【札幌限定】築50数年・100戸弱マンションの紙資料の精査・分類・データ化

札幌市内にある築50数年・総戸数100戸弱のマンションの管理組合で、長年保管されてきた紙資料について、内容の精査・分類から電子データ化まで一括して対応いただける方を募集します。 現在保管されている資料は、段ボール約20箱程度です。 単純にすべての資料をスキャンするのではなく、マンション管理に関する専門知識・実務経験をもとに、今後の管理に必要な資料を選別・整理したうえでデータ化することを目的としています。 基本的には、 資料確認 → 必要性の精査 → 分類 → 必要資料のスキャン・PDF化 → ファイル名整理 → フォルダ分け → 電子データ納品 まで、一連の作業を原則としてお任せすることを想定しています。 お願いしたい作業 ・札幌市内のマンションに来訪し、保管資料を確認 ・資料単位で内容を確認し、今後の管理上の必要性を判断 ・必要資料、重複資料、データ化不要候補等への分類 ・必要資料のスキャン、PDF化 ・内容や年代が分かるようにファイル名を整理 ・資料の種類、年代等に応じたフォルダ分け ・整理した電子データの納品 資料には主に以下のようなものが含まれています。 ・総会、理事会関係資料・議事録 ・管理規約、各種細則 ・各種契約書 ・修繕、工事関係資料 ・設備関係資料 ・図面 ・見積書、請求書 ・行政関係資料 ・その他マンション管理に関する資料 すべてのページを精読することを求めるものではなく、資料の種類・内容を確認し、マンション管理上の必要性を判断して整理していただくことを想定しています。 なお、不要・重複等と判断した資料についても廃棄はせず、「データ化不要候補」等として分類してください。最終的な廃棄等の判断は管理組合側で行います。 応募条件 以下のいずれかに該当する方を希望します。 ① マンション管理士の資格をお持ちの方 または ② 管理業務主任者の資格をお持ちで、管理会社等で十分な実務経験（目安10年程度）のある方 あわせて、以下を必須条件とします。 ・札幌市内で現地作業が可能な方 ・秘密保持契約（NDA）を締結できる方 ・管理組合の資料を適切かつ丁寧に取り扱える方 特に、管理組合・管理会社等で総会、理事会、修繕、設備、契約関係等の資料を実際に取り扱った経験や、大量の紙資料の整理・電子化経験がある方を歓迎します。 予算 上限100,000円 上記予算の範囲内で、段ボール約20箱程度の資料について、精査・分類から必要資料のデータ化、ファイル・フォルダ整理、納品まで一括して対応いただける方を募集します。 原則として、管理組合側が分類やスキャン等の作業を分担することは想定しておらず、一連の作業をお任せしたいと考えています。 作業期間 契約後、原則1か月程度での完了を希望します。 資料量や実際の作業状況によって多少の調整は可能ですが、遅くとも6週間程度までを目安としています。 応募時にお知らせください ・保有資格 ・マンション管理に関する実務経験と年数 ・これまで担当した主な業務 ・紙資料の整理・電子化等の経験 ・今回の作業をどのような手順で進める予定か ・対応可能な作業期間 単純なスキャン作業ではなく、マンション管理の専門知識・経験を活かして、長年蓄積された資料を整理し、必要な情報を電子データとして残すことを重視しています。 経験のある方からのご応募をお待ちしております。