ひとり総務向け｜付与日数・期限・要確認者をGoogleスプレッドシートで見える化
以前、「聞いてない」を減らす社内お知らせ確認システムをご紹介しました。
今回はその第2弾です。
テーマは、年次有給休暇の残日数・取得期限・年5日の取得状況を管理する仕組みです。
年次有給休暇が10日以上付与される労働者について、使用者は基準日から1年以内に5日取得させる必要があります。
しかし、従業員ごとに入社日や付与日、雇用条件が異なる会社では、
・誰が年5日取得できていないのか
・取得期限がいつなのか
・現在の残日数はいくつなのか
・パート社員には何日付与するのか
を手作業で確認するのは大変です。
本記事では、GoogleスプレッドシートとGASを使い、
・付与日数と取得期限の管理
・現在の残日数の自動集計
・年5日取得状況の見える化
・期限接近者の抽出
・従業員本人による残日数確認
・取得申請の受付
・年次有給休暇管理簿の出力
を行うテンプレートと導入手順を提供します。
【有料部分に含まれるもの】
・設定済みスプレッドシートのコピー用URL
・導入前の確認事項
・従業員名簿の登録方法
・GASの初期セットアップ方法
・Webアプリのデプロイ方法
・管理者画面と従業員画面の使い方
・よくあるエラーと対処法
・安全に運用するための注意事項
・利用規約
プログラミング経験は必要ありません。
ただし、本システムは労務管理を補助するためのツールです。個別の法的判断や法令適合を保証するものではありません。
有給休暇管理を自動化した理由
「気づいたら要確認者がいた」は、ひとり総務でこそ起こる
年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、使用者が基準日から1年以内に5日取得させなければなりません。
対象には、条件を満たす正社員だけでなく、管理監督者、有期雇用労働者、パートタイム労働者なども含まれます。
年5日を取得させなかった場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。対象となる労働者1人につき1罪として扱われますが、労働基準監督署では原則として是正に向けた指導と改善が図られます。
また、使用者は労働者ごとに、年次有給休暇を取得した時季、日数、基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成する必要があります。
管理簿の保存期間は5年間ですが、当分の間は3年間とされています。必要なときに出力できる仕組みであれば、システム上で管理することも可能です。
私が働いている中小の製造業でも、総務はほぼ一人です。
従業員ごとに入社日や雇用条件が異なるため、
「この人の次回付与日はいつだろう」
「現在の残日数は何日だろう」
「年5日の取得期限が近い人はいないだろうか」
「週3日勤務のパート社員には何日付与するのか」
と、Excelを何度も確認する必要がありました。
そこで、従業員情報と取得実績を登録すると、付与日数、残日数、取得期限、年5日の取得状況を一覧で確認できる仕組みを作りました。
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使用するため、このテンプレート独自の月額利用料はありません。
どのような仕組みか
全体の流れは次のとおりです。
従業員用ページ
従業員を識別
↓
現在の残日数・取得期限を確認
↓
過去の付与・取得履歴を確認
↓
必要に応じて取得申請
↓
申請内容をスプレッドシートへ記録
管理者用ダッシュボード
全従業員の状況を表示
↓
期限接近者・年5日未達者などを抽出
↓
取得実績と残日数を確認
↓
必要に応じて取得を促進
↓
年次有給休暇管理簿を出力
システム上の表示は、法的な違反を確定するものではありません。
登録された付与日、取得日数、期限などをもとに、管理者による確認が必要な従業員を見つけるための表示です。
年次有給休暇の基本
通常の労働者
通常の労働者については、雇入れの日から6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合、原則として10日の年次有給休暇が付与されます。
その後の付与日数は、継続勤務年数に応じて次のように増えます。
継続勤務期間付与日数6か月10日1年6か月11日2年6か月12日3年6か月14日4年6か月16日5年6か月18日6年6か月以上20日
年次有給休暇の発生には、継続勤務と全労働日の8割以上の出勤という要件があります。
パートタイム労働者など
週所定労働時間が30時間未満で、週所定労働日数が4日以下、または年間所定労働日数が216日以下の労働者は、所定労働日数と勤続期間に応じて比例付与の対象となります。
週所定労働日数が少ない労働者でも、その年度に法定の年次有給休暇が10日以上付与される場合は、年5日取得義務の対象になります。
前年から繰り越した日数を加えて10日以上になるだけでは、対象にはなりません。
月額費用は0円
本システムで使用するものは、次の3つです。
・Googleアカウント
・Googleスプレッドシート
・Google Apps Script
テンプレート独自の月額料金はありません。
ただし、Google Workspaceなどの有料プランを契約している場合、その契約料金は利用者側の負担となります。
また、Google側の仕様、実行回数、保存容量、サービス提供条件などが適用されます。
既存の勤怠管理システムや給与計算ソフトを置き換えるものではありません。
現在の運用に、残日数・期限・取得状況を見える化する補助ツールを追加するイメージです。
主な機能
1．付与日・付与日数・期限の管理
従業員名簿へ、入社日、雇用区分、所定労働日数などを登録します。
標準的な入社日基準の運用では、勤続期間と雇用条件に応じた付与日数を計算します。
ただし、次のような会社では個別調整が必要です。
・入社時に前倒し付与している
・基準日を全社員で統一している
・分割付与を行っている
・休職期間がある
・出勤率を別システムで管理している
・会社独自の上乗せ休暇がある
標準テンプレートは、すべての会社の独自ルールを自動判断するものではありません。
2．従業員本人による残日数確認
従業員用ページでは、登録された情報をもとに、
・現在の残日数
・次の取得期限
・付与履歴
・取得履歴
を確認できます。
取得申請機能を使用する場合は、申請日と日数を入力して記録できます。
実際の取得承認や時季変更の判断まで自動的に行うものではありません。
3．管理者ダッシュボード
管理者画面では、全従業員の状態を一覧表示します。
表示例は次のとおりです。
・要確認
・期限接近
・現時点で問題なし
「期限接近」は、設定した残り日数と取得実績をもとに表示します。
例えば、取得期限まで60日以内で年5日未達の場合に、要確認として表示する設定が可能です。
この日数は、自社の運用に合わせて変更できます。
4．年次有給休暇管理簿の出力
登録された付与・取得情報から、従業員ごとの管理一覧を出力します。
法令上、管理簿で明らかにする必要がある基本項目は、次の3つです。
・基準日
・取得した時季
・取得日数
実際に使用する際は、自社の運用や必要項目に合っていることを確認してください。
5．Googleスプレッドシートで管理
従業員の追加、退職者の処理、入社日、雇用区分などは、管理用スプレッドシートで変更します。
設定変更の場所をまとめているため、担当者が変わった場合も引き継ぎしやすい構成です。
導入時間の目安
標準的な設定で、従業員数が少ない場合の目安です。
作業目安スプレッドシートをコピー約2分基本設定を確認約3分テスト用従業員を登録約3分初期セットアップ約3分Webアプリのデプロイ約5分動作確認約5分合計約20分
従業員全員の情報登録、過去の取得実績の入力、独自ルールの設定時間は含みません。
初めてApps Scriptを利用する方は、権限承認や公開設定の確認に時間がかかる場合があります。
このテンプレートが向いている方
・ひとり総務、少人数の管理部門
・有給休暇をExcelで管理している
・従業員ごとに基準日が異なる
・正社員とパート社員が混在している
・誰が年5日未達なのか確認しにくい
・取得期限が近い人を一覧で確認したい
・大規模な勤怠管理システムを導入するほどではない
・Googleスプレッドシートを業務で利用している
一方、次のような会社では、標準テンプレートだけでの運用はおすすめしません。
・従業員数が非常に多い
・複雑な前倒し付与や分割付与がある
・休職、復職、出向者が多い
・時間単位年休を細かく管理したい
・給与・勤怠システムとの自動連携が必須
・厳密な承認権限や監査ログが必要
・停止が許されない基幹システムとして使いたい
ここまで無料公開部分
以下の有料部分には、テンプレートと導入手順が含まれています。
＼ここから有料部分／
有料部分に含まれるもの
✅ 設定済みスプレッドシートのコピー用URL
✅ 導入前チェックリスト
✅ 従業員名簿の登録方法
✅ 初期セットアップ手順
✅ Webアプリのデプロイ手順
✅ 従業員用・管理者用画面の使い方
✅ よくあるエラーと対処法
✅ 運用前のセキュリティ確認
✅ 利用規約
ひとり総務向け｜付与日数・期限・要確認者をGoogleスプレッドシートで見える化
以前、「聞いてない」を減らす社内お知らせ確認システムをご紹介しました。
今回はその第2弾です。
テーマは、年次有給休暇の残日数・取得期限・年5日の取得状況を管理する仕組みです。
年次有給休暇が10日以上付与される労働者について、使用者は基準日から1年以内に5日取得させる必要があります。
しかし、従業員ごとに入社日や付与日、雇用条件が異なる会社では、
・誰が年5日取得できていないのか
・取得期限がいつなのか
・現在の残日数はいくつなのか
・パート社員には何日付与するのか
を手作業で確認するのは大変です。
本記事では、GoogleスプレッドシートとGASを使い、
・付与日数と取得期限の管理
・現在の残日数の自動集計
・年5日取得状況の見える化
・期限接近者の抽出
・従業員本人による残日数確認
・取得申請の受付
・年次有給休暇管理簿の出力
を行うテンプレートと導入手順を提供します。
【有料部分に含まれるもの】
・設定済みスプレッドシートのコピー用URL
・導入前の確認事項
・従業員名簿の登録方法
・GASの初期セットアップ方法
・Webアプリのデプロイ方法
・管理者画面と従業員画面の使い方
・よくあるエラーと対処法
・安全に運用するための注意事項
・利用規約
プログラミング経験は必要ありません。
ただし、本システムは労務管理を補助するためのツールです。個別の法的判断や法令適合を保証するものではありません。
有給休暇管理を自動化した理由
「気づいたら要確認者がいた」は、ひとり総務でこそ起こる
年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、使用者が基準日から1年以内に5日取得させなければなりません。
対象には、条件を満たす正社員だけでなく、管理監督者、有期雇用労働者、パートタイム労働者なども含まれます。
年5日を取得させなかった場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。対象となる労働者1人につき1罪として扱われますが、労働基準監督署では原則として是正に向けた指導と改善が図られます。
また、使用者は労働者ごとに、年次有給休暇を取得した時季、日数、基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成する必要があります。
管理簿の保存期間は5年間ですが、当分の間は3年間とされています。必要なときに出力できる仕組みであれば、システム上で管理することも可能です。
私が働いている中小の製造業でも、総務はほぼ一人です。
従業員ごとに入社日や雇用条件が異なるため、
「この人の次回付与日はいつだろう」
「現在の残日数は何日だろう」
「年5日の取得期限が近い人はいないだろうか」
「週3日勤務のパート社員には何日付与するのか」
と、Excelを何度も確認する必要がありました。
そこで、従業員情報と取得実績を登録すると、付与日数、残日数、取得期限、年5日の取得状況を一覧で確認できる仕組みを作りました。
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使用するため、このテンプレート独自の月額利用料はありません。
どのような仕組みか
全体の流れは次のとおりです。
従業員用ページ
従業員を識別
↓
現在の残日数・取得期限を確認
↓
過去の付与・取得履歴を確認
↓
必要に応じて取得申請
↓
申請内容をスプレッドシートへ記録
管理者用ダッシュボード
全従業員の状況を表示
↓
期限接近者・年5日未達者などを抽出
↓
取得実績と残日数を確認
↓
必要に応じて取得を促進
↓
年次有給休暇管理簿を出力
システム上の表示は、法的な違反を確定するものではありません。
登録された付与日、取得日数、期限などをもとに、管理者による確認が必要な従業員を見つけるための表示です。
年次有給休暇の基本
通常の労働者
通常の労働者については、雇入れの日から6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合、原則として10日の年次有給休暇が付与されます。
その後の付与日数は、継続勤務年数に応じて次のように増えます。
継続勤務期間付与日数6か月10日1年6か月11日2年6か月12日3年6か月14日4年6か月16日5年6か月18日6年6か月以上20日
年次有給休暇の発生には、継続勤務と全労働日の8割以上の出勤という要件があります。
パートタイム労働者など
週所定労働時間が30時間未満で、週所定労働日数が4日以下、または年間所定労働日数が216日以下の労働者は、所定労働日数と勤続期間に応じて比例付与の対象となります。
週所定労働日数が少ない労働者でも、その年度に法定の年次有給休暇が10日以上付与される場合は、年5日取得義務の対象になります。
前年から繰り越した日数を加えて10日以上になるだけでは、対象にはなりません。
月額費用は0円
本システムで使用するものは、次の3つです。
・Googleアカウント
・Googleスプレッドシート
・Google Apps Script
テンプレート独自の月額料金はありません。
ただし、Google Workspaceなどの有料プランを契約している場合、その契約料金は利用者側の負担となります。
また、Google側の仕様、実行回数、保存容量、サービス提供条件などが適用されます。
既存の勤怠管理システムや給与計算ソフトを置き換えるものではありません。
現在の運用に、残日数・期限・取得状況を見える化する補助ツールを追加するイメージです。
主な機能
1．付与日・付与日数・期限の管理
従業員名簿へ、入社日、雇用区分、所定労働日数などを登録します。
標準的な入社日基準の運用では、勤続期間と雇用条件に応じた付与日数を計算します。
ただし、次のような会社では個別調整が必要です。
・入社時に前倒し付与している
・基準日を全社員で統一している
・分割付与を行っている
・休職期間がある
・出勤率を別システムで管理している
・会社独自の上乗せ休暇がある
標準テンプレートは、すべての会社の独自ルールを自動判断するものではありません。
2．従業員本人による残日数確認
従業員用ページでは、登録された情報をもとに、
・現在の残日数
・次の取得期限
・付与履歴
・取得履歴
を確認できます。
取得申請機能を使用する場合は、申請日と日数を入力して記録できます。
実際の取得承認や時季変更の判断まで自動的に行うものではありません。
3．管理者ダッシュボード
管理者画面では、全従業員の状態を一覧表示します。
表示例は次のとおりです。
・要確認
・期限接近
・現時点で問題なし
「期限接近」は、設定した残り日数と取得実績をもとに表示します。
例えば、取得期限まで60日以内で年5日未達の場合に、要確認として表示する設定が可能です。
この日数は、自社の運用に合わせて変更できます。
4．年次有給休暇管理簿の出力
登録された付与・取得情報から、従業員ごとの管理一覧を出力します。
法令上、管理簿で明らかにする必要がある基本項目は、次の3つです。
・基準日
・取得した時季
・取得日数
実際に使用する際は、自社の運用や必要項目に合っていることを確認してください。
5．Googleスプレッドシートで管理
従業員の追加、退職者の処理、入社日、雇用区分などは、管理用スプレッドシートで変更します。
設定変更の場所をまとめているため、担当者が変わった場合も引き継ぎしやすい構成です。
導入時間の目安
標準的な設定で、従業員数が少ない場合の目安です。
作業目安スプレッドシートをコピー約2分基本設定を確認約3分テスト用従業員を登録約3分初期セットアップ約3分Webアプリのデプロイ約5分動作確認約5分合計約20分
従業員全員の情報登録、過去の取得実績の入力、独自ルールの設定時間は含みません。
初めてApps Scriptを利用する方は、権限承認や公開設定の確認に時間がかかる場合があります。
このテンプレートが向いている方
・ひとり総務、少人数の管理部門
・有給休暇をExcelで管理している
・従業員ごとに基準日が異なる
・正社員とパート社員が混在している
・誰が年5日未達なのか確認しにくい
・取得期限が近い人を一覧で確認したい
・大規模な勤怠管理システムを導入するほどではない
・Googleスプレッドシートを業務で利用している
一方、次のような会社では、標準テンプレートだけでの運用はおすすめしません。
・従業員数が非常に多い
・複雑な前倒し付与や分割付与がある
・休職、復職、出向者が多い
・時間単位年休を細かく管理したい
・給与・勤怠システムとの自動連携が必須
・厳密な承認権限や監査ログが必要
・停止が許されない基幹システムとして使いたい
ここまで無料公開部分
以下の有料部分には、テンプレートと導入手順が含まれています。
＼ここから有料部分／
有料部分に含まれるもの
✅ 設定済みスプレッドシートのコピー用URL
✅ 導入前チェックリスト
✅ 従業員名簿の登録方法
✅ 初期セットアップ手順
✅ Webアプリのデプロイ手順
✅ 従業員用・管理者用画面の使い方
✅ よくあるエラーと対処法
✅ 運用前のセキュリティ確認
✅ 利用規約