本では動きにくいお客様が集まっている、というだけのことがほとんどです。見本は、担当ではなく、お客様の種類と商品とお渡しの仕方の向きで見ます。

型3：お渡しの直後だけを見て、あとから来た注文を外す

見本を送った翌月に注文がなければ、つながらなかったと判断したくなります。けれども、半年たってから注文が来ることも、見本を見た別の部署から声がかかることも珍しくありません。注文の有無は、三か月と半年の二つの区切りで確かめます。早く見切ると、時間のかかる良いお客様を外してしまいます。

型4：全部の見本をやめようとする

費用を抑えようとして見本をすべてやめると、見本があれば決まっていた取引まで失います。見直すのは、三回以上出して注文のないお客様と、費用が重くて注文につながりにくい商品からです。注文につながる見本は、むしろ出し方を整えて続ける方が、会社全体の売上は守られることが多くあります。

型5：一覧をつくって、出し方を一つも変えない

一覧を眺めて「けっこう配っているな」と納得して終わると、次の月も同じように見本を出します。月に一度、印のついたお客様か商品を一つ選び、出し方を一つ変えて、変えたことと結果を一覧に書き足します。書き足した結果が、次の見直しの根拠になります。

業種別の効きどころ

業種効きどころ製造・加工試作品や材料の見本をお客様ごと品番ごとに並べ、試作の手間が重い品番で注文につながらないものと、見本一回で量産の注文が来る品番を分ける建設・改修床材や壁紙や塗装の色見本、仕上げの見本板をお客様と現場ごとに並べ、見本を見て決まった工事と、見本を何度出しても決まらない相談を分ける飲食・小売試食や試供品を店舗ごと催しごとに並べ、配った数とそのあとの購入の動きを比べて、用意する量と配る場所を見直す材料にする卸・商社取引先への新商品の見本を取引先ごと商品ごとに並べ、見本を出すと仕入れが決まる取引先と、見本を受け取るだけの取引先を分ける印刷・制作紙や仕上げの見本、試し刷りをお客様ごとに並べ、見本代をいただいてよい手間の重い見本と、手軽に出してよい見本を分ける

どの業種でも共通するのは、担当者の手帳や送り状に散らばっていた見本の記録を、お客様の向きと商品の向きという二つの物差しで並べ直すことです。並べ直すと、続けて出す見本と、条件をつけて出す見本と、やめてよい見本が分かれて見えてきます。

よくあるご質問

見本を出すのは年に数十件ほどですが、必要ですか

件数が少なくても、お客様の向きと商品の向きで並べると、数十件のうち半分が同じお客様への重複だったと分かることがあります。年に数十件というのは記録に残った数で、送り状の控えから拾うと倍以上になる会社も珍しくありません。最初の一覧は半日で終わります。

顧客管理のアプリに記録していますが、それでは足りませんか

顧客管理のアプリは、お客様ごとのやりとりを時系列で残すことは得意です。一方で、見本を出した回数とそのあとの注文の割合を商品ごとに並べたり、見本の費用を帳簿と突き合わせたりするのは、アプリから出した記録を別に並べ直す必要があります。この記事の手順は、アプリの記録を出発点にして、その並べ直しを機械に任せるものです。

見本を出すかどうかの判断まで機械に任せてよいですか

機械に任せるのは、並べることと、偏りの印をつけることまでです。どのお客様に見本を出すか、どの商品の見本をやめるか、見本代をいただくかは、お客様との付き合いや会社の方針で答えが変わるため、人が決めます。税務上の扱いは、税理士などの専門家と確かめます。一覧があると、話し合いが短く、具体的になります。

どれくらいの時間がかかりますか

送り状の控えと受注の台帳を渡して最初の一覧が出るまでは、件数にもよりますが一時間ほどです。反応の空欄を担当者に確かめるのに数日、そのあとは見本をお渡しするたびに一行足し、月に一度、三か月前の見本のその後を出させて確かめるだけです。

まとめ

見本と試供品の行方が見えないのは、お渡しした記録と注文の記録が別々に残り、費用がいくつもの科目に散らばり、出すかどうかを決める物差しがないという構造の問題

どのお客様に見本を出すか、どの商品の見本をやめるか、見本代をいただくかは人の判断。集めて、お客様ごと商品ごとにそろえて、お渡しの回数と注文と費用を並べるのは機械の仕事

実務は、一年分の洗い出し、一件ごとのまとめ直しと種類づけ、お客様の向きと商品の向きで並べる、偏りに印をつけて出し方の候補を分ける、決まりをつくって月に一度確かめる、の五つ

何を含めるかをこちらから指定し、反応は記録にある言葉で書かせ、見本の費用の合計を帳簿と突き合わせる

成功した一件でなく全件の割合で見る。担当でなくお客様と商品で見る。注文の有無は三か月と半年で確かめる。見直すのは重なる見本から。月に一度、出し方を一つ変える

Claude Code導入サポートのご案内

「自社の送り状の控えと受注の台帳を、この記事の手順で一覧にしてみたい」「どの記録を渡せばよいか分からない」という方向けに、Claude Codeの導入サポートを承っています。

Claude Code導入サポート 税込3,000円

Claude Codeのセットアップから、最初のお客様ごと・商品ごとの見本一覧づくりまでを一緒に進めます

自社の商品やお客様に合わせた見本の種類の分け方と、頼み方の言葉をその場で整理します

月に一度、三か月前にお渡しした見本のその後を出す運用を回すための、簡単な形をご提案します

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、見本と試供品の記録に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。