備品管理表作成(守秘義務厳守でお願いします。)

【ご依頼内容】 固定資産に係る予備備品(固定資産以外のもの)を管理しているエクセルデータがあります。 1、現行の管理方式 2種類のExcelデータがあり、一つはシートで部署ごと(資料①)一つは同じくシートで業者ごと(資料②)に同じ物品を管理している。 2、現行の問題点 デ－タが2つあるので同じ物品を両方に入力する必要があり、手間＋片方のデータへのみ打ち忘れ等のリスクが生じている。 3、ご依頼事項 　①片方のデータに入力すればもう片方に連動する形の表を目指したい 　②現場確認後に使用日が入ったものは消去するので、消去後に上に詰める形式を取りたい