Excel・GAS・AI導入前に使える棚卸しシートと依頼文付き
「この作業、自動化できないかな」
そう思っても、実際にシステム開発を依頼しようとすると、
・何を説明すればよいか分からない
・現在の作業手順を整理できない
・必要な機能が決められない
・見積り金額が妥当か判断できない
・作っても現場で使われるか不安
という問題が出てきます。
本記事では、現役のひとり総務として業務改善に取り組んできた経験をもとに、事務作業を整理し、自動化すべき業務を見極める方法を解説します。
購入後すぐに使える以下のテンプレート付きです。
・業務棚卸しシート
・自動化優先度の採点表
・費用対効果の計算式
・現状業務フローテンプレート
・改善後業務フローテンプレート
・システム要件整理シート
・開発者への見積り依頼文
・納品前テストチェックリスト
・運用開始後の確認表
Googleスプレッドシート、GAS、Excel、生成AI、ノーコードツールなど、特定の方法に限定せず利用できます。
「何を作るか」より前に、「何を解決するか」を整理したい方におすすめです。
自動化すべき事務作業の見つけ方
はじめに
業務を効率化したいと考えたとき、最初に思い浮かぶのはツールかもしれません。
Google Apps Script。
生成AI。
RPA。
Excelマクロ。
ノーコードアプリ。
便利な選択肢は増えています。
しかし、ツールを導入すれば、必ず業務が改善するわけではありません。
現場でよく起こるのが、次のような失敗です。
・使われないシステムが完成した
・入力する場所が増えた
・Excelと新システムの二重管理になった
・機能を追加しすぎて操作が複雑になった
・担当者が変わったら修正できなくなった
・自動化前より確認作業が増えた
これらの原因は、開発技術だけではありません。
自動化する前に、現在の業務と解決したい問題が整理されていないことも大きな原因です。
大切なのは、
何を作れるかではなく、何を楽にしたいか
を先に決めることです。
第1章：自動化に向いている作業の特徴
すべての事務作業が自動化に向いているわけではありません。
まずは、自動化しやすい作業の特徴を確認します。
1．同じ手順を繰り返している
毎日、毎週、毎月など、一定の頻度で同じ作業をしている場合です。
例：
・複数のExcelを一つにまとめる
・フォーム回答を担当者へ転送する
・決まった形式のメールを送る
・実績を担当者別に集計する
・同じ帳票を作成する
手順が決まっているほど、仕組みへ置き換えやすくなります。
2．入力と出力のルールが決まっている
入力される情報と、最終的に必要な結果が明確な作業です。
例：
入力：
・氏名
・申請日
・申請内容
・金額
出力：
・申請一覧
・管理者への通知
・承認結果
・PDF申請書
何を受け取り、何を作るのかが決まっている作業は、自動化しやすい傾向があります。
3．コピーと貼り付けが多い
同じ内容を別の場所へ何度も転記している作業です。
例：
・メールの内容をExcelへ入力する
・Excelから請求書へ転記する
・フォーム回答をチャットへ貼り付ける
・複数ファイルから月次集計表へコピーする
転記は時間がかかるだけでなく、入力間違いや漏れも起こります。
4．見落としや対応漏れが起こる
作業時間が短くても、忘れたときの影響が大きい業務です。
例：
・問い合わせへの返信
・申請の承認
・期限前のリマインド
・別拠点への重要連絡
・未提出者への連絡
自動化の効果は、時間削減だけではありません。
確認漏れや連絡漏れの防止も重要な効果です。
5．人によって作業方法が違う
同じ業務なのに、担当者ごとに手順や保存場所が違う状態です。
仕組み化すると、入力形式や処理手順を統一できます。
ただし、ルールがまったく決まっていない場合は、先に業務ルールを整理する必要があります。
第2章：自動化しない方がよい作業
技術的に自動化できても、費用や管理負担を考えると、手作業の方がよい場合があります。
1．ほとんど発生しない作業
年に一度、数分だけ行う作業を自動化しても、大きな効果は期待できません。
自動化には、設計、設定、テスト、修正、保守が必要です。
削減できる時間より、作る手間の方が大きくなる可能性があります。
2．毎回判断基準が変わる作業
人が状況を見て、柔軟に判断する業務です。
例：
・クレームへの個別対応
・例外の多い承認判断
・取引先との複雑な交渉
・文章の最終判断
一部を補助することはできても、すべてを自動処理するのは難しい場合があります。
3．ルールが決まっていない作業
担当者へ聞くたびに手順が違う。
例外が多い。
最終決定者が分からない。
この状態で自動化すると、複雑で使いにくい仕組みになりがちです。
先に現状のルールを整理します。
4．停止が許されない重要業務
会社全体の売上、生産、在庫、会計など、停止すると大きな問題になる業務です。
小規模な仕組みだけで管理せず、保守体制やセキュリティを含めて専用システムを検討する必要があります。
5．扱う情報の機密性が非常に高い
医療情報、マイナンバー、決済情報、重要な顧客情報などです。
便利さだけでツールを選ばず、保存場所、閲覧権限、監査、バックアップなどを確認する必要があります。
ここまで無料公開部分
以下から、実際に業務を整理するためのテンプレートと判断方法です。
Excel・GAS・AI導入前に使える棚卸しシートと依頼文付き
「この作業、自動化できないかな」
そう思っても、実際にシステム開発を依頼しようとすると、
・何を説明すればよいか分からない
・現在の作業手順を整理できない
・必要な機能が決められない
・見積り金額が妥当か判断できない
・作っても現場で使われるか不安
という問題が出てきます。
本記事では、現役のひとり総務として業務改善に取り組んできた経験をもとに、事務作業を整理し、自動化すべき業務を見極める方法を解説します。
購入後すぐに使える以下のテンプレート付きです。
・業務棚卸しシート
・自動化優先度の採点表
・費用対効果の計算式
・現状業務フローテンプレート
・改善後業務フローテンプレート
・システム要件整理シート
・開発者への見積り依頼文
・納品前テストチェックリスト
・運用開始後の確認表
Googleスプレッドシート、GAS、Excel、生成AI、ノーコードツールなど、特定の方法に限定せず利用できます。
「何を作るか」より前に、「何を解決するか」を整理したい方におすすめです。
自動化すべき事務作業の見つけ方
はじめに
業務を効率化したいと考えたとき、最初に思い浮かぶのはツールかもしれません。
Google Apps Script。
生成AI。
RPA。
Excelマクロ。
ノーコードアプリ。
便利な選択肢は増えています。
しかし、ツールを導入すれば、必ず業務が改善するわけではありません。
現場でよく起こるのが、次のような失敗です。
・使われないシステムが完成した
・入力する場所が増えた
・Excelと新システムの二重管理になった
・機能を追加しすぎて操作が複雑になった
・担当者が変わったら修正できなくなった
・自動化前より確認作業が増えた
これらの原因は、開発技術だけではありません。
自動化する前に、現在の業務と解決したい問題が整理されていないことも大きな原因です。
大切なのは、
何を作れるかではなく、何を楽にしたいか
を先に決めることです。
第1章：自動化に向いている作業の特徴
すべての事務作業が自動化に向いているわけではありません。
まずは、自動化しやすい作業の特徴を確認します。
1．同じ手順を繰り返している
毎日、毎週、毎月など、一定の頻度で同じ作業をしている場合です。
例：
・複数のExcelを一つにまとめる
・フォーム回答を担当者へ転送する
・決まった形式のメールを送る
・実績を担当者別に集計する
・同じ帳票を作成する
手順が決まっているほど、仕組みへ置き換えやすくなります。
2．入力と出力のルールが決まっている
入力される情報と、最終的に必要な結果が明確な作業です。
例：
入力：
・氏名
・申請日
・申請内容
・金額
出力：
・申請一覧
・管理者への通知
・承認結果
・PDF申請書
何を受け取り、何を作るのかが決まっている作業は、自動化しやすい傾向があります。
3．コピーと貼り付けが多い
同じ内容を別の場所へ何度も転記している作業です。
例：
・メールの内容をExcelへ入力する
・Excelから請求書へ転記する
・フォーム回答をチャットへ貼り付ける
・複数ファイルから月次集計表へコピーする
転記は時間がかかるだけでなく、入力間違いや漏れも起こります。
4．見落としや対応漏れが起こる
作業時間が短くても、忘れたときの影響が大きい業務です。
例：
・問い合わせへの返信
・申請の承認
・期限前のリマインド
・別拠点への重要連絡
・未提出者への連絡
自動化の効果は、時間削減だけではありません。
確認漏れや連絡漏れの防止も重要な効果です。
5．人によって作業方法が違う
同じ業務なのに、担当者ごとに手順や保存場所が違う状態です。
仕組み化すると、入力形式や処理手順を統一できます。
ただし、ルールがまったく決まっていない場合は、先に業務ルールを整理する必要があります。
第2章：自動化しない方がよい作業
技術的に自動化できても、費用や管理負担を考えると、手作業の方がよい場合があります。
1．ほとんど発生しない作業
年に一度、数分だけ行う作業を自動化しても、大きな効果は期待できません。
自動化には、設計、設定、テスト、修正、保守が必要です。
削減できる時間より、作る手間の方が大きくなる可能性があります。
2．毎回判断基準が変わる作業
人が状況を見て、柔軟に判断する業務です。
例：
・クレームへの個別対応
・例外の多い承認判断
・取引先との複雑な交渉
・文章の最終判断
一部を補助することはできても、すべてを自動処理するのは難しい場合があります。
3．ルールが決まっていない作業
担当者へ聞くたびに手順が違う。
例外が多い。
最終決定者が分からない。
この状態で自動化すると、複雑で使いにくい仕組みになりがちです。
先に現状のルールを整理します。
4．停止が許されない重要業務
会社全体の売上、生産、在庫、会計など、停止すると大きな問題になる業務です。
小規模な仕組みだけで管理せず、保守体制やセキュリティを含めて専用システムを検討する必要があります。
5．扱う情報の機密性が非常に高い
医療情報、マイナンバー、決済情報、重要な顧客情報などです。
便利さだけでツールを選ばず、保存場所、閲覧権限、監査、バックアップなどを確認する必要があります。
ここまで無料公開部分
以下から、実際に業務を整理するためのテンプレートと判断方法です。