10個注文して7個届いた｜分納と取消を分けて未入荷を確認する

注文した商品が何回かに分かれて届くと、「まだ来ていない数」が分かりにくくなります。発注欄を届いた数量で上書きすると、最初に何個注文したかも追えなくなります。

発注、入荷、取消を別に記録し、同じ発注明細へ対応付けて残数を確認します。

■ 今回の入力例

発注数量：10個

入荷D001：4個

入荷D002：3個

確認済みの取消数量：1個

10 − 4 − 3 − 1 ＝ 未入荷残2個

説明図：分納と確認済み取消を区別し、未入荷残と入荷超過を確認する。

届いたのは7個、取り消したのは1個、まだ届く予定として残るのは2個です。取消1個を入荷済みへ混ぜないようにします。

■ 発注IDだけでなく、明細を識別する

一つの発注書に複数の商品が載っている場合、発注番号だけで入荷を対応させると、別商品の数量を足してしまうことがあります。

発注番号と明細番号など、どの商品行への入荷かが一つに決まる情報を使います。今回の例は一つの発注明細に対する記録です。

■ 確認する順番

1．元の発注数量を残す

発注が変更された場合は、変更前後や確認した条件を追えるようにします。取消数量を別に引く方式なら、発注数量も取消後へ書き換えて二重に減らさないよう注意します。

2．入荷ごとに記録する

入荷ID、発注明細、入荷日、数量を残します。同じ納品データを2回取り込んだ場合に確認できるよう、記録の根拠を持ちます。

3．入荷数量を合計する

同じ発注明細に対応する入荷だけを足します。1回目で全量が届いたと決めつけず、分納の続きを残します。

4．確認済みの取消を引く

取消を申し入れた段階と、相手が受け付けた段階を区別します。未確定の取消を引くと、まだ届く可能性のある数量が消えてしまいます。

5．残数を確認する

未入荷残がある明細と、その数量を一覧にします。元の発注・入荷・取消の記録へ戻れるようにします。

■ マイナスの残数を0で隠さない

発注10個に対して入荷11個と記録されると、残数はマイナス1個です。自動で0へ置き換えると、過入荷や二重取込みを見逃すことがあります。

実際に11個届いたのか、記録が重複したのか、発注変更が反映されていないのかを確認します。負の値は確認の手掛かりとして残します。

検品中や不良品の数量を、入荷済みとして数えるかも運用上の定義をそろえます。届いた数量と、使える在庫へ入れる数量を分ける必要がある場合があります。

■ 検証結果

発注10、入荷4と3、取消1から未入荷残2を確認しました。別の確認例では、発注10・入荷11の差がマイナス1になることも確かめています。実際の発注取消や入荷処理は行っていません。

分納の確認に毎回メールや伝票を見返しているなら、発注明細に対応する入荷と取消の一覧を残すと、未入荷だけを追いやすくなります。

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