同じ名前の請求書PDFを上書きせず整理する

毎月届く「請求書.pdf」をまとめて保存しようとしたら、「同じ名前のファイルがあります」と表示された。こんなときは、置き換える前に手を止めましょう。名前が同じでも、中身まで同じとは限りません。

元のPDFは受け取ったまま残し、コピーに分かりやすい名前を付けます。まずは2件で、上書きせずに整理する流れを確かめてみてください。

■ 同じ名前の原本を一つの場所へ集めない

受け取ったPDFは、受取日や取引先ごとにフォルダを分けて保存します。同じ日に同じ取引先から複数届いた場合も、受取分ごとに分けておくと、同名の原本を混ぜずに残せます。

「上書き」「置き換え」の確認が出たら、いったんキャンセルします。保存先を変え、元からあったPDFと新しく届いたPDFの両方を残してください。

■ 名前に使う日付と金額を決める

たとえば、ファイル名は次のように揃えられます。

20261001_青葉商事_12345円.pdf

この例は「請求日_発行者_請求金額」です。日付は、請求日・支払期限・受取日のどれを使うか決めておきます。金額も、税抜額と請求総額を取り違えないように、PDFの項目名まで見て確認します。

名前を変えるときは、末尾の「.pdf」を残します。普段の画面で「.pdf」が表示されていない場合は、わざわざ付け足す必要はありません。

■ 同じ日付と金額でも別の請求書の場合がある

青葉商事から、10月1日付・12,345円の請求書が2件届いたとします。上のルールだけでは、2件とも同じ保存名になります。

この場合は、請求書番号や明細を見比べます。番号がA001とA002で別の書類なら、名前に番号を加えて区別できます。

20261001_青葉商事_12345円_A001.pdf

20261001_青葉商事_12345円_A002.pdf

すぐに「(1)」「(2)」を付けると、同じ請求書を二重に受け取った場合にも、別の書類のように見えてしまいます。まず中身を確認し、その後で名前を決めましょう。

同じ書類か判断できない場合は、どちらも残して確認待ちのフォルダへ分けます。名前だけを理由に削除しないことが大切です。

■ まず2件だけコピーして試す

1. 原本とは別に、空の「整理確認用」フォルダを作ります。

2. 1件目のPDFをコピーし、コピーを開いて請求日・発行者・金額を確認します。

3. コピー側の名前を決めたルールで変更します。

4. 2件目をコピーして同じように確認し、名前を変更します。名前が重なったら置き換えず、請求書番号や明細を見比べます。

同じ名前の原本が複数あるときは、1件目のコピーを別名にしてから2件目を入れるのがポイントです。途中で上書き確認が出た場合も、いったんキャンセルしてください。

■ 保存後は件数と中身を見比べる

2件を整理したら、次を確認します。

・整理確認用フォルダにPDFが2件ある

・それぞれを開き、保存名の日付・発行者・金額が本文と合っている

・元のPDFと見比べて、別の請求書を取り違えていない

・元のPDFが、元の名前と場所に残っている

件数が合うだけでは、正しい2件が残ったかまでは分かりません。最初は必ず両方を開いて確認し、問題がなければ同じルールで整理する件数を増やしていきましょう。

■ 毎月の整理をまとめて行いたいとき

「請求書番号も名前に入れたい」「取引先ごとに保存先を分けたい」など、普段の整理方法に合わせたツールづくりもご相談ください。

最初は、付けたい名前の例と、今困っていることを一言いただければ大丈夫です。必要な確認をしながら、処理内容と使う環境を一緒に決めていきます。

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