エクセル、ワード書類の効率化

現在、仕事でエクセル・ワード書類を作成していますが様式ごとにフォーマットが違うためその都度入力する作業が発生します。同じ項目は同期させ文字入力時に枠からはみ出てしまったりと複数人が作成するので様式が崩れて統一性がなくなっています。ワードシート、エクセルシートと書類が違うので良い方法があれば手助けしてほしいと思います。見本を添付しましたので良い提案ができる方よろしくお願いします。