海外との輸出入（AIR,船）の窓口業務

現在、各部署に輸入日程の配信をメールでしております。その際に、輸入書類を添付し、弊社への配送予定日、時間を入れて配信しておりました。 輸入に関しては、特に船便は一度配信した日から、延着などで配送予定日がずれることがあり、その度にメールで配信していたのですが、メールを受け取る側は情報が多すぎてこんがらがるなど、意見が出ました。 どうにかスマート化出来ないかと模索しておりますが、例えば余計な文章は入れずに 専用カレンダーを添付して、配送予定日の欄に便名を入れて、尚且つ便名をクリックすると輸入書類が確認できる。 など、メールを確認する人も、送る側もスマートにできればと思っております。 なにかいいアイディアはあるでしょうか？