売上CSVを月別・商品別に集計する前に確認したい3項目

毎月の売上CSVを開いて、商品ごとに足し直したり、月ごとにコピーしたりしていませんか。

集計表を作る前に「日付」「商品コード」「金額の意味」をそろえておくと、集計後の数字を確認しやすくなります。今回は、架空の4行を使って整理します。

1．日付は「何の日付」でまとめるか

売上日、受注日、入金日では、同じ取引でも集計される月が変わることがあります。

まずは、どの日付を基準にするかを決めます。「2026/10/01」などの表記もそろえ、空欄や日付として読み取れない値がないか確認します。

2．商品コードの先頭のゼロを残す

「001」と「1」を別の商品コードとして扱う場合、先頭のゼロが消えると別の商品を同じものとしてまとめるおそれがあります。

CSVをExcelで開くときは、コード列を文字列として取り込むなど、先頭のゼロを保持できる方法を選びます。取り込み後も、元CSVと見比べて確認しましょう。

3．金額が「単価」か「その行の合計」か

数量と金額の列があっても、金額が単価なのか、数量を掛けた後の明細金額なのかで計算方法が変わります。

税込・税抜、返品や値引きの扱いも、集計前にそろえておきたい点です。空欄や数値ではない値を、確認せずにゼロとして扱わないようにします。

架空の4行で、集計結果を見比べる

以下は説明用の架空データです。金額は「単価」ではなく、各行の明細金額とします。通貨は円です。

日付 ／ 商品コード ／ 数量 ／ 明細金額

2026/09/03 ／ 001 ／ 2 ／ 2,000円

2026/09/18 ／ 002 ／ 1 ／ 1,500円

2026/10/02 ／ 001 ／ 3 ／ 3,000円

2026/10/05 ／ 002 ／ 2 ／ 3,000円

月別にまとめると

・2026年9月：数量3、金額3,500円

・2026年10月：数量5、金額6,000円

商品別にまとめると

・商品001：数量5、金額5,000円

・商品002：数量3、金額4,500円

元データ・月別集計・商品別集計のいずれも、数量の合計は8、金額の合計は9,500円です。

このように、集計前後の合計が一致するかを確認すると、取り込み漏れや対象範囲のずれに気づく手がかりになります。ただし、合計が一致しただけで、日付や商品への振り分けまで正しいとは限りません。何行かを元データと照合することも大切です。

依頼前に整理しておくとスムーズなこと

・月別、商品別など、何を見たいか

・CSVの列名と、およその行数

・使っているExcelの環境

・日付、税、返品、値引きなどの集計ルール

分からない項目は「不明」として相談して構いません。相談時の見本は、顧客名など不要な個人情報や機密情報を削除・置換したデータを使ってください。

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